Förhandsbokning av lokaler för våren 2023

AUS föreningar har rätt att boka bastu-, fest- och möteslokaler som hyrs ut på förhand. Ämnesföreningar och andra föreningar har sin egen bokningstidtabell. På den här sidan hittar du tidtabeller och praktiska anvisningar gällande bokningsrunda för våren 2023.
Smökki

Förhandsbokning av lokaler i ett nötskal

Förhandsbokning av hyreslokaler eller lokalhamstring som bekant, är en förmån för föreningar som verkar inom AUS. Bokningarna görs i AUS eget bokningssystem TILA. TILA finns på adressen https://tila.ayy.fi/ och användarna loggar in med Aalto-universitetets användarnamn. Bekanta dig med hyreslokalerna härTa övriga aktörer i beaktande när du gör bokningar. Boka lokaler endast för verkliga behov.

I första bokningsrundan kan lokaler bokas av ämnesföreningar och i andra rundan av andra föreningar. I och med uppdateringen av föreningsreglementet delas föreningarna inte längre upp i särställda föreningar eller list 1 och 2 föreningar.

Under den här bokningsrundan kan lokalerna bokas för tiden 9.1.2023 - 6.8.2023

Ifyllningstiden för lokalbokningar i systemet är följande:

  1. Ämnesföreningar
    Tiden börjar på mån 21.11.2022 kl. 12 och går ut på ons 30.11.2022 kl. 12.
    Lokalhamstringstillfällen ordnas på ons 30.11. kl. 16.30 på Otsvängen 1, M232, M1 (Kandidatcentret). Förbered dig på att förhandla eventuella överlappningar i lokalhamstringstillfällen. Om föreningens representant inte är på plats i lokalhamstringstillfällen, kommer bokningen att tas bort från kalendern. Observera undantagsanvisnigarna för hobbylokaler (nedan).*
  2. Anra föreningar
    Tiden börjar på ons 7.12. kl. 12 och går ut på tors 15.12. kl. 12. Lokalhamstringstillfällen ordnas på tors 15.12. från och med kl. 16.30 på Otsvängen 1, M232 M1. Förbered dig på att förhandla eventuella överlappningar i lokalhamstringstillfällen. Om föreningens representant inte är på plats i lokalhamstringstillfällen, kommer bokningen att tas bort från kalendern. OBS! Detta berör även ämnesföreningar som har bokat hobbylokaler.
  3. Medlemmar
    När förhandsbokningsrundan avslutats öppnas bokningskalendern kring den 19.12. för alla andra bokare.

 

*OBS! Tre hobbylokaler (AllaktivitetslokalenTatamisalenFöreningslokalen) kan bokas först under bokningsrundan som börjar på ons 7.12.2022. kl. 12 och gällande de här lokalerna bör föreningarna vara redo att utreda överlappande bokningar på ons 15.12. kl. 16.30 i lokalhamstringstillfällen. Det här gäller alla ämnesföreningar och andra föreningar. Målet är att garantera jämlikare möjligheter för alla föreningar att boka mest efterfrågade gratislokalerna.

 

Bokningstidtabeller för föreningarna

Förenings- eller bokarklass Inmatning av bokningar i TILA-systemet Bokningsbekräftelse / Hamstringstillfällen OBS!
Ämnesföreningar

mån 21.11. kl. 12 -
ons 30.11. kl. 12

samt

ons 7.12. kl. 12 - tors 15.12. kl. 12 (hobbylokaler)*

ons 30.11. kl. 16.30

samt
 
tors 15.12. kl. 16.30 (hobbylokaler)*

*Hobbylokalerna Allaktivitetslokalen, Tatamisalen och Föreningslokalen som är gratis kan bokas på den andra rundan.
Övriga föreningar ons 7.12. kl. 12 - tors 15.12. kl. 12 tors 15.12. kl. 16.30 Alla ovanstående hobbylokaler gäller även ämnesföreningar.
AUS medlemmar

mon 19.12.

Enligt bokningarnas mottagningstid På TILA-systemets framsida meddelas när bokningskalendern öppnar.

