Nyt on aika tehdä vuosittaiset yhdistysilmoitukset ja hakea AYY:n toiminta-avustuksia! -> Tärkeää tietoa väliaikaisesta lakimuutoksesta liittyen yhdistysten kokouksiin

Toiminta-avustushaku

Tärkeää tietoa väliaikaisesta lakimuutoksesta liittyen yhdistysten kokouksiin

 

Jos yhdistyksessäsi ei ole poikkeustilanteen vuoksi pystytty järjestämään vuosikokousta, tämä uutinen koskettaa sinua.

Eduskunta on hyväksynyt väliaikaisia lakimuutoksia yhdistystoimintaan, jotka mahdollistavat säännöissä määrätyn vuosikokouksen järjestämisen myöhempänä ajankohtana sekä etäosallistumisen yhdistyksen kokoukseen, vaikka sitä ei oltaisikaan säännöissä mainittu.

Oleellisia poimintoja ja mitä ne tarkoittavat

"Yhdistyslain 20 §:n 1 momentista poiketen yhdistyksen kokous, joka sääntöjen määräyksen mukaan tulisi järjestää elokuun 2020 loppuun mennessä, voidaan sääntöjen estämättä pitää syyskuun 2020 loppuun mennessä. Sama määräaika koskee yhdistyslain 20 §:n 2 momentissa tarkoitettua yhdistyksen kokousta."

Yhdistyslaissa määrätään, että yhdistyksen kokous on pidettävä säännöissä määriteltynä aikana. Ajanjaksoksi on voitu määritellä esimerkiksi helmi-maaliskuu, tämä on kuitenkin tarkistettava yhdistyksen säännöistä. Jos yhdistys ei ole pitänyt kokousta tänä aikana, yhdistyksen jäsen voi vaatia sen pitämistä. Uudella lakimuutoksella sääntömääräisen kokouksen voi pitää syyskuun loppuun mennessä, mikäli se on säännöissä määrätty pidettäväksi ennen elokuun loppua. Sama lakimuutos pätee yhdistysten ylimääräisiin kokouksiin, joihin ei ole määrättyä ajanjaksoa, mutta jonka hallitus tai yhdistyksen kokous voi päättää järjestää tai tarpeeksi moni yhdistyksen jäsenistä voi sitä vaatia.

" Yhdistyslain 17 §:n 2 momentin ensimmäisestä virkkeestä ja 21 §:stä poiketen yhdistyksen hallitus voi sallia 17 §:n 2 momentissa tarkoitetun osallistumisen kokoukseen postitse taikka tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla, vaikka tällaista menettelyä ei ole sallittu säännöissä ja vaikka yhdistys ei ole hyväksynyt tätä varten lain 30 §:ssä tarkoitettua äänestys- ja vaalijärjestystä. "

Yhdistyksen kokous pitää aina järjestää fyysisesti. Tällä taataan yhdistyksen jäsenille mahdollisuus osallistua kokoukseen, vaikka etäosallistuminen ei jäseneltä onnistuisikaan. Lakimuutoksen avulla etäosallistuminen voidaan sallia yhdistyksen kokoukseen, vaikka sitä ei olisikaan mainittuna yhdistyksen säännöissä. Tämä koskee myös yhdistysten ylimääräisiä kokouksia. Tämä mahdollistaa vuosikokouksen järjestämisen, kun otetaan huomioon muutama seikka. Etäosallistumisesta pitää ilmoittaa selvästi kokouskutsussa ja kokouksella on edelleen oltava fyysinen paikka. Kokouskutsusta tulee ilmetä riittävän selvästi, miten etäosallistuminen teknisesti tapahtuu. Jos jäseniä ei toivota paikalle, pitää etäosallistumisesta ohjeistaa kattavasti ja pyrkiä varmistamaan, että kaikki halukkaat pääsevät osallistumaan. Yhdistyksen hallitus voi kehottaa kaikkia jäseniä osallistumaan kokoukseen etäyhteyden kautta, ellei henkilökohtainen läsnäolo kokouksessa ole välttämätöntä esimerkiksi ylitsepääsemättömistä teknisistä syistä johtuen.

Lisää tietoa lakimuutoksesta löydät täältä: https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2020/20200290

Yhdistyslain voit tsekata halutessasi täältä: https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1989/19890503

Oikeusministeriön kysymyksiä ja vastauksia koronasta: https://oikeusministerio.fi/kysymyksia-ja-vastauksia-koronasta

 

Miten edetä yhdistyksen kokouksen järjestämisessä?

Yllä mainitut lakimuutokset siis tarkoittavat, että yhdistykset pystyvät järjestämään vuosikokouksiaan etänä. Tämä on suositeltavaa, jotta yhdistys saa vuosittaiset asiat hoidettua ja haettua esimerkiksi AYY:n toiminta-avustusta.

Muistilista yhdistyksen kokouksen järjestämiseen poikkeusoloissa:

  • Mainitse kokouskutsussa etäosallistuminen, ja miten se on teknisesti mahdollista.
  • Kokoukselle pitää olla myös fyysinen paikka, joka tulee olla kokouskutsussa.
  • Hallitus voi suositella vahvasti etäosallistumista, mutta fyysisen osallistumisen tulisi olla teoriassa mahdollista.
  • AYY:n toiminta-avustusten toisen aallon hakuaika loppuu 15.6. klo 12:00. Ohjeet toiminta-avustuksen hakemiseen löydät täältä: https://www.ayy.fi/fi/nyt-on-aika-tehda-vuosittaiset-yhdistysilmoitukset-ja-hakea-ayyn-toiminta-avustuksia
  • Jos et hyvästä syystä kerkeä tähän takarajaan, ota yhteyttä AYY:n järjestösektoriin: [email protected]

 

Yhdistyksen säännöissä määrätään kokouskutsun toimittamisesta ilmoitustaululle, jonne ei ole nyt pääsyä. Miten toimia?

Jos tila, jossa ilmoitustaulu fyysisesti sijaitsee, on todella suljettu, tästä tulisi löytää jonkinlainen kirjallinen ilmoitus. Kokouksen voi kutsua koolle kaikilla muilla sääntöjen mukaisilla tavoilla ja kokouksen laillisuutta ja päätösvaltaisuutta todettaessa todeta, että ilmoitustaululle ei ollut pääsyä ja liittää kirjallinen dokumentti pöytäkirjaan. Tässä tapauksessa on erityisen tärkeää varmistaa, että kaikki yhdistyksen jäsenet saavat kokouskutsun muulla tavalla tietoonsa.

 

Lisätietoa yhdistysten toiminta-avustuksista

Kaikkien Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan piirissä toimivien yhdistysten on vuosittain tehtävä yhdistysilmoitus ja samaan aikaan ensimmäisen luettelon yhdistykset voivat hakea toiminta-avustusta.

Koronavirustilanne vaikuttaa monen yhdistyksen arkeen ja näin myös toiminta-avustuksen hakemiseen. Toiminta-avustuksia ja yhdistysilmoituksia voidaan tehdä normaalisti edelleen, mutta vaihtoehtoisesti yhdistys voi ilmoittaa itsensä toiseen hakuaaltoon. Tällä tavalla toiminta-avustuksia varten saa lisäaikaa. Alla listattuna tarkemmat toimintaohjeet.

Vuosikokousten järjestäminen voi olla nyt haasteellista, joten etenkin siinä tilanteessa on aiheellista ilmoittautua toiseen hakuaaltoon. Tarkista erilliset ohjeet vuosikokouksen järjestämisestä täältä: linkki ohjeisiin. Muistakaa aina seurata omia sääntöjänne ja tarvittaessa lukekaa yhdistyslakia. Jos tarvitsette ohjeita, niitä voi saada AYY:n järjestösektorilta: [email protected]

Toiminta-avustukset ja yhdistysilmoitukset                         

  • Jos olette jo pitäneet vuosikokouksen tai pystytte pitämään sen maaliskuun aikana, ja teillä on kaikki vaadittavat liitteet

 -> Hakuaika päättyy 31.3. normaalisti, jonka jälkeen hakemukset käsitellään.                   

  • Ette pysty pitämään vuosikokousta ja/tai hyväksymään liitteitä normaalina hakuaikana

-> Ilmoita yhdistyksesi toiminta-avustusten toiseen hakuaaltoon tämän lomakkeen kautta viimeistään 31.3.

Toisen aallon hakuaika päättyy 15.6. klo 12:00. Huomioithan, että toisessa aallossa myönnetyt tuet maksetaan todennäköisesti vasta kesän jälkeen. Suosittelemme siis mahdollisuuksien mukaan tekemään hakemuksen ensimmäisessä aallossa.

Jos ette pysty tekemään hakemusta yllä ilmoitettuun päivään mennessä, ottakaa yhteyttä [email protected]

Huomaathan, että aiemmin ilmoitetut toiminta-avustuspäivystykset AYY:n keskustoimistolla on peruttu.  AYY seuraa koronatilanteen kehittymistä ja ilmoittaa mahdollisista muutoksista toiminta-avustuksiin liittyen.

 

Hakuaika ja yhdistysilmoitusten jättämisaika on:

 

ma 2.3.2020 klo 12.00. - ti 31.3.2020 klo 12.00. 

HUOMAATTEHAN PÄÄTTYMISEN KELLONAJAN!

 

MIKÄ YHDISTYSTYSILMOITUS?

AYY:n piirissä olevien yhdistysten on tehtävä vuosittain yhdistysilmoitus. Oleellista tässä on, että tarkistamme, täyttääkö yhdistys edelleen AYY:n yhdistysohjesääntöjen asettamat vaatimukset. Tärkein liitteistä onkin siis voimassa olevat säännöt. Yhdistysohjesäännön mukaan yhdistys, joka ei toimita ilmoitusta kahtena peräkkäisenä vuonna, voidaan poistaa rekisteristä hallituksen päätöksellä.

Yhdistysilmoitus koostuu täytettävistä välilehdistä ja mukaan vaadituista liitteistä. Liitteiksi tarvitaan

– voimassa olevat säännöt
– edellisen toimintavuoden toimintakertomus
– kuluvan toimintavuoden toimintasuunnitelma

 

MITEN TEEN YHDISTYSILMOITUKSEN?

  1. Kerää vaadittavat liitteet valmiiksi (säännöt, toimintakertomus ja toimintasuunnitelma)
  2. Kirjaudu sisään Tahlo-järjestelmään https://tahlo.ayy.fi/ yhdistyksesi tunnuksilla. Mikäli tunnukset ovat hukassa, ne voi yleensä palauttaa hallituksenne sähköpostiosoitteeseen osoitteessa https://tahlo.ayy.fi/password_reset/
  3. Täytä huolellisesti välilehdet Yleinen, Hallitus, Toimitilat ja Liitteet. Välitallenna jokainen välilehti erikseen.
  4. Mikäli et palauta kaikkia vaadittuja liitteitä, on yhdistysilmoitus puutteellinen. Voit pyytää lisäaikaa liitteiden palauttamiseen, mutta tähän tarvitaan perusteltu painava syy. Laita viestiä [email protected], kerro perustelusi ja milloin liitteet ovat valmiit. Myöhästyneet liitteet on joka tapauksessa toimitettava AYY:lle 31.5.2020 mennessä.
  5. Hienoa, kaikki valmista! Olet nyt tehnyt vaaditun yhdistysilmoituksen.

 

MIKÄ TOIMINTA-AVUSTUS?

AYY:n toiminta-avustus on tarkoitettu yhdistyksen jatkuvan toiminnan tukemiseen. Toiminta-avustusta voivat hakea kaikki AYY:n yhdistysrekisterin ensimmäiseen luetteloon kuuluvat yhdistykset.

Avustuksia haetaan maaliskuussa ja ne pisteytetään toiminta-avustusten pisteytysmallia käyttäen. Mikäli yhdistys tekee avustushakemuksen ohjeiden mukaan, on samalla tehty myös kaikilta vaadittava yhdistysilmoitus.

Toiminta-avustushakemus koostuu täytettävästä hakulomakkeesta ja mukaan vaadituista liitteistä. Liitteiksi tarvitaan

– voimassa olevat säännöt
– edellisen toimintavuoden tilinpäätös (koostuu tuloslaskelmasta ja taseesta)
– edellisen toimintavuoden toimintakertomus
– kuluvan toimintavuoden toimintasuunnitelma
– kuluvan toimintavuoden budjetti

Lisäksi mahdollisen avustuksen maksamisen perusteena on päivitetty yhdistysprofiili AYY:n nettisivuilla (lomake päivittämiseen).

Aiempien vuosien avustussummat löytyvät täältä.

 

MITEN HAEN TOIMINTA-AVUSTUSTA?

  1. Kerää vaadittavat liitteet valmiiksi (säännöt, tilinpäätös, toimintakertomus, toimintasuunnitelma ja budjetti)
  2. Kirjaudu sisään Tahlo-järjestelmään https://tahlo.ayy.fi/ yhdistyksesi tunnuksilla. Mikäli tunnukset on hukassa, ne voi yleensä palauttaa hallituksenne sähköpostiosoitteeseen osoitteessa https://tahlo.ayy.fi/password_reset/
  3. Täytä huolellisesti välilehdet Yleinen, Hallitus, Hakemus, Toimitilat ja Liitteet. Välitallenna jokainen välilehti erikseen. Hakemusta voi tehdä pala kerrallaan. Mikäli olette erityisasemayhdistys, täyttäkää myös Erityisasema-välilehti (eivät vaikuta avustuksen hakemiseen, mutta täyttäminen on peruste avustuksen maksamiselle).
  4. Hakemus-välilehti on uudistunut. Huomaathan, että hakulomake on sama kaikille AYY:n piirissä toimiville yhdistyksille eikä vastausvaihtoehtoihin olla eritelty kaikkea erityislaatuista toimintaa, jota yhdistyksiltä löytyy. Näistä voit kertoa tarkemmin avoimissa vastauskentissä.
  5. HUOM! Maksimipisteisiin pääsy ei vaadi viikoittaista toimintaa jokaisella osa-alueella.
  6. Mikäli et palauta kaikkia vaadittuja liitteitä, rokottaa jokainen puuttuva liite avustussummaa. Sakot voi välttää sillä, että pyytää lisäaikaa liitteiden palauttamiseen, mutta tähän tarvitaan perusteltu painava syy. Laita viestiä [email protected], kerro perustelusi ja milloin liitteet ovat valmiit. Mahdollista avustusta ei voida maksaa, mikäli yhdistys ei ole toimittanut puuttuvia liitteitä 31.5.2020 mennessä.
  7. Hienoa, kaikki valmista! Olet nyt hakenut avustusta sekä tehnyt vaaditun yhdistysilmoituksen.

Lisäksi mahdollisen avustuksen maksamisen perusteena on päivitetty yhdistysprofiili AYY:n nettisivuilla (lomake päivittämiseen).

Täytä kaikki tiedot hakulomakkeella toimintasuunnitelmassanne kuvatun toiminnan mukaisesti. Mikäli yhdistys todetaan antaneen virheellistä tietoa, voidaan heiltä evätä tämän vuoden avustus tai oikeus hakea avustusta seuraavalla hakukierroksella.

 

VINKIT

Vinkkejä toiminnantarkastajille ja tilinpäätöstä tekeville

Monilla yhdistyksillä toimivuosi on vuoden vaihteessa päättynyt ja nyt on viimeistään aika aloittaa tilinpäätöksen tekeminen. Sen jälkeen toiminnantarkastajat pääsevät vauhtiin. Katso AYY:n yhdistysoppaasta ajankohtaiset vinkit sekä tilinpäätöstä että toiminnantarkastusta varten.

Lisäksi hyvää materiaalia löytyy esimerkiksi Opintokeskuksen sivuilta (suomeksi).

Myös yhdistyskoulutuksessa käsiteltiin talousteemoja.

KENELTÄ LISÄTIETOA?

AYY:n järjestösektori ([email protected]) vastaa kaikkiin kysymyksiin toiminta-avustuksiin liittyen. Tavoitat järjestösektorin myös puhelimitse numerosta 050 520 9442 (arkisin). 

  • Julkaistu:
  • Päivitetty:
Jaa
URL kopioitu

Lisää tästä aiheesta

Opiskelijakeskuksen sijainti Kemistin korttelissa
Ajankohtaista Julkaistu:

Opiskelijakeskusprojekti etenee

Opiskelijakeskus on Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan (AYY), Aalto-yliopiston kauppatieteiden ylioppilaiden (KY) ja Teknologföreningenin (TF) yhteishanke opiskelijoiden yhteisestä rakennuksesta Otaniemen kampuksen keskeiselle paikalle, metroaseman sisäänkäynnin viereen ja Harald Herlinin Oppimiskeskusta vastapäätä.
Polyteekkarimuseo
Ajankohtaista Julkaistu:

Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan uudistuneessa museossa pääsee vierailemaan syksyllä

Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan uudistuneessa museossa pääsee vierailemaan syksyllä
Otaniemen yö ohjelmalehtiset
Ajankohtaista, Rekrytointi Julkaistu:

Etsitään graafikkoa toteuttamaan Otaniemen yön graafinen ilme

Etsimme aaltolaista graafikkoa tai alan opiskelijaa toteuttamaan 10.10.2020 kolmatta kertaa järjestettävän poikkitaiteellisen Otaniemen yö -festivaalin visuaalisen ilmeen.
Otakaari 20
Ajankohtaista Julkaistu:

AYY:n vierasmajojen käyttö majoitukseen päättyy

Tällä hetkellä jäsenet voivat tehdä tilavarauksia osoitteessa tila.ayy.fi 9.8.2020 saakka. Toukokuussa yhdistykset pääsevät tekemään varauksia varauskaudelle 10.8.2020-10.1.2021. Kaikille jäsenille varauskalenteri avataan kesäkuun alussa.