Förhandsbokning av lokaler för våren 2021

AUS föreningar i första förteckningen har rätt att boka bastu-, fest- och möteslokaler som hyrs ut på förhand. Varje föreningsklass har sin egen bokningstidtabell. På den här sidan finns tidtabeller och praktiska anvisningar för bokningsrundan för våren och sommaren 2021.
Kuvitus tilasta, jossa sohva, ikkuna ja kyltti saunaan

Publicerat 2.11., updated 30.11.

Förhandsbokning av lokaler i ett nötskal

Förhandsbokning av hyreslokaler eller lokalhamstring som bekant, är en förmån för föreningar som verkar inom AUS. Bokningarna görs i AUS eget bokningssystem TILA. TILA finns på adressen https://tila.ayy.fi/ och användarna loggar in med Aalto-universitetets användarnamn. Bekanta dig med hyreslokalerna här.

Avvikande från tidigare bokningsrundor är att fysiska lokalhamstringstillfällen inte ordnas  utan föreningarna måste förbereda sig på att förhandla om eventuella överlappande bokningar  per e-post genast efter bokningsrundan.

Dessutom ber vi föreningarna att beakta att undantagstidens bokningspraxis som gäller lokalerna (bl.a. maximianvändarmängd, säkerhetsblankett, priser) gäller tillsvidare och AUS styrelse granskar läget regelbundet. Föreningarna bör följa myndigheternas säkerhetsanvisningar och AUS noggrannare anvisningar om evenemangssäkerhet.

Under den här bokningsrundan kan lokalerna bokas för tiden 18.1.2021-8.8.2021. (Obs! Ändrat startdatum på grund av COVID-19)

Ifyllningstiden för lokalbokningar i systemet är följande:

  1. Särställda föreningar
    I fyllningstiden börjar ti 1.12.2020 kl. 12 och går ut må 7.12 kl. 12.

    I år ordnas inte lokalhamstringstillfällen utan överlappningarna utreds 7.12 kl. 12-8.12. kl. 16 under ledning av centralbyrån. Förbered dig på att förhandla om eventuella överlappningar per epost enligt anvisningarna som skickas per epost. Servicebyrån skickar meddelande om de här fallen separat. Observera undantagsanvisnigarna för hobbylokaler (nedan).

  2. Övriga föreningar i första förteckningen
    I fyllningstiden börjar ons 9.12.2020 kl. 12 och går ut ti 15.12. kl. 12.

    I år ordnas inte lokalhamstringstillfällen utan överlappningar utreds under tiden 15.12 kl. 12-16.12 kl. 16 under ledning av servicebyrån. Förbered dig på att förhandla per epost om eventuella överlappningar enligt anvisningarna som skickas per epost. Servicebyrån skickar meddelande om de här fallen separat.

  3. Medlemmar och föreningarna i andra förteckningen
    Kring den 18 december kl. 12 när förhandsbokningsrundan avslutats öppnas bokningskalendern för alla andra bokare.

Viktigt obs! Tre hobbylokaler (AllaktivitetslokalenTatamisalenFöreningslokalen) kan bokas först under bokningsrundan som börjar 9.12 och beträffande de här lokalerna ska föreningarna vara beredda att utreda överlappande bokningar under tiden 15.12 kl. 12-16.12 kl. 16 enligt epostanvisningarna. Det här gäller alla föreningar i första förteckningen! Målet är att garantera jämlikare möjligheter för alla föreningar att boka de här mycket efterfrågade gratislokalerna.

