Lokalbokning och prislista

Anvisningar för bokning och användning av lokaler

Bokning

Lokalerna bokas i  TILA-systemet med bokarens egna Aalto-användarnamn.
Din bokning träder i kraft först när AUS kontor bekräftat den. Bokningar bekräftas i regel följande vardag. Efter bekräftelsen syns bokningen med blå färg i kalendern. Observera att du får en bekräftelse till din e-postadress endast om du valt den egenskapen i TILA. Mer information i TILA systemet.

Om du inte har Aalto-användarnamn bokar du genom att kontakta servicebyrån i Otnäs med denna blankett.

Hyreslokalernas passerkoder

I största delen av AUS lokaler har ett kodlås som bokaren får en engångnyckelkod för från TILA-systemet. Koden aktiveras när bokningen börjar. Bokaren behöver  inte hämta nyckel från vårt kontor för bokningar till dessa lokaler om hen gjort bokningen med sitt Aalto-användarnamn i TILA. Observera att passerkoden börjar fungera först när bokningen godkänts av servicebyrån. Nycklar bör fortfarande avhämtas från AUS servicebyrå i Otnäs till Pysselverkstaden, Studion, AK:s stuga och paketbilen.

Om passerkoden inte fungerar ska du vänta en stund och pröva sedan på nytt. Om koden ännu inte heller fungerar aktivera en ny kod i TILA-systemet genom att välja ”byt kod”. Vänta 15 minuter innan du prövar den nya koden. Om koden fortfarande inte fungerar kan du ta kontakt med servicebolaget. Om du måste använda servicens dörröppningstjänst, meddela om det till adressen [email protected] senast följande vardag. Be inte servicen komma i onödan. Vi fakturerar onödiga servicebesök av bokaren.

Betalning och nycklar

Räkningen skickas till bokaren per epost ungefär 7 dygn före bokningens datum. Om du inte har fått en räkning före bokningens datum är din bokning ändå i kraft som normalt och du kan betala räkningen  när du får den till din epost.
Bokaren ska vara studentkårsmedlem vid tidpunkten för bokningen och under den bokade tiden för att kunna boka till nedsatt medlemspris. Prislistan finns längre ner på sidan.

Om du ska hämta nycklar till din bokning så gör du det på AUS kontor under våra öppethållningstider. Beträffande bokningar under veckoslut hämtas nycklarna på fredag. Nycklarna ska hämtas inom ramen för kontorets öppettider, kontrollera öppettiderna här.

Om du glömt att hämta nycklarna i tid ska du ringa servicejouren. Servicebolaget fakturerar dörröppningstjänsten enligt sin egen prislista (ca. 100-150 €/ gång) och öppningstjänstens pris debiteras alltid av bokaren i sin helhet. Kontaktuppgifterna till hyreslokalernas servicebolag finns här.

Även nyckeln till paketbilen ska hämtas under servicebyråns öppettider. Om nyckeln inte hämtas debiteras bokningsavgiften höjd med 30 euro för en icke annullerad, oanvänd bokning. Lämna tillbaka nyckeln till AUS servicebyrå i Otnäs eller brevinkastet vid Otsvängen före kl. 12 dagen efter bokningen.

Avbokningar

Om du av någon anledning inte behöver lokalbokningen kom ihåg att annullera den senast 14 hela dygn före bokningsdagen genom att ta bort bokningen ur bokningskalendern eller genom att kontakta Servicebyrån per epost eller telefon. För annulleringar som görs efter det (under 14 dygn till bokningdagen) debiteras alltid hela bokningsbeloppet. Avgiftsfria lokaler ska avbokas minst 1 dygn och skåpbilen minst 2 dygn på förhand. En oannullerad och oanvänd skåpbilsbokning debiteras alltid med hela bokningsbeloppet.

Avbokningarna görs i TILA. Om du inte har Aalto-användarnamn kan du också avboka genom att skicka e-post till AUS ([email protected]) minst 14 dygn före lokalens bokningsdag.

Användningstider för lokalerna

AUS lokaler hyrs i regel ut för en kväll i taget. Lokaler kan också hyras dagtid och priserna avtalas då med AUS från fall till fall.
Till Servin mökki kan du ansöka om nattanvändningstillstånd med ett separat formulär. En tilläggsavgift krävs för nattanvändningstillståndet.

Uppvärmning av bastu

Gorsu, Ossinsauna, Strandbastuns stora sida, OK20 bastun, Bistervägens takbastu och Otstrandens takbastu i Otnäs samt Siveo Sauna på Busholmen, Heinävaaras bastu i Alberga & Vasagatans bastu i Berghäll:

Lokalanvändaren sätter på bastun själv genom att trycka på knappen i lokalen. Tryck ett par-tre sekunder på knappen då den röda lampan som berättar om uppvärmning tänds. Uppvärmningen slocknar av sig själv när användningstiden upphör. Bastun i Strandbastuns lilla sida är vedeldad och värms upp själv. Uppvärmningsmöjligheter för elbastuugn är följande i våra lokaler:

-Otstrandens och Bistervägens takbastur, Ossinsauna, Heinävaaras bastu, Sievo Sauna och Vasagatans bastu: vardagar 16-21.30, veckoslut och helgdagar kl. 16-22.
- Gorsu: kl. 15-01
-Strandbastuns stora sida och OK20 bastu: kl. 12-03. Observera att bastuns maximiuppvärmningstid är 8h åt gången dvs. om bastun värms upp kl. 12 slocknar den då kl. 20. Det är inte möjligt att förlänga uppvärmningstiden. Bastun slocknar senast kl. 03 oberoende av när bastun började värmas.

Användningsregler för lokalerna

Den som hyr en lokal ansvarar för lokalen och lösöret i den under den tid personen förfogar över nyckeln. Användningsreglerna för studentkårens hyreslokaler och sanktionerna för brott mot dem kan du läsa bakom denna länk. Beakta särskilt användningstiderna för lokaler i bostadsfastigheter.

Indragen bokningsrätt

AUS styrelse beslutade på sitt möte 14/2015 att dra in rätten att boka evenemangslokaler för alla personer som efter en första påminnelse låtit bli att betala fakturan. Rätten att boka återställs när betalningen inkommit på AUS konto.

Tillgänglighet 

Allt mer uppmärksamhet har fästs vid tillgängligheten i AUS evenemangslokaler. En del lokaler är tillgängliga och förhandsguidningen har även förbättrats för en del icke-tillgängliga lokaler. På lokalernas webbplatser finns nu  tillgänglighetsinformation och en helhetsbild fås bäst på tillgänglighetswebbplatsen.

Prislista

Bifogade prislista för AUS hyreslokaler för medlemmar och föreningar gäller tillsvidare. OBS! På grund av att underhållskostnaderna stigit är förändringar på kommande för hyreslokalernas hyrespriser, speciellt bastulokaler.