Bokningsrätt

Orkestrar

Föreningar som verkar inom AUS, Polyteknikkojen orkesteri ry och orkestern Retuperän WBK ry tränar vid Servin mökki (Smökki) måndagar och tisdagar, och får delta i den första bokningsrundan tillsammans med ämnesföreningar enl. styrelsens beslut.

I tidigare lokalhamstringstillfällen har föreningarna fått riktilinjen att undvika måndag- och tisdagskvällsbruk i Smökki, om möjligt. Det har lett till att orkestrar har fått för få repetitioner i tidigare omgångar för att fortsätta sin verksamhet på en stabil grund. För att försäkra orkesterns verksamhet har AUS:s styrelse beslutat att dessa orkestrar ska få delta i den första rundan av förhandsbokning av lokalerna enligt överenskommelse.

Ämnesföreningar

Ämnesföreningarnas årsfest- och sillisbokningar prioriteras. Bokningar som ämnesföreningarna gjort under sin bokningsrunda bekräftas efter att ifrågavarande ifyllningstid gått ut. Eventuella överlappande bokningar utreds efter att den första bokningsrundan avslutats. Ämnesföreningar behöver inte komma och försvara sina bokningar senare. Ett undantag är hobbylokalerna (allaktivitetslokalen, tatamisalen och föreningslokalen), vilka föreningarna först kan boka  på andra bokningsrundan. Överlappande bokningar för de här lokalerna utreds för alla föreningars del först efter att den andra bokningsrundan upphört.

Överlappande bokningar

Överlappande bokningar kan endast göras under tiderna som reserverats för att fylla i lokalbokningar. AUS interna bokningar i princip är permanenta. När ifyllningstiden upphört utreds överlappande bokningar i lokalhamstringstillfällen enligt bokningsrundans tidtabell. Om lokalsektorn konstaterar att någon aktör bokat förhållandevis många turer och således försvagar andra föreningars möjligheter att dra nytta av AUS lokaler förbehåller AUS rätten att be om tilläggsutredningar eller annullera redan bekräftade bokningar.

Bokningsanvisningar: 

  • I lokalhamstringarna bokas lokalerna i föreningars namn. Aktiveringsnyckeln har skickats till den e-postadress som föreningen meddelat (i allmänhet föreningsstyrelsens listadress), så de personer som i år ansvarat för föreningarnas lokalbokningar kan vid behov dela ut representationsrättigheter genom TILA till exempel till föreningarnas nya styrelsemedlemmar.
  • Bokar du plats för ett gemensamt arrangemang av flera föreningar, se till att endast en förening reserverar platsen. Skriv de andra arrangörerna i tilläggsinformationen. Detta påskyndar bokningsprocessen, samtidigt som man undviker onödig genomgång i hamstringstillfällen. När kalendern inte rapporterar några överlappningar kan det gemensamma evenemanget accepteras direkt.
  • Evenemangets namn ska matas in i bokningen. Om namnet saknas kan evenemanget vid behov raderas om lokalen behövs samma dag i ett senare skede av hamstringen.
  • Boka lokaler endast enligt verkligt behov. Lokalerna används av flera andra föreningar med stort behov av lokaler. Smökki och Strandbastun är särskilt frågad efter.
  • Vänligen notera hyreslokalernas användningstider och kontakta servicebyron ifall du ändrar planerad evenemangstidtabell.
  • Undvik om möjligt att boka Smökki följande tider: PO övar i Smökki varje måndagskväll och RWBK varje tisdagskväll. Undvik alltså stora sitsar på måndagar och tisdagar.
  • Vid långa bokningsperioder eller flera samtidiga bokningar ska en representant för den grupp som bokat vara beredd på att motivera bokningarna  per epost. Vi tar kontakt med ifrågavarande bokare när bokningsrundan upphört.
  • Priserna finns här och användningsregler här (bl.a. tidsbegränsningar, ansvarspersonernas åldersgränser, städ- och lokalgranskningsanvisningar).
  