Tilojen ennakkovarauskierros syksylle 2022

AYY:n piirissä olevilla ensimmäisen luettelon yhdistyksillä on ennakkovarausoikeus kertavuokrattaviin sauna-, juhla- ja kokoustiloihin. Jokaisella yhdistysluokalla on oma aikataulunsa varausten tekemiseen. Tältä sivulta löydät syksyn 2022 varauskierrokseen liittyvät aikataulut ja käytännön ohjeet.
Smökki

Tilojen ennakkovaraus pähkinänkuoressa

Vuokrattavien tilojen ennakkovaraukset, eli tuttavallisemmin tilakähmyt, ovat yksi etu AYY:n piirissä toimiville yhdistyksille. Varaukset tehdään AYY:n omaa varausjärjestelmää, TILAa käyttäen. TILA löytyy osoitteesta tila.ayy.fi ja käyttäjät kirjautuvat sinne omilla Aalto-tunnuksillaan. Tutustu vuokrattaviin tiloihin ennakkoon. Ylläpitokustannusten nousun vuoksi vuokratilojen, erityisesti saunatilojen, vuokrahintoihin on tulossa muutoksia 8.8.2022 alkaen. Huomioithan aina myös muut toimijat varauksia tehdessäsi, ja varaat tiloja vain todellisen tarpeen mukaan.

Vaikka edustajisto on päivittänyt yhdistysohjesääntöä 8.12.2021, noudatetaan syksyn 2022 ennakkovarauskierroksella vielä toistaiseksi yhdistysluokittelua erityisasemayhdistyksiin sekä 1. ja 2. luettelon yhdistyksiin. Yhdistysohjesäännön vaikutuksista tilojen ennakkovarauksiin jatkossa tiedotetaan myöhemmin.

Tällä varauskierroksella voi varata tiloja aikavälille 8.8.2022 - 8.1.2023.

Tilavarausten täyttöajat järjestelmässä:

  1. Erityisasemayhdistykset
    Täyttöaika alkaa ti 3.5.2022 klo 12 ja päättyy ti 10.5.2022 klo 12 Kähmytilaisuus järjestetään ti 10.5. kello 16.30 Otakaari 1 salissa M232, M1. Varauduthan neuvottelemaan mahdollisista päällekkäisyyksistä kähmytilaisuudessa. Mikäli yhdistyksen edustaja ei ole paikalla kähmytilaisuudessa puolustamassa päällekkäisvaraustaan, varaus poistetaan kalenterista. Monitoimitilaa, Tatamisalia ja Yhdistystilaa voi varata vasta 2. kierroksella muiden 1. luettelon yhdistysten kanssa.*
  2. Muut 1. luettelon yhdistykset
    Täyttöaika alkaa to 12.5. klo 12 ja päättyy to 19.5. klo 12. Kähmytilaisuus järjestetään to 19.5. kello 16.30 Otakaari 1 salissa M232, M1. Varauduthan neuvottelemaan mahdollisista päällekkäisyyksistä kähmytilaisuudessa. Mikäli yhdistyksen edustaja ei ole paikalla kähmytilaisuudessa puolustamassa päällekkäisvaraustaan, varaus poistetaan kalenterista. HUOM! Kierroksen aikataulut koskevat myös erityisasemayhdistyksiä harrastustilojen osalta.
  3. Jäsenet ja 2. luettelon yhdistykset
    Ennakkovarauskierrosten päätyttyä varauskalenteri avataan muille yhdistyksille ja jäsenille maanantaina 23.5. tai kun kaikki päällekkäisyydet on varmasti saatu sovittua.
     

*Sekä erityisasemayhdistykset että muut listan 1. yhdistykset voivat varata kolmea harrastustilaa (Monitoimitila, Tatamisali, Yhdistystila) vasta to 12.5. klo 12 alkavalla varauskierroksella. Näiden tilojen osalta kaikkien listan 1. yhdistyksen tulee olla valmiita selvittelemään päällekkäiset varaukset to 19.5. klo 16.30 järjestettävässä kähmytilaisuudessa. Tavoitteena on taata kaikille yhdistyksille tasapuolisemmat mahdollisuudet näiden erittäin kysyttyjen maksuttomien tilojen varaamiseen.

 

Varausaikataulut yhdistyksille

Yhdistys- tai varaajaluokka Varausten syöttäminen TILA-järjestelmään Varausten vahvistaminen / Kähmytilaisuus HUOM!

