AYY:n palvelut yhdistyksille
Tältä sivulta löytyy lyhyet esittelyt yhdistysten palveluista jaoteltuna tiloihin, koulutuksiin ja neuvontaan, IT-palveluihin sekä viestintään. Ainejärjestöille tarjotaan näiden lisäksi muutamia omia palveluita.
Lisäksi kattava Yhdistysopas esittelee monipuolisesti yhdistyksen perustamiseen, rekisteröintiin, hallintoon, taloudenhoitoon sekä yhteisöön liittyviä teemoja. Yhdistyksen rahoitukseen ja avustuksiin liittyvästä osiosta kannattaa tarkistaa miten yhdistyksille myönnetään toiminta-avustusta, starttirahaa ja TTER-rahaston tukea. Palvelujen piiriin päästäkseen yhdistyksen on kuuluttava AYY:n yhdistysrekisteriin. Ohjeet yhdistysrekisteriin hakemisesta löydät yhdistysoppaasta.
Tarjottavissa palveluissa on hieman eroja eri yhdistysten välillä. Katso tarkemmin Yhdistysoppaasta.
Kaikissa yhdistyksiin ja yhdistystoimintaan liittyvissä asioissa voit ottaa yhteyttä AYY:n järjestösektoriin.
Tilat
Tiloja yksittäisille tapahtumille ja pidempiaikaiseen vuokraukseen. Vuokrattavissa myös pakettiauto.
Käyttäjäryhmä AYY:n tilavarausjärjestelmään
Tilojen vuokraukseen tarvitaan yhdistykselle oma tunnus tilavarausjärjestelmään tila.ayy.fi. Kyseisen tunnuksen haltija voi jakaa tunnusten käyttöoikeudet uusille käyttäjille tilavarausjärjestelmässä hallinta-valikon kautta. Mikäli kenelläkään nykyisellä toimijalla ei ole kyseisiä tunnuksia tiedossa, voi asiasta laittaa sähköpostia osoitteeseen tilat(at)ayy.fi, jolloin oikeudet lisätään oikeille kyseisen vuoden toimijoille.
Ylioppilaskunnan yhdistysrekisterin ainejärjestöt ja yhdistykset voivat varata tiloja ennakkoon loppukeväästä ja loppusyksystä järjestettävillä ennakkovarauskierroksilla, joita on perinteisesti kutsuttu myös tilakähmyiksi.
Ennakkovarauskierroksista tiedotetaan aina erikseen.
AYY:llä on asuintalojensa yhteydessä jonkin verran erilaisia kerho- ja varastotiloja, joita se vuokraa yhdistysten jatkuvaan käyttöön. Kun uusia kerho- tai varastotiloja vapautuu, ilmoitetaan niiden yleisestä hausta nettisivuillamme.
Kerhotilat jaetaan pääsääntöisesti niille yhdistyksille, joilla sellaisia ei ole ennestään. Myös yhteisen hakemuksen tekeminen toisen yhdistyksen kanssa on mahdollista. Tilatoimikunta käy hakemukset läpi, pisteyttää ne pisteytysmallin mukaan ja esittää tilojen jakamista hallitukselle.
Tarkemmat ohjeet ja rajoitukset kerho- ja varastotiloista pisteytysmallissa.
Koulutukset ja neuvonta
Yhdistyskoulutukset marraskuussa ja neuvontaa esimerkiksi sääntömuutoksissa.
AYY:n järjestösektori järjestää vuosittain marras-joulukuussa yhdistyskoulutuksen piirissään toimiville yhdistyksille. Yhdistyskoulutuksen tarkoituksena on auttaa yhdistyksen uusia toimijoita alkuun ja käydä läpi yhdistyksen perustoimintaan kuuluvat asiat. Perusjuttujen lisäksi käsitellään syvemmin esimerkiksi yhdistyksen taloudenpitoa.
Yhdistyskoulutuksen lisäksi ylioppilaskunta järjestää silloin tällöin muitakin koulutuksia ajankohtaisista aiheista ja organisoi yhdistysten puheenjohtajien tapaamisia. Näistä tiedotetaan yhdistystiedotteessa.
AYY:n järjestöasiantuntija neuvoo yhdistyksiä kaikissa yhdistystoimintaan liittyvissä seikoissa. Yleisimpiä neuvontatapauksia ovat sääntömuutokset ja erilaiset hallintokäytäntöön liittyvät kysymykset. Neuvonta-asioissa voit olla yhteydessä järjestösektoriin.
Viestintä ja arkistointi
Yhdistystiedotteessa tärkeää tietoa yhdistystoimijoille, kanavia tapahtumien mainostamiseen sekä postilokero ja arkistointipalvelut.
Ylioppilaskunnan piirissä toimivilla yhdistyksillä on mahdollisuus saada postilokero AYY:n toimistolta. Postilokerikko sijaitsee palvelutoimiston aulatilassa. Postilokerikko helpottaa myös postitusta yhdistysten välillä esimerkiksi kutsukorttien osalta.
Yhdistyksillä on mahdollisuus mainostaa omia tapahtumiaan AYY:n viestintäkanavien kautta. Laajimmin jäsenistöä tavoittaa viikoittain ilmestyvä Viikkotiedote, johon yhdistys voi toimittaa tapahtumamainoksensa. Yhdistys voi myös lisätä tapahtumansa AYY:n tapahtumakalenteriin yhdistystunnuksillaan tai hyödyntää AYY Events -ryhmää Facebookissa. Lisäksi toimintaa voi esitellä vuoden aikana erilaisissa tapahtumissa, esimerkiksi Aalto Partyssa syyskuussa.
Ylioppilaskunnan arkisto tarjoaa yhdistyksille säilytystilaa, tarvikkeita ja neuvontaa arkistoinnissa. Arkistoinnin tarkoituksena on luoda tulevaisuuden toimijoille elävä kuva yhdistyksen toiminnasta. Arkistoida kannattaa kaikki yhdistykseen toimintaan liittyvä itse tuotettu aineisto sekä muuta jälkipolville mielenkiintoista materiaalia asianmukaisesti merkittynä. Vinkkejä arkistoinnin rajaukseen esimerkiksi Yhdistystoimijoiden sivuilta. Kysy rohkeasti vinkkejä ja ota yhteyttä arkisto(a)ayy.fi.
Ainejärjestöjen edut
Erityisasemayhdistyksille tarjotaan erityisiä etuja, jotta varmistetaan tiivis edunvalvonnallinen yhteistyö AYY:n ja yhdistyksen välillä.
Ainejärjestö saa ylioppilaskunnan hallituksesta nimetyn hallituskummin, joka toimii linkkinä yhdistyksen ja ylioppilaskunnan hallituksen välillä.
Ainejärjestö voi halutessaan lähettää edustajia ylioppilaskunnan tarjoamiin toimikuntiin ja muihin yhteistyöelimiin.
Ainejärjestöt saavat osallistua ensimmäisinä pakettiauton ja kertavuokrattavien tilojen ennakkovarauksiin kaksi kertaa vuodessa.