Mötespraxis
Denna exakta mötespraxis gäller officiella möten där beslut fattas, och följs inte alltid på inofficiella eller beredande möten. En god mötespraxis som alla känner till möjliggör en rättvis, opartisk behandling av alla deltagare och utgör också en trygghet för dem. Med hjälp av material som skickats ut i tid kan deltagarna sätta sig in i ärendena, och rätt behandlingsordning garanterar att deltagarna till exempel kan reservera sig (låta anteckna en avvikande mening). En god mötespraxis säkerställer också att principerna för god förvaltning uppfylls eftersom protokoll, deltagarförteckningar och andra detaljer måste stämma när myndighetsuppgifter utförs.
Varje mötesdeltagare kan själv se till att mötet förlöper smidigt. Att vara välförberedd är alltid en fördel och gör diskussioner möjliga. Dagordningen med bilagor skickas alltid ut på förhand antingen elektroniskt eller per post. Därför är det också viktigt att meddela i tid om förhinder så att ersättaren får mötesmaterialet. Det lönar sig att reservera tillräckligt med tid för mötena. På flera möten är det kutym att vissa roller cirkulerar. Till exempel kan rollen som protokolljusterare cirkulera. Som student är det fullt möjligt att kandidera för posten som mötesordförande eller sekreterare, men ofta har en viss person i instruktionen angetts som ordförande medan sekreteraren är någon i universitetets personal som har tid att sköta uppgiften under sin arbetstid.
Mötespraxis följs inte alltid slaviskt på mötena. Den är ändå nyttig att känna till och man kan alltid kräva att den följs. Ordförandens uppgift är att se till att mötet fungerar. Universitetets språkcentrum ordnar nyttiga kurser i mötes- och förhandlingskunskap. På internet finns också heltäckande material.
Allmän mötesstruktur:
- Mötet öppnas
- Laglighet och beslutförhet
- Val av ordförande, sekreterare, protokolljusterare och rösträknare
- Dagordningen godkänns
- Protokollet från det föregående mötet justeras
- Aktuella ärenden, översikter och informationsärenden
- Beslutsärenden från föredragningen
- Diskussionsärenden
- Övriga uppkommande ärenden
- Följande möte
- Mötet avslutas
I början av mötet godkänns dagordningen som arbetsordning för mötet. Varje mötesdeltagare kan föreslå ämnen att tas upp på dagordningen. Det lönar sig att göra det i god tid, i allmänhet genom ordföranden och sekreteraren. Ett beslutsärende som inte finns på dagordningen kan endast i undantagsfall tas upp på mötet. Informations- och diskussionsärenden kan man ta upp friare på mötena, och det lönar sig också att utnyttja möjligheten att informera personalen om aktuella frågor bland studenterna. Till exempel i början av mötet kan man be om att under punkterna informationsärenden eller övriga uppkommande ärenden berätta till exempel om studentorganisationens årsfestplaner eller något uttalande som studentkåren publicerat. Huvudregeln är att det lönar sig att redan på förhand föra in en fråga på dagordningen om man hoppas på en diskussion.
Under ett möte kan man utnyttja olika slags inlägg som till exempel presentationsanföranden, debattinlägg, repliker och ordningsfrågor. I ett presentationsanförande presenterar föredraganden det aktuella ärendet på ordförandens begäran. Därefter får i allmänhet de som bett om ordet tala i tur och ordning. Den som begärt en replik får tala genast och kan mycket kortfattat rätta eller kommentera något som den föregående talaren sagt. Med en ordningsfråga, som också beviljas genast, kan man kräva ändringar i mötets arbetsordning. Man kan till exempel kräva en paus eller kritisera ordförandens agerande som mötesledare.
Det är viktigt att besluten fattas så att inga oklarheter uppstår om detaljer i ärendena. Enligt god sed ska ett ärende bordläggas om någon av medlemmarna med understöd av en annan kräver det. Det bordlagda ärendet ska behandlas så snabbt som möjligt, dvs. i allmänhet på följande möte. Det lönar sig att utnyttja bordläggningsmöjligheten om det behövs tilläggsinformation för att avgöra ärendet.
En person som eventuellt är jävig ska anmäla det senast när mötet kommer fram till den beslutspunkt saken gäller. En person är jävig om ett beslutsärende gäller personens eller den närmaste kretsens intressen och om personens opartiskhet kan ifrågasättas. Jäv gäller i allmänhet ekonomisk nytta. Det lönar sig att diskutera eventuell jäv på förhand med mötesordföranden. En jävig person ska lämna rummet medan ärendet behandlas. Jäv gäller inte situationer där beslut fattas som rör vänner eller den egna studieinriktningen, utan det ska handla om fördelar eller nackdelar för personen själv eller en nära släkting.
Avvikande mening (reservation) ska antecknas i form av en ordningsfråga genast efter att beslutet fattats. Genom att reservera sig frånsäger sig deltagaren det moraliska och juridiska ansvaret, men det beslut som fattats ska ändå följas. Man kan reservera sig muntligt och utan motiveringar, men i efterhand ska den avvikande meningen lämnas in skriftligt med motiveringar till mötessekreteraren. Medan beslutet fattas eller efteråt kan man också lämna in en kläm som uttrycker ett önskemål om hur beslutet ska verkställas.
Behandlingsordning:
- Ärendet presenteras
- Diskussionen öppnas
- Ärendet diskuteras
- Diskussionen avslutas
- Förslagen granskas och konstateras
- Omröstning eller val (och beslut om eventuell omröstningsmetod eller valsätt)
- Beslut
- Invändningar mot beslutet (dvs. eventuella avvikande meningar)
- Ärendet förklaras slutbehandlat
Efter mötet är det viktigt att informera om besluten och se till att de också verkställs. Det är viktigt att berätta för dem du företräder vad som bestämts på mötet. En bra rutin för förvaltningens studentrepresentanter är att rapportera från mötena till exempel på den egna organisationens möten och i kommunikationskanaler man kommit överens om tillsammans.
Många möten på universitetet är informella berednings- eller diskussionsmöten. Olika arbetsgrupper och ledningsgrupper arbetar mera informellt och mötespraxis följs inte till alla delar. Då blir det viktigare att själv kommunicera öppet. Det gäller att våga delta i diskussionen och fråga om man behöver mer information i något ärende.