Förhandsbokningsrundor för evenemangslokalerna för våren 2026

Förhandsbokning av lokaler i ett nötskal

Förhandsbokning av hyreslokaler eller lokalhamstring som bekant, är en förmån för föreningar som verkar inom AUS. Bokningarna görs i AUS eget bokningssystem TILA. TILA finns på adressen https://tila.ayy.fi/ och användarna loggar in med Aalto-universitetets användarnamn. Bekanta dig med hyreslokalerna här.

I första bokningsrundan kan lokaler bokas av ämnesföreningar och i andra rundan av andra föreningar.

Obs! Det är inte möjligt att boka OK20 övervåningen på grund av renoveringen i vårperioden 2026. Gorsus bastulokal renoveras 1.6-31.8.2026.

På bokningsrundan bokas lokalerna för perioden mån. 5.1.2026 - sön. 2.8.2026

Lokalbokningarnas ifyllningstider finns i Tila-systemet:

1. Ämnesföreningar
   Tiden börjar på mån. den 17.11 kl. 12 och går ut på ons. 26.11 kl. 12.

   Lokalhamstringstillfällen ordnas på tors. den 27.11 kl. 16.30 på Otsvängen 1, U5 (U147 Kandidatcentret).

   Förbered dig på att förhandla eventuella överlappningar i lokalhamstringstillfällen. Om föreningens representant inte är på plats i lokalhamstringstillfällen, kommer bokningen att tas bort från kalendern. Observera undantagsanvisnigarna för hobbylokaler (nedan).*

2. Anra föreningar
   Tiden börjar på mån. den 1.12 kl. 12 och går ut på ons. 10.12 kl. 12.

   Lokalhamstringstillfällen ordnas på tors. den 11.12 från och med kl. 16.30 på Otsvängen 1, M1 (M232 Kandidatcentret). 

   Förbered dig på att förhandla eventuella överlappningar i lokalhamstringstillfällen. Om föreningens representant inte är på plats i lokalhamstringstillfällen, kommer bokningen att tas bort från kalendern.OBS! Detta berör även ämnesföreningar som har bokat hobbylokaler.

3. Medlemmar
   När förhandsbokningsrundan avslutats öppnas bokningskalendern på tisdagen 16.12 kl. 12 för alla andra bokare.

*OBS! Tre hobbylokaler (Allaktivitetslokalen, Tatamisalen, Föreningslokalen) kan bokas först under bokningsrundan som börjar på mån. 1.12 kl. 12 och gällande de här lokalerna bör föreningarna vara redo att utreda överlappande bokningar på tors. 11.12 kl. 16.30 i lokalhamstringstillfällen. Det här gäller alla ämnesföreningar och andra föreningar. Målet är att garantera jämlikare möjligheter för alla föreningar att boka mest efterfrågade gratislokalerna.

Bokningsanvisningar: 

• Boka lokal i gruppens namn. Representanterna som loggar in i Tila har rätt att göra bokningar i gruppens namn. Representanterna kan skicka inbjudningar till nya aktiva representanter via gruppens Tila- profilsida. Avlägsna även rättigheter av gamla aktiva.
• Föreningar väljer faktura som betalsätt. Föreningarna måste välja ”be om faktura” när de bokar. Om du väljer ”Betala valda” som betalsätt och låter bli att betala bokningen försvinner bokningen ur Tila-systemet efter 20 minuter. Fakturorna för lokalhyrorna skickas ungefär en gång i månaden.
• Endast en förening reserverar platsen om ni bokar lokal för ett gemensamt arrangemang av flera föreningar. Skriv de andra arrangörerna i tilläggsinformationen. Detta påskyndar bokningsprocessen, samtidigt som man undviker onödig genomgång i hamstringstillfällen. När kalendern inte rapporterar några överlappningar kan det gemensamma evenemanget accepteras direkt.
• Evenemangets namn ska matas in i bokningen. Om namnet saknas kan evenemanget vid behov raderas om lokalen behövs samma dag i ett senare skede av hamstringen.
• Boka lokaler endast enligt verkligt behov. Lokalerna används av flera andra föreningar med stort behov av lokaler. Smökki och Strandbastun är särskilt frågad efter.
• Vänligen lägg inte till reservdagar i kalendern. Om du förlorar din önskade lokal,  kan ditt evenemang flyttas till ett annat datum i samma eller annan lokal.
• Notera hyreslokalernas användningstider.
• Undvik om möjligt att boka Smökki på måndagar och tisdagar: PO övar i Smökki varje måndagskväll och RWBK varje tisdagskväll. Undvik alltså stora sitsar på måndagar och tisdagar.
• Bekanta dig med priserna och användningsreglerna(bl.a. tidsbegränsningar, ansvarspersonernas åldersgränser, städ- och lokalgranskningsanvisningar).
• Kom ihåg att annullera din bokning i tid om du inte behöver lokalen.
• Lokalbokningen kan annulleras avgiftsfritt 14 hela dygn före evenemanget genom att ta bort bokningen själv i Tila. Bokningar som avbokas senare än 14 dygn faktureras alltid till fullt belopp.
• Vid långa bokningsperioder eller flera samtidiga bokningar ska en representant för den grupp som bokat vara beredd på att motivera bokningarna. Vi tar kontakt med ifrågavarande bokare när bokningsrundan upphört.
• Årsfesten och efterfesterna, sillfrukostar och förberedelser går före övriga ifrågavarande bokningar.
• Om din evenemang kräver extraordinära arrangemang, vänligen kontakta AUS medlemservice i förväg för att ta reda på om arrangemanget i fråga är möjligt på lokalen du har bokat.

Om du inte fått någon bekräftelsekod för användargruppen du representerar eller om du har andra frågor om hamstringen kan du kontakta AUS medlemstjänster: ayy@ayy.fi