Erityisasemayhdistykset (EAY)

 

ti 3.5.2022 klo 12 -
ti 10.5. klo 12

sekä

to 12.5. klo 12 -to 19.5. klo 12 (harrastustilat)*

ti 10.5. klo 16.30

sekä
 
 to 19.5. klo 16.30 (harrastustilat)*

*Toisella kierroksella varattavissa ilmaiset harrastustilat Monitoimitila, Tatamisali, Yhdistystila
Muut ensimmäisen luettelon yhdistykset to 12.5. klo 12 - to 19.5. klo 12 to 19.5. klo 16.30 Sisältäen Monitoimitilan, Tatamisalin ja Yhdistystilan varaukset myös erityisasemayhdistysten osalta.
Toisen luettelon yhdistykset, AYY:n jäsenet sekä ulkopuoliset varaajat ma 23.5. Varausten saapumisjärjestyksen mukaan TILA-järjestelmän etusivulla ilmoitetaan, kun varauskalenteri aukeaa.

 

Yhdistysten varausoikeudet

Orkesterit

AYY:n piirissä toimivat yhdistykset Polyteknikkojen orkesteri ry sekä vapaapalokuntaorkesteri Retuperän WBK ry harjoittelevat Servin mökissä (Smökissä) maanantaisin ja tiistaisin, ja saavat hallituksen päätöksen mukaisesti osallistua tilakähmyjen ensimmäiselle varauskierrokselle yhdessä erityisasemayhdistysten kanssa Servin Mökin maanantai- ja tiistai-iltojen varausten osalta.

Aiemmissa tilakähmyissä yhdistyksiä on ohjeistettu mahdollisuuksien mukaan välttämään maanantain ja tiistain iltakäyttöä Smökissä. Lopputulemana orkesterit ovat saaneet aiemmilla kähmykierroksilla liian vähän harjoitusvuoroja, jotta he pystyisivät jatkamaan toimintaansa vakaalla pohjalla. Turvatakseen orkesterin toiminnan AYY:n hallitus on päättänyt, että nämä orkesterit saavat osallistua ensimmäiselle tilojen ennakkovarauskierrokselle yhdistysohjesäännön uudistukseen asti. Koska tilakähmyt ohjesäännön uudistuksesta huolimatta järjestetään vielä vanhaan tapaan, ovat myös orkesterien varausoikeudet voimassa vielä 3.5.2022 alkavalla varauskierroksella.

Erityisasemayhdistykset

Erityisasemayhdistysten (EAY) vuosijuhla- ja sillisvaraukset menevät pääosin muiden yhdistysten varausten edelle. EAY:iden omalla täyttöajallaan tekemät varaukset vahvistetaan kyseisen täyttöajan päätyttyä. Mahdolliset päällekkäiset EAY-varaukset selvitetään ensimmäisen varauskierroksen päättymisen jälkeen. EAY:iden ei tarvitse tulla puolustamaan varauksiaan myöhemmin. Poikkeuksena tähän ovat harrastustilat (Monitoimitila, Tatamisali  ja Yhdistystila), joiden osalta kaikki yhdistykset voivat tehdä varauksia vasta to 12.5. alkaen. Näiden kolmen tilan osalta päällekkäiset varaukset selvitetään kaikkien yhdistysten osalta vasta toisen varauskierroksen päätyttyä.

Päällekkäiset varaukset

Päällekkäisiä varauksia voi tehdä ainoastaan täyttöajan puitteissa. AYY:n sisäiset varaukset ovat lähtökohtaisesti pysyviä, joten niiden päälle ei voi tehdä varauksia. Täyttöajan päätyttyä päällekkäiset varaukset selvitetään kähmytilaisuuksissa varauskierrosten aikataulujen mukaan. Mikäli tilasektori toteaa jonkin toimijan tehneen suhteettoman paljon varauksia ja täten heikentäneen merkittävästi muiden yhdistysten mahdollisuuksia hyötyä AYY:n tiloista, varaa AYY oikeuden pyytää lisäselvityksiä tai perua jo tehtyjä vahvistettuja varauksia.

Ohjeet varausten tekemiseen: 