Bokningstidtabeller för föreningarna

Förenings- eller bokarklass Inmatning av bokningar i TILA-systemet Bokningsbekräftelse (var anträffbar per epost)  OBS!
Särställda föreningar

1.12 kl. 12 - 7.12 kl. 12 

sekä 9.12 klo 12 - 15.12 kl. 12 (hobbylokaler)*

7.12 kl. 12 - 8.12 kl. 16

samt

15.12 kl. 12 - 16.12 kl. 16 *

*Hobbylokalerna Allaktivitetslokalen, Tatamisalen och Föreningslokalen som är gratis kan bokas på den andra rundan.
Övriga föreningar i första förteckningen 9.12 kl. 12 - 15.12 kl. 12 15.12 kl. 12 - 16.12 kl. 16 Alla ovanstående hobbylokaler gäller även särställda föreningar.
Föreningarna i andra förteckningen och alla AUS medlemmar samt utomstående bokare ca. 18.12.2020 kl. 12 alkaen Enligt bokningarnas mottagningstid På TILA-systemets framsida meddelas när bokningskalendern öppnar.

OBS! Bokningstidtabellen för alla gratis hobbylokaler (AllaktivitetslokalenTatamisalenFöreningslokalen) är på den sista rundan oberoende av hurdan förening i första förteckningen det är fråga om.

Bokningsanvisningar: 

  • I lokalhamstringarna bokas lokalerna i föreningars namn. Aktiveringsnyckeln har skickats till den e-postadress som föreningen meddelat (i allmänhet föreningsstyrelsens listadress), så de personer som i år ansvarat för föreningarnas lokalbokningar kan vid behov dela ut representationsrättigheter genom TILA till exempel till föreningarnas nya styrelsemedlemmar.
  • Evenemangets namn ska matas in i bokningen. Om namnet saknas kan evenemanget vid behov raderas om lokalen behövs samma dag i ett senare skede av hamstringen.
  • Ni noterar väl att AUS interna bokningar i princip är permanenta.
  • Särställda föreningarnas årsfest- och sillisbokningar prioriteras. Bokningar som de särställda föreningarna gjort under sin bokningsrunda bekräftas efter att ifrågavarande ifyllningstid gått ut. Eventuella överlappande bokningar utreds på det första lokalhamstringstillfället. Särställda föreningar behöver inte komma och försvara sina bokningar på ett annat lokalhamstringstillfälle. Ett undantag är hobbylokalerna (allaktivitetslokalen, tatamisalen och föreningslokalen), vilka föreningarna först kan boka  från 9 december. Överlappande bokningar för de här lokalerna utreds för alla föreningars del först efter att den andra bokningsrundan upphört.
  • Överlappande bokningar kan endast göras under tiderna som reserverats för att fylla i lokalbokningar. När ifyllningstiden upphört utreds överlappande bokningar per epost i enlighet med AUS servicebyrås anvisningar eller redigeras med AUS koder.
  • Vid långa bokningsperioder eller flera samtidiga bokningar ska en representant för den grupp som bokat vara beredd på att motivera bokningarna  per epost. Vi tar kontakt med ifrågavarande bokare när bokningsrundan upphört. 
  • Ta andra aktörer i beaktande när du gör bokningar. Boka lokaler endast enligt verkligt behov. Lokalerna används förutom av AUS också bland annat av gillena, de särställda föreningarna och andra föreningar med stort behov av lokaler. Undvik om möjligt att boka Smökki följande tider: PO övar i Smökki varje måndag kl. 18–21 och RWBK varje tisdag kl. 17–22. Undvik alltså sitsar på måndagar och tisdagar.
  • Om lokalsektorn konstaterar att någon aktör bokat förhållandevis många turer och således försvagar andra föreningars möjligheter att dra nytta av AUS lokaler förbehåller AUS rätten att be om tilläggsutredningar eller annullera redan bekräftade bokningar.
  • Priserna finns här.
  • Användningsregler finns här (bl.a. tidsbegränsningar, ansvarspersonernas åldersgränser, städ- och lokalgranskningsanvisningar)

OBS!  Lokalernas personmängdsbegränsningar och säkerhetsanvisningar som godkänns separat gäller tillsvidare på grund av säkerhetsåtgärder som coronapandemin medfört. Av samma orsak har även prissättningen  ändrats och gäller tillsvidare. AUS förbehåller sig rätten till förändringar.

Om du inte fått någon bekräftelsekod för användargruppen du representerar eller om du har andra frågor om hamstringen kan du kontakta AUS servicebyrå ayy(a) ayy.fi. 

Undantagstidens evenemangstips

Hur kan jag beakta deltagarnas trygghet om jag ordnar ett evenemang? Hur samlar jag in en deltagarlista? Hurdana begränsningar har AUS gjort för hyreslokalerna och maximipersonmängden? Repetera tipsen om hur du kan ordna en spelkväll eller vardagsrumsspelning med distansuppkoppling som publicerades på våren.

Organisering av säkra evenemang - instruktioner för AUS föreningar

Den här instruktionen innehåller AUS anvisningar och rekommendationer om evenemangsarrangemang för föreningarna i undantagssituationen som gäller.

Otaniemen kampuksella fukseja orientaatioviikolla.

Instruktioner för att organisera fjärrhändelser

Instruktioner för att organisera fjärrhändelser

Kuvapankki_Etätyö_1

Nyaste lokalnyheter om tillgänglighet och passerkoder

I vilka lokaler har tillgängligheten beaktats bäst? Till vilken lokal kommer jag in med passerkod och behöver alltså inte hämta nyckel från servicebyrån?

Ossinsaunan keittiö ja avonainen ovi saunatilaan

Tillgängligheten i hyreslokalerna

Vilka fest-, bastu- och möteslokaler är tillgängliga eller nästan tillgängliga? Se sammanfattningen här och noggrannare beskrivning på lokalens egna sida.

Hyr lokal eller skåpbil
Musta kulkukoodilaite tiiliseinällä

Passagekoder i många av AUS evenemangslokaler, tillgänglighetsuppdateringar och automatiskt uppvärmda bastur

Istället för nycklar har passagekoder tagits i bruk för många lokaler och på webbplatsen finns bättre tillgänglighetsinformation. Basturna kan värmas upp själv vid lämplig tidpunkt.

Passagekoder i många av AUS evenemangslokaler, tillgänglighetsuppdateringar och automatiskt uppvärmda bastur

Hyr lokal eller skåpbil

AUS hyr ut bastu-, sits-, fest- och möteslokaler samt en skåpbil till sina medlemmar till förmånliga priser. På de här sidorna kan du läsa mer om lokalerna och hyresvillkoren.

Läs mer om lokalerna
Kuvapankki_Paku_1
  • Publicerat:
  • Uppdaterad:
Dela
URL kopierat

Read more news

vanha kuva teekkareista reklaamikulkueessa kylttien kanssa
Ajankohtaista, Blog Publicerat:

Tempaus, att tygla gemenskap för påverkansarbete

I höst anordnar studentkåren, efter en paus på flera år, ett Tempaus-projekt vid Aalto-universitetet. Spår av allas händer-Tempaus arrangeras på Bisterskäggige ingenjörens hundraårsjubileum. Juuso Määttä dyker i sin text ner i Tempaus historia.
Joona Lipponen melko totisena
Ajankohtaista, Kannanotot ja lausunnot Publicerat:

Regeringens nedskärningar leder till att studentbostäder inte byggs

Vi är chockerade över den senaste tidens nedskärningar från Finlands regering, som sätter byggandet av studentboende och studentbostäder på spel. Regeringen skärde i sina ramförhandlingar nästan helt ner på investeringsunderhållet för specialgrupper som tilldelas byggandet av studentbostäder, vilket gör det mycket osäkert att påbörja redan planerade bostadsprojekt i huvudstadsregionen och försvårar bostadssituationen för studenterna samt bostadsverksamheten för Aalto-universitetets studentkår (AUS).
helsinki kiinteistö
Ajankohtaista, Pressmeddelande Publicerat:

Förändringar av garantiavgifterna till hösten

Ändringen träder i kraft hösten 2024. Vi återkommer med mer information om detta närmare tidpunkten.
Mante smiling with an EU flag
Ajankohtaista, Blog Publicerat:

Varför röstar jag i EU-valet?

Aalto-universitetets studentkårs styrelseviceordförande Mantė Žygelytė skrev en bloggtext om varför hon kommer att rösta i europarlamentvalet.