Tilojen ennakkovarauskierros keväälle 2021

AYY:n piirissä olevilla ensimmäisen luettelon yhdistyksillä on ennakkovarausoikeus kertavuokrattaviin sauna-, juhla- ja kokoustiloihin. Jokaisella yhdistysluokalla on oma aikataulunsa varausten tekemiseen. Tältä sivulta löydät kevään ja kesän 2021 varauskierrokseen liittyvät aikataulut ja käytännön ohjeet.
Kuvitus tilasta, jossa sohva, ikkuna ja kyltti saunaan

Tilojen ennakkovaraus pähkinänkuoressa

Vuokrattavien tilojen ennakkovaraukset, eli tuttavallisemmin tilakähmyt, ovat yksi etu AYY:n piirissä toimiville yhdistyksille. Varaukset tehdään AYY:n omaa varausjärjestelmää, TILAa käyttäen. TILA löytyy osoitteesta tila.ayy.fi ja käyttäjät kirjautuvat siihen omilla Aalto-tunnuksillaan. Tutustu vuokrattaviin tiloihin täällä.

Aiemmista varauskierroksista poiketen, tilakähmytilaisuuksia ei järjestetä fyysisesti vaan yhdistysten on varauduttava heti varauskierroksen jälkeen neuvottelemaan mahdollisista päällekkäisistä varauksista sähköpostitse.

Lisäksi pyydämme yhdistyksiä huomioimaan, että tiloihin liittyvät poikkeusajan varauskäytännöt (mm. maksimihenkilömäärät, turvallisuuslomake, hinnat) ovat toistaiseksi voimassa ja AYY:n hallitus tarkastelee tilannetta säännöllisesti. Yhdistysten tulee noudattaa viranomaisten antamia turvallisuusmääräyksiä ja AYY:n antamia tarkempia ohjeistuksia tapahtumaturvallisuuteen liittyen.

 

Tällä varauskierroksella voi varata tiloja aikavälille 11.1.2021 – 8.8.2021.

Tilavarausten täyttöajat järjestelmässä ovat seuraavat:

  1. Erityisasemayhdistykset
    Täyttöaika alkaa ti 1.12.2020 klo 12 ja päättyy ma 7.12. klo 12.

    Kähmytilaisuuksia ei tänä vuonna järjestetä, vaan palvelutoimiston johdolla selvitetään päällekkäisyydet 7.12. klo 12 - 8.12. klo 16 välillä. Varaudu neuvottelemaan sähköpostitse mahdollisista päällekkäisyyksistä sähköpostitse lähetettävien ohjeiden mukaan. Palvelutoimistolta laitetaan näistä tapauksista erikseen viestiä. Huomaa poikkeusohjeet harrastustiloihin liittyen (alempana).

  2. Muut 1. luettelon yhdistykset
    Täyttöaika alkaa ke 9.12.2020 klo 12 ja päättyy ti 15.12. klo 12.

    Kähmytilaisuuksia ei tänä vuonna järjestetä, vaan palvelutoimiston johdolla selvitetään päällekkäisyydet 15.12. klo 12 - 16.12. klo 16 välillä. Varaudu neuvottelemaan sähköpostitse mahdollisista päällekkäisyyksistä sähköpostitse lähetettävien ohjeiden mukaan. Palvelutoimistolta laitetaan näistä tapauksista erikseen viestiä.

  3. Jäsenet ja 2. luettelon yhdistykset
    Ennakkovarauskierrosten päätyttyä varauskalenteri avataan noin 18.12. klo 12 kaikille muille varaajille.

 

Tärkeä huomio! Kolmen harrastustilan (Monitoimitila, Tatamisali, Yhdistystila) varaukset tehdään vasta 9.12. alkavalla varauskierroksella ja näiden tilojen osalta yhdistyksen tulee olla valmiita selvittelemään päällekkäiset varaukset 15.12. klo 12 - 16.12. klo 16 välillä sähköpostiohjeiden mukaan.  Tämä koskee kaikkia 1. luettelon yhdistyksiä! Tavoitteena on taata kaikille yhdistyksille tasapuolisemmat mahdollisuudet näiden erittäin kysyttyjen maksuttomien tilojen varaamiseen.