  • Varaa tila ryhmäsi nimissä (ennakkovarausaikana). Aktivointiavain TILA-järjestelmää varten on lähetetty yhdistyksesi ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen (yleensä tämä on ollut yhdistyksen hallituksen listaosoite). Yhdistyksen tilavarauksia tänä vuonna hoitaneet henkilöt voivat tarvittaessa jakaa edustusoikeuksia TILA:n kautta esimerkiksi yhdistysten uusille hallitusten jäsenille.
  • Jos varaat tilan useamman yhdistyksen yhteistä tapahtumaa varten, pidä huoli siitä, että vain yksi yhdistys varaa tilan. Kirjoita muut järjestäjät tapahtuman lisätietoihin. Tämä nopeuttaa varausten läpikäyntiä, ja samalla vältetään turhien päällekkäisyyksien läpikäynti kähmytilaisuudessa. Kun kalenteri ei ilmoita päällekkäisyyksistä, yhteistapahtuma voidaan hyväksyä suoraan.
  • Syötä tapahtuman nimi varaukseen. Jos nimeä ei ole, tapahtuma voidaan poistaa, mikäli varatulle tilalle tulee päällekkäisvarauksia myöhemmissä kähmyjen vaiheissa.
  • Varaa tiloja ainoastaan tarpeeseen - älä varmuuden vuoksi! Tiloja käyttävät AYY-toimijoiden lisäksi, killat ja muut yhdistykset, joiden tilantarve on suuri. Erityisesti Smökillä ja Rantasaunalla on paljon kysyntää.
  • Huomioi varausta tehdessäsi tilojen käyttöajat ja ole hyvissä ajoin yhteydessä palvelutoimistoon, jos suunniteltu käyttöaikasi muuttuu.
  • Vältä Smökin varaamista maanantaisin ja tiistaisin, jos mahdollista: PO:lla on treenit Smökissä joka maanantai-ilta ja RWBK:lla joka tiistai.
  • Pitkät varausjaksot: Jos varaat tilan pitkälle ajalle tai teet useita samanaikaisia varauksia, varauduthan perustelemaan varauksesi.
  • Tutustu hinnastoon ja käyttösääntöihin (mm. aikarajoitukset, vastuuhenkilön ikärajat, siivousohjeistus ja tilatarkastuslistat). Huomioithan, että hintoihin on tulossa muutoksia 8.8.2022 alkaen, sillä tilojen ylläpitokustannukset ovat nousseet.
  • Jos haluat ilmoituksia hyväksytyistä ja tulevista varauksista, muuta ilmoitusasetuksiasi TILA-järjestelmässä omien tietojesi ilmoitusten hallinnan kautta.
  • Muista perua varaus hyvissä ajoin, jos suunniteltu tapahtuma peruuntuu. Näin tila saadaan vapautettua varattavaksi muille.

Edelleen jatkuvan koronapandemian vuoksi, AYY varaa oikeuden varausmuutoksiin, varausten hintamuutoksiin, tilojen maksimihenkilömäärämuutoksiin, peruutusehtojen muutoksiin sekä tapahtumien turvallisuusohjeiden käyttöönottoon.

Jos et ole saanut vahvistustunnusta edustamallesi käyttäjäryhmälle tai sinulla on muuta kysyttävää kähmyihin liittyen, voit olla yhteydessä AYY:n palvelutoimistoon: [email protected]

Vuokraa tila tai paku

AYY vuokraa jäsenilleen sauna-, sitsi-, juhla- ja kokoustiloja ja pakettiautoa edulliseen hintaan. Näillä sivuilla voit tutustua tarkemmin vuokrattaviin tiloihin ja vuokrausehtoihin. Tilat sijaitsevat Espoossa ja Helsingissä.

Tutustu tiloihin
Kuvapankki_Paku_1
  • Julkaistu:
  • Päivitetty:
Jaa
URL kopioitu

Read more news

Sampo Sainio
Ajankohtaista, Blogi Julkaistu:

Maailman kestävintä opiskelijan elämää?

AYY:n strategian mukaisesti ylioppilaskunta pyrkii hiilineutraaliksi vuoteen 2030 mennessä, mutta riittääkö pelkkä hiilineutraaliuden tavoittelu? Toimintamme kestävyyttä ei voida arvioida vain yhdellä mittarilla.
Teemu Palkki blogikuva
Ajankohtaista, Blogi Julkaistu:

Artsilaisten viesti ei saa jäädä kuulematta

Tänä keväänä Väreessä ei ole voinut olla huomaamatta opiskelijoiden mielenilmauksia. Koulutuspoliittinen asiantuntija Teemu Palkki avaa ylioppilaskunnan näkökulmia taiteiden ja suunnittelun korkeakoulun tilanteeseen.
Antti Ilmavirta
Ajankohtaista, Tiedote Julkaistu:

Antti Ilmavirta Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan toiminnanjohtajaksi

AYY:n edustajisto valitsi Antti Ilmavirran AYY:n toiminnanjohtajan tehtävään kokouksessaan 20.4.2022. Ilmavirta aloittaa tehtävässään 3. toukokuuta.
Turkoosilla pohjalla valkoiset kysymysmerkit
Ajankohtaista Julkaistu:

Usein kysyttyä asumisesta ja jäsenpalveluista kesällä 2022

Täältä löydät vastauksen useimpiin kevään ja kesän aikana opiskelijoita mietityttäviin kysymyksiin koskien asunnonhakua, opiskelijakorttia ja jäsenmaksua.