Nyt on aika tehdä vuosittaiset yhdistysilmoitukset ja hakea AYY:n toiminta-avustuksia! Tärkeää tietoa väliaikaisesta lakimuutoksesta liittyen yhdistysten kokouksiin

On aika tehdä vuosittaiset yhdistysilmoitukset ja hakea AYY:n toiminta-avustuksia!

Kaikkien Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan piirissä toimivien yhdistysten on vuosittain tehtävä yhdistysilmoitus ja samaan aikaan ensimmäisen luettelon yhdistykset voivat hakea toiminta-avustusta. Hakuaika ja yhdistysilmoitusten jättäminen alkaa maanantaina 22.3. klo 12.00. ja päättyy keskiviikkona 30.6. klo 23.59. Aluksi kerrotaan yhdistysilmoituksen tekemisestä ja sitten toiminta-avustuksen hakemisesta. Lopussa vielä linkki yhdistysoppaaseen ja yhteystiedot kysymyksiä varten.

Toiminta-avustushakemukset ja yhdistysilmoitukset käsitellään mahdollisimman nopeasti hakuajan päätyttyä, mutta avustuksien maksaminen tapahtuu vasta syksyllä. Tiedotamme tarkemmasta aikataulusta ja hakemuksien käsittelyn etenemisestä. Haku- ja ilmoitusaika on tänä vuonna poikkeuksellisen pitkä, sillä yhdistyslakia koskeva väliaikaislaki 677/2020 on voimassa.

HUOM! Väliaikaislaki ei salli yhdistyksien poiketa vuosikokouksen ajankohdasta, jonka ovat omissa säännöissään määränneet. Kokouksien pitäminen etäyhteyksin on sallittua ja erittäin suositeltavaa ilman erillistä mainintaa yhdistyksen säännöissä.

MIKÄ YHDISTYSTYSILMOITUS?
AYY:n piirissä olevien yhdistysten on tehtävä vuosittain yhdistysilmoitus. Oleellista tässä on, että tarkistamme, täyttääkö yhdistys edelleen AYY:n yhdistysohjesäännöt asettamat vaatimukset. Tärkein liitteistä onkin siis voimassa olevat säännöt. Yhdistysohjesäännön mukaan yhdistys, joka ei toimita ilmoitusta kahtena peräkkäisenä vuonna, voidaan poistaa rekisteristä hallituksen päätöksellä.

Yhdistysilmoitus koostuu täytettävistä välilehdistä ja mukaan vaadituista liitteistä. Liitteiksi tarvitaan 

• voimassa olevat säännöt
• edellisen toimintavuoden toimintakertomus
• kuluvan toimintavuoden toimintasuunnitelma

MITEN TEEN YHDISTYSILMOITUKSEN?

1. Kerää vaadittavat liitteet valmiiksi (säännöt, toimintakertomus ja toimintasuunnitelma)
2. Kirjaudu sisään Tahlo-järjestelmään https://tahlo.ayy.fi/
    yhdistyksesi tunnuksilla. Mikäli tunnukset ovat hukassa, ne voi yleensä palauttaa hallituksenne sähköpostiosoitteeseen osoitteessa https://tahlo.ayy.fi/password_reset/
3. Täytä huolellisesti välilehdet Yleinen, Hallitus, Toimitilat ja Liitteet. Välitallenna jokainen välilehti erikseen. 
4. Mikäli et palauta kaikkia vaadittuja liitteitä, on yhdistysilmoitus puutteellinen. Voit pyytää lisäaikaa liitteiden palauttamiseen, mutta tähän tarvitaan perusteltu painava syy. Laita viestiä jarjestoasiat@ayy.fi, kerro perustelusi ja milloin liitteet ovat valmiit.
5. Hienoa, kaikki valmista! Olet nyt tehnyt vaaditun yhdistysilmoituksen.

MIKÄ TOIMINTA-AVUSTUS?

AYY:n toiminta-avustus on tarkoitettu yhdistyksen jatkuvan toiminnan tukemiseen. Toiminta-avustusta voivat hakea kaikki AYY:n yhdistysrekisterin ensimmäiseen luetteloon kuuluvat yhdistykset. 

Avustuksia haetaan vuosittain ja ne pisteytetään toiminta-avustusten pisteytysmallia käyttäen. Mikäli yhdistys tekee avustushakemuksen ohjeiden mukaan, on samalla tehty myös kaikilta vaadittava yhdistysilmoitus.

Toiminta-avustushakemus koostuu täytettävästä hakulomakkeesta ja mukaan vaadituista liitteistä. Liitteiksi tarvitaan 

• voimassa olevat säännöt 
• edellisen toimintavuoden tilinpäätös (koostuu tuloslaskelmasta ja taseesta)
• edellisen toimintavuoden toimintakertomus
• kuluvan toimintavuoden toimintasuunnitelma
• kuluvan toimintavuoden budjetti

Lisäksi mahdollisen avustuksen maksamisen perusteena on päivitetty yhdistysprofiili AYY:n nettisivuilla(lomakeprofiilin päivittämiseen).

MITEN HAEN TOIMINTA-AVUSTUSTA?

1. Kerää vaadittavat liitteet valmiiksi (säännöt, tilinpäätös, toimintakertomus, toimintasuunnitelma ja budjetti)
2. Kirjaudu sisään Tahlo-järjestelmään https://tahlo.ayy.fi/ yhdistyksesi tunnuksilla. Mikäli tunnukset on hukassa, ne voi yleensä palauttaa hallituksenne sähköpostiosoitteeseen osoitteessa https://tahlo.ayy.fi/password_reset/
3. Täytä huolellisesti välilehdet Yleinen, Hallitus, Hakemus, Toimitilat ja Liitteet. Välitallenna jokainen välilehti erikseen. Hakemusta voi tehdä pala kerrallaan. Mikäli olette erityisasemayhdistys, täyttäkää myös Erityisasema-välilehti (eivät vaikuta avustuksen hakemiseen, mutta täyttäminen on peruste avustuksen maksamiselle).
4. Toiminnan laajuuteen ja luonteeseen liittyviin kysymyksiin saa vastata perustuen yhdistyksenne toimintaan ennen poikkeusaikaa. Yhdistys voi siis hakea avustusta normaalisti, vaikka toiminta olisi ollut vähäisempää tai tauolla viimeisen vuoden ajan. Maksimipisteisiin pääsy ei vaadi viikoittaista toimintaa jokaisella osa-alueella.
5. Mikäli et palauta kaikkia vaadittuja liitteitä, rokottaa jokainen puuttuva liite avustussummaa. Sakot voi välttää sillä, että pyytää lisäaikaa liitteiden palauttamiseen, mutta tähän tarvitaan perusteltu painava syy. Laita viestiä jarjestoasiat@ayy.fi, kerro perustelusi ja milloin liitteet ovat valmiit.
6. Hienoa, kaikki valmista! Olet nyt hakenut avustusta sekä tehnyt vaaditun yhdistysilmoituksen.

Lisäksi mahdollisen avustuksen maksamisen perusteena on päivitetty yhdistysprofiili AYY:n nettisivuilla(lomakeprofiilin päivittämiseen).

VINKIT

Vinkkejä toiminnantarkastajille ja tilinpäätöstä tekeville

Monilla yhdistyksillä toimivuosi on vuoden vaihteessa päättynyt ja nyt on viimeistään aika aloittaa tilinpäätöksen tekeminen. Sen jälkeen toiminnantarkastajat pääsevät vauhtiin. Katso AYY:n yhdistysoppaasta ajankohtaiset vinkit sekä tilinpäätöstä että toiminnantarkastusta varten.

KENELTÄ LISÄTIETOA?

AYY:n järjestösektori (jarjestoasiat@ayy.fi) vastaa kaikkiin kysymyksiin toiminta-avustuksiin liittyen. Tavoitat järjestösektorin myös puhelimitse numerosta 0406772033 (arkisin).

Eikö vastausta kysymykseesi löytynyt yhdistysoppaasta? Tule tapaamaan järjestösektoria Zoomiin 6.4. klo 16:30-17:30!

Olethan yhteydessä välittömästi jos yhdistyksenne ei pysty täyttämään hakulomaketta tai ilmoitusta määräajan puitteissa.