Varausaikataulut yhdistyksille

Yhdistys- tai varaajaluokka Varausten syöttäminen TILA-järjestelmään Varausten vahvistaminen (ole sähköpostitse tavoitettavissa) HUOM!
Erityisasemayhdistykset (EAY)

1.12. klo 12 - 7.12. klo 12 

sekä 9.12 klo 12 - 15.12. klo 12 (harrastustilat)*

7.12. klo 12 - 8.12. klo 16

sekä

15.12.klo 12 - 16.12. klo 16 *

*Toisella kierroksella varattavissa ilmaiset harrastustilat Monitoimitila, Tatamisali, Yhdistystila
Muut ensimmäisen luettelon yhdistykset 9.12 klo 12 - 15.12. klo 12 15.12.klo 12 - 16.12. klo 16 Sisältäen kaikki yllä luetellut harrastustilat myös erityisasemayhdistysten osalta
Toisen luettelon yhdistykset ja kaikki AYY:n jäsenet, sekä ulkopuoliset varaajat noin 18.12.2020 klo 12 alkaen Varausten saapumisjärjestyksen mukaan TILA-järjestelmän etusivulla ilmoitetaan, kun varauskalenteri aukeaa.

 

HUOM! Kaikken ilmaisten harrastustilojen (Monitoimitila, Tatamisali, Yhdistystila) varausaikataulu on kaikilla jälkimmäisellä kierroksella riippumatta siitä, millainen ensimmäisen luokan yhdistys on kyseesä.

AYY:n tilojen vuokrausohjeita päivitetty

Ohjeita varausten tekemiseen: 

  • Tilakähmyissä tiloja varataan yhdistysten nimissä. Aktivointiavain on lähetetty yhdistysten ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen (yleisesti tämä on ollut yhdistysten hallituksen listaosoite), joten yhdistysten tilavarauksia tänä vuonna hoitaneet henkilöt voivat tarvittaessa jakaa edustusoikeuksia TILA:n kautta esimerkiksi yhdistysten uusille hallitusten jäsenille.
  • Tapahtuman nimi tulee syöttää varaukseen. Jos nimeä ei ole, tapahtuma voidaan tarvittaessa poistaa, mikäli varatulle tilalle on samalle päivälle tarvetta myöhemmissä kähmyjen vaiheessa.
  • Huomaattehan, että AYY:n sisäiset varaukset ovat lähtökohtaisesti pysyviä.
  • Erityisasemayhdistysten vuosijuhla- ja sillisvaraukset menevät muiden yhdistysten varausten edelle. EAY:iden omalla täyttöajallaan tekemät varaukset vahvistetaan kyseisen täyttöajan päätyttyä. Mahdolliset päällekkäiset EAY-varaukset selvitetään ensimmäisessä kähmytilaisuudessa. EAY:iden ei tarvitse tulla puolustamaan varauksiaan toiseen kähmytilaisuuteen. Poikkeuksena tähän ovat harrastustilat (monitoimitila, tatamisali  ja yhdistystila), joiden osalta kaikki yhdistykset voivat tehdä varauksia vasta 9.12. alkaen. Näiden kolmen tilan osalta päällekkäiset varaukset selvitetään kaikkien yhdistysten osalta vasta toisen varauskierroksen päätyttyä.
  • Päällekkäisiä varauksia voi tehdä ainoastaan täyttöajan puitteissa. Täyttöajan päätyttyä päällekkäiset varaukset selvitetään AYY:n palvelutoimiston ohjeiden mukaan sähköpostitse ja muokataan AYY:n tunnuksilla. 
  • Pitkien varausjaksojen tai useiden samanaikaisten varausten kohdalla varauksen tehneen ryhmän edustajan on syytä varautua  perustelemaan varauksiaan sähköpostitse. Ko. varausten tekijöihin ollaan tarpeen mukaan yhteydessä varauskierroksen päätyttyä. 
  • Huomioithan myös muut toimijat varauksia tehdessäsi. Varaa tiloja vain todellisen tarpeen mukaan. Tiloja käyttävät AYY-toimijoiden lisäksi muun muassa killat, erityisasemayhdistykset ja muut yhdistykset, joiden tilantarve on suuri. Jos mahdollista, vältä Smökin varaamista seuraaville ajoille: PO:lla on treenit Smökissä joka maanantai klo 18-21 ja RWBK:lla puolestaan joka tiistai klo 17-22. Vältä siis sitsejä maanantaisin ja tiistaisin.
  • Mikäli tilasektori toteaa jonkin toimijan tehneen suhteettoman paljon varauksia ja niin heikentäneen merkittävästi muiden yhdistysten mahdollisuuksia hyötyä AYY:n tiloista, varaa AYY oikeuden pyytää lisäselvityksiä tai perua jo tehtyjä vahvistettuja varauksia.
  • Hinnasto löytyy täältä.
  • Käyttösäännöt löydät täältä (mm. aikarajoitukset, vastuuhenkilön ikärajat, siivous ja tilatarkastuslistat)

HUOM! Tilojen henkilömäärärajoitukset ja erilliset hyväksyttävät turvallisuusohjeet on voimassa toistaiseksi koronapandemian aiheuttamien turvallisuustoimien vuoksi. Samasta syystä on tullut muutoksia myös hintoihin, jotka ovat voimassa toistaiseksi. AYY varaa oikeuden muutoksiin.

