Ohjeita tilojen varaamiseen ja käyttöön liittyen
Varaaminen
Tilat varataan TILA-järjestelmässä varaajan omia Aalto-tunnuksia käyttäen. Tällä hetkellä varauksia voi tehdä 8.8.2021 saakka.
Tekemäsi varaus on voimassa vasta, kun se on AYY:n toimistolta vahvistettu järjestelmään. Varaukset vahvistetaan pääsääntöisesti seuraavana arkipäivänä. Vahvistamisen jälkeen tehty varaus näkyy kalenterissa sinisenä. Huomaathan, että saat sähköpostiisi varausvahvistuksen ainoastaan, jos olet valinnut tämän ominaisuuden TILA-järjestelmässä. Lisätietoja https://tila.ayy.fi/help/
Mikäli sinulla ei ole Aalto-tunnuksia, tilojen varaaminen tapahtuu ottamalla yhteyttä Otaniemen palvelutoimistoon tällä lomakkeella.
Maksaminen ja avaimet
Lasku lähetetään varaajalle sähköpostilla noin 14 vrk ennen varauksen päivämäärää. Tilan avaimet luovutetaan varaajalle vain, jos lasku on maksettu.
Varaajan tulee olla ylioppilaskunnan jäsen sekä varauksen tekohetkellä että varauksen aikana saadakseen tilan jäsenhinnalla.
Tilojen hinnat löydät kootusti alempaa tältä sivulta.
Tilojen avaimet voi noutaa varauspäivänä maksukuittia tai maksua vastaan AYY:n Otaniemen palvelutoimistolta. Viikonlopun varausten osalta avaimet noudetaan perjantaina. Jos varauksesi alkaa aamupäivällä ennen klo. 12.00, tulee avain noutaa jo edellisenä arkipäivänä. Avaimet tulee hakea toimiston aukioloaikojen puitteissa, tarkistathan siis aina aukioloajat täältä. Osassa vuokratiloistamme on myös käytössä sähköinen kulkukoodi. Tällöin sinun ei tarvitse hakea avainta toimistoltamme.
Mikäli olet unohtanut noutaa avaimet ajoissa, tulee sinun soittaa huoltopäivystykseen. Huoltoyhtiö laskuttaa ovenavauspalvelusta oman hinnastonsa mukaan (n. 100–150 € / käynti), ja avauspalvelun hinta veloitetaan aina varaajalta. Kunkin kohteen huoltoyhtiön yhteystiedot löydät täältä.
Palauta tilan avain AYY:n Otaniemen palvelutoimistolle tai Otakaaren puolella sijaitsevaan postiluukkuun viimeistään varausta seuraavana päivänä klo 12 mennessä.
Vuokratilojen kulkukoodi
Suurimmassa osassa AYY:n vuokratiloissa on otettu kevään 2020 aikana käyttöön koodilukko, johon varaaja saa TILA-järjestelmästä avainkoodin. Koodi aktivoituu varauksen alkaessa. Näiden tilojen varauksiin varaajan ei tarvitse hakea avainta toimistoltamme, jos hän on tehnyt varauksen Aalto-tunnuksilla TILA-järjestelmässä.
Huomioithan, että kulkukoodi alkaa toimimaan vasta kun varaus on hyväksytty palvelutoimiston puolelta. Varaus hyväksytään sen jälkeen, kun tapahtuman turvallisuusohjeet on täytetty. Muutamien tilojen osalta avaimet tulee hakea edelleen AYY:n toimistolta Otaniemestä.
Peruutukset
Maksullisten tilojen varaukset on peruttava viimeistään 14 vrk ennen varauksen päivää. Tämän jälkeen veloitamme koko varauksen hinnan. Ilmaistilat tulee perua vähintään 1 vrk ja pakettiauto 2 vrk ennen käyttöpäivää.
Varaukset peruutetaan itse TILA-järjestelmässä. Mikäli sinulla ei ole Aalto-tunnuksia, voit peruuttaa varauksen myös lähettämällä sähköpostia AYY:lle ([email protected]) vähintään 14 vrk ennen tilan varauspäivää.
Tilojen käyttöajat
AYY:n tilat vuokrataan pääsääntöisesti illaksi kerrallaan. Tiloja voi vuokrata myös päiväsaikaan, jolloin hinnat sovitaan tapauskohtaisesti AYY:n kanssa.
Servin mökkiin on mahdollista hakea yökäyttölupaa erillisellä lomakkeella. Yökäyttöluvasta peritään lisämaksu.
Saunan lämmitykset
Gorsu, Ossinsauna, Rantasaunan iso puoli, OK20 sauna, Jämeräntaipaleen kattosauna ja Otarannan kattosauna Otaniemessä sekä Sievo Sauna Jätkäsaaressa, Heinävaaran sauna Leppävaarassa & Vaasankadun sauna Kalliossa:
Tilan käyttäjä laittaa saunan lämpiämään itse tilassa olevaa painiketta painamalla. Painiketta pitää painaa pari - kolme sekuntia, jolloin lämmityksestä kertova punainen valo painikkeen yläpuolella syttyy palamaan. Lämmitys sammuu automaattisesti käyttöajan päättyessä. Rantasaunan pienellä puolella sauna on puulämmitteinen ja se lämmitetään itse. Sahkökiukaan lämmitysmahdollisuus on tiloissamme seuraavanlaisesti:
-klo 16-22 välillä Otarannan ja JMT:n kattosaunat, Ossinsauna, Heinävaaran sauna, Sievo Sauna ja Vaasankadun sauna
-klo 15-01 Gorsu
-klo 12-03 välillä Rantasaunan iso puoli ja OK20 sauna. Huomioithan, että saunan maksimilämmitysaika on 8h kerrallaan eli jos saunan laittaa lämpiämään klo. 12, sammuu se tällöin klo. 20. Lämmitysaikaa ei ole mahdollista pidentää. Sauna menee pois päältä viimeistään klo. 03 huolimatta lämmityksen aloitusajasta.
Tilojen käyttösäännöt
Vuokraaja on vastuussa vuokraamistaan tiloista ja niiden irtaimistosta sen ajan, jonka hän pitää avainta hallussaan. Ylioppilaskunnan vuokratilojen käyttösäännöt ja niiden rikkomisesta seuraavat sanktiot löydät tämän linkin takaa. Otathan erityisesti huomioon asuinkiinteistöissä sijaitsevien tilojen käyttöajat.
Varausoikeuden peruuttaminen
AYY:n hallitus päätti kokouksessaan 14/2015, että kertavuokrattavien tilojen varausoikeus poistetaan jatkossa kaikilta niiltä varaajilta, joiden lasku on ensimmäisen maksumuistutuksen jälkeen edelleen maksamatta. Varausoikeus palautetaan heti sen jälkeen, kun maksut ovat kirjautuneet AYY:n tilille.
Esteettömyys
Esteettömyyteen ja saavutettavuuteen on kiinnitetty AYY:n vuokrattavissa tiloissa entistä enemmän huomiota. Osa tiloista on esteettömiä, ja myös esteellisten tilojen osalta ennakko-opastusta on parannettu. Kaikkien tilojen omilta nettisivuilta löytyy nyt tietoa esteettömyydestä ja kokonaiskuvaa saa parhaiten esteettömyyden koontisivulta.
