Tilojen varaaminen ja hinnasto

Ohjeita tilojen varaamiseen ja käyttöön liittyen

Varaaminen

Tilat varataan TILA-järjestelmässä varaajan omia Aalto-tunnuksia käyttäen.

Tekemäsi varaus on voimassa vasta, kun se on AYY:n toimistolta vahvistettu järjestelmään. Varaukset vahvistetaan pääsääntöisesti seuraavana arkipäivänä. Vahvistamisen jälkeen tehty varaus näkyy kalenterissa sinisenä. Huomaathan, että saat sähköpostiisi varausvahvistuksen ainoastaan, jos olet valinnut tämän ominaisuuden TILA-järjestelmässä. Lisätietoja https://tila.ayy.fi/help/

Mikäli sinulla ei ole Aalto-tunnuksia, tilojen varaaminen tapahtuu ottamalla yhteyttä Otaniemen palvelutoimistoon tällä lomakkeella.

Vuokratilojen kulkukoodi

Suurimmassa osassa AYY:n vuokratiloissa on otettu kevään 2020 aikana käyttöön koodilukko, johon varaaja saa TILA-järjestelmästä avainkoodin. Koodi aktivoituu varauksen alkaessa. Näiden tilojen varauksiin varaajan ei tarvitse hakea avainta toimistoltamme, jos hän on tehnyt varauksen Aalto-tunnuksilla TILA-järjestelmässä. Huomioithan, että kulkukoodi alkaa toimimaan vasta kun varaus on hyväksytty palvelutoimiston puolelta.  Askartelupajan, Studion, AK:n majan ja pakun avaimet tulee hakea edelleen AYY:n toimistolta Otaniemestä.

Jos kulkukoodi ei toimi, odota hetki, ja kokeile sitten uudestaan. Jos koodi ei vieläkään toimi, aktivoi TILA-järjestelmästä uusi koodi valitsemalla "vaihda koodi". Odota 15 minuuttia ennen uuden koodin kokeilua. Jos koodi ei vieläkään toimi, voit olla yhteydessä huoltoyhtiöön. Jos joudut käyttämään huollon ovenavauspalvelua, ilmoita siitä osoitteeseen [email protected] viimeistään seuraavana arkipäivänä. Älä soita huoltoa paikalle turhaan. Laskutamme turhat huoltokäynnit varaajalta.

Maksaminen ja avaimet

Lasku lähetetään varaajalle sähköpostilla noin 7 vrk ennen varauksen päivämäärää. Mikäli et ole saanut laskua varauksen päivämäärään mennessä, varauksesi on kuitenkin normaalisti voimassa ja voit maksaa laskun sen tultua sähköpostiisi.

Varaajan tulee olla ylioppilaskunnan jäsen sekä varauksen tekohetkellä että varauksen aikana saadakseen tilan jäsenhinnalla.

Tilojen hinnat löydät kootusti alempaa tältä sivulta.

Mikäli tarvitset varaustasi varten avaimet, ne täytyy hakea AYY:n toimistolta aukioloaikojen puitteissa. Viikonlopun varausten osalta avaimet noudetaan perjantaina. Avaimet tulee hakea toimiston aukioloaikojen puitteissa, tarkistathan siis aina aukioloajat täältä.

Mikäli olet unohtanut noutaa avaimet ajoissa, tulee sinun soittaa huoltopäivystykseen. Huoltoyhtiö laskuttaa ovenavauspalvelusta oman hinnastonsa mukaan (n. 100–150 € / käynti), ja avauspalvelun hinta veloitetaan aina kokonaisuudessaan varaajalta. Kunkin kohteen huoltoyhtiön yhteystiedot löydät täältä.

Myös pakettiauton avain tulee noutaa palvelutoimiston aukioloaikoina. Jos avainta ei noudeta, peruuttamattomasta ja käyttämättä jääneestä varauksesta peritään varauksen mukainen maksu korotettuna 30 eurolla.

Palauta tilan avain AYY:n Otaniemen palvelutoimistolle tai Otakaaren puolella sijaitsevaan postiluukkuun viimeistään varausta seuraavana päivänä klo 12 mennessä.

Peruutukset

Jos et jostain syystä tarvitsekaan tilavarausta, muista aina perua se viimeistään 14 täyttä vuorokautta ennen varauspäivää poistamalla varaus varauskalenterista tai ottamalla yhteyttä Palvelutoimistoomme sähköpostitse tai puhelimitse. Tämän jälkeen tehtävistä peruutuksista (alle 14 vrk varauksen päivään) veloitetaan aina koko varauksen summa. Maksuttomien tilojen varaukset tulee perua vähintään 1 vrk ja pakettiauto 2 vrk ennen käyttöpäivää. Peruuttamaton ja käyttämätön pakettuauton varaus laskutetaan aina koko varauksen hinnalla.

Varaukset peruutetaan itse TILA-järjestelmässä. Mikäli sinulla ei ole Aalto-tunnuksia, voit peruuttaa varauksen myös lähettämällä sähköpostia AYY:lle ([email protected]) viimeistään 14 vrk ennen tilan varauspäivää.

Tilojen käyttöajat

AYY:n tilat vuokrataan pääsääntöisesti illaksi kerrallaan. Tiloja voi vuokrata myös päiväsaikaan, jolloin hinnat sovitaan tapauskohtaisesti AYY:n kanssa.

Servin mökkiin on mahdollista hakea yökäyttölupaa erillisellä lomakkeella. Yökäyttöluvasta peritään lisämaksu.

Saunan lämmitykset

Gorsu, Ossinsauna, Rantasaunan iso puoli, OK20 sauna, Jämeräntaipaleen kattosauna ja Otarannan kattosauna Otaniemessä sekä Sievo Sauna Jätkäsaaressa, Heinävaaran sauna Leppävaarassa & Vaasankadun sauna Kalliossa:

Tilan käyttäjä laittaa saunan lämpiämään itse tilassa olevaa painiketta painamalla. Painiketta pitää painaa pari - kolme sekuntia, jolloin lämmityksestä kertova punainen valo painikkeen yläpuolella syttyy palamaan. Lämmitys sammuu automaattisesti käyttöajan päättyessä. Rantasaunan pienellä puolella sauna on puulämmitteinen ja se lämmitetään itse. Sahkökiukaan lämmitysmahdollisuus on tiloissamme seuraavanlaisesti:

- Otarannan ja JMT:n kattosaunat, Ossinsauna, Heinävaaran sauna, Sievo Sauna ja Vaasankadun sauna: arkisin 16-21.30, viikonloppuisin ja arkipyhinä klo 16-22.

- Gorsu: klo 15-01

-Rantasaunan iso puoli ja OK20 sauna: klo 12-03 välillä Huomioithan, että saunan maksimilämmitysaika on 8h kerrallaan eli jos saunan laittaa lämpiämään klo 12, sammuu se tällöin klo 20. Lämmitysaikaa ei ole mahdollista pidentää. Sauna menee pois päältä viimeistään klo 03 huolimatta lämmityksen aloitusajasta.

Tilojen käyttösäännöt

Vuokraaja on vastuussa vuokraamistaan tiloista ja niiden irtaimistosta sen ajan, jonka hän pitää avainta hallussaan. Ylioppilaskunnan vuokratilojen käyttösäännöt ja niiden rikkomisesta seuraavat sanktiot löydät tämän linkin takaa. Otathan erityisesti huomioon asuinkiinteistöissä sijaitsevien tilojen käyttöajat.

Varausoikeuden peruuttaminen

AYY:n hallitus päätti kokouksessaan 14/2015, että kertavuokrattavien tilojen varausoikeus poistetaan jatkossa kaikilta niiltä varaajilta, joiden lasku on ensimmäisen maksumuistutuksen jälkeen edelleen maksamatta. Varausoikeus palautetaan heti sen jälkeen, kun maksut ovat kirjautuneet AYY:n tilille.

Esteettömyys

Esteettömyyteen ja saavutettavuuteen on kiinnitetty AYY:n vuokrattavissa tiloissa entistä enemmän huomiota. Osa tiloista on esteettömiä, ja myös esteellisten tilojen osalta ennakko-opastusta on parannettu. Kaikkien tilojen omilta nettisivuilta löytyy nyt tietoa esteettömyydestä ja kokonaiskuvaa saa  parhaiten esteettömyyden koontisivulta.

Hinnasto

Oheinen AYY:n kertavuokrattavien tilojen hinnasto jäsenille ja yhdistyksille on voimassa toistaiseksi. HUOM! Ylläpitokustannusten nousun vuoksi vuokratilojen, erityisesti saunatilojen, vuokrahintoihin on tulossa muutoksia.