Jos et ole saanut vahvistustunnusta edustamallesi käyttäjäryhmälle tai sinulla on muuta kysyttävää kähmyihin liittyen, voit olla yhteydessä AYY:n palvelutoimistoon: ayy (a) ayy.fi 

Vinkit poikkeusaikojen tapahtumiin

Miten voin huomioida osallistujien turvallisuuden, mikäli järjestän tapahtuman? Miten kerään osallistujalistan? Millaisia rajoituksia AYY:n on tehnyt tilojen vuokraukseen ja maksimihenkilömääriin? Kertaa myös keväällä julkaistut vinkit, miten voit järjestää peli-illan tai olohuonekeikan etäyhteyksin.

Turvallisten tapahtumien järjestäminen - ohjeistus AYY:n järjestöille

Tämä ohjeistus sisältää AYY:n ohjeet ja suositukset järjestöille tapahtumien järjestämisestä koronavirusepidemian aikana.

Otaniemen kampuksella fukseja orientaatioviikolla.

AYY:n tilojen vuokrausohjeita päivitetty

Koronaviruksen ja yhteisön turvallisuuden takia AYY:n vuokrattavien tilojen käyttörajoituksia on jouduttu päivittämään.

Gorsun uusi sisustus, sohvia ja valoja

Ohjeita etätapahtumien järjestämiseen

Vinkkejä niin kaveriporukoille kuin järjestöille etätapahtumien käytännön toteutusta varten.

Kuvapankki_Etätyö_1

Uusimmat tilauutiset esteettömyydestä ja kulkukoodeista

Missä tiloissa esteettömyys on parhaiten huomioitu? Mihin tilaan pääsen kulkukoodilla eikä avainta tarvitse hakea palvelutoimistolta?

Ossinsaunan keittiö ja avonainen ovi saunatilaan

Vuokrattavien tilojen esteettömyys

Mitkä juhla-, sauna- ja kokoustilat ovat esteettömiä tai lähes esteettömiä? Katso täältä yhteenveto ja tarkemmat kuvailut joka tilan omalta sivulta.

Vuokraa tila tai paku
Musta kulkukoodilaite tiiliseinällä

Kulkukoodit käytössä monissa AYY:n vuokrattavissa tiloissa, esteettömyyspäivityksiä ja itselämmitettävät saunat

Avainten sijaan moniin tiloihin pääsee kulkukoodeilla ja esteettömyydestä on paremmin tietoa nettisivuilla. Saunat saa lämmitettyä itselle sopivaan aikaan.

Kulkukoodit käytössä monissa AYY:n vuokrattavissa tiloissa, esteettömyyspäivityksiä ja itselämmitettävät saunat

Vuokraa tila tai paku

AYY vuokraa jäsenilleen sauna-, sitsi-, juhla- ja kokoustiloja ja pakettiautoa edulliseen hintaan. Näillä sivuilla voit tutustua tarkemmin vuokrattaviin tiloihin ja vuokrausehtoihin. Tilat sijaitsevat Espoossa ja Helsingissä.

Tutustu tiloihin
Kuvapankki_Paku_1
  • Julkaistu:
  • Päivitetty:
Jaa
URL kopioitu

Lisää tästä aiheesta

Kodikas asunto Otaniemessä
Ajankohtaista Julkaistu:

Muuttavien asukkaiden infokirjeet

Muutatko pois tai sisään AYY:n asuntoon? Saitko muuttajan infokirjeen sähköpostiisi? Mikäli et, voit tarkistaa ajankohtaiset muistutukset täältä.
Hae linnanisännäksi
Ajankohtaista Julkaistu:

Kehitä ja edistä opiskelija-asumista Linnanisäntänä tai asukasneuvostossa

AYY:lla asukkaat pääsevät monin tavoin vaikuttamaan omaan asumisviihtyvyyteen ja kehittämään asumista. Asukastoimijat valitaan talokokouksissa marras-joulukuussa.
Kuvassa Milja Leinonen ja Joonas Nurmi
Ajankohtaista, Tiedote Julkaistu:

AYY valitsi vuoden 2021 edustajiston puheenjohtajan ja hallituksen muodostajan

Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan edustajisto valitsi torstaina 5.11.2020 pidetyssä kokouksessaan vuoden 2021 edustajiston puheenjohtajan ja hallituksen muodostajan. Edustajiston puheenjohtajana toimii ensi vuonna Joonas Nurmi ja hallituksen muodostajana Milja Leinonen.
Keskellä henkilö ja teksti Hae hallopediksi
Ajankohtaista Julkaistu:

Hakukuulutus Aalto-yliopiston hallinnon opiskelijaedustajaksi

AYY hakee opiskelijaedustajia vuodelle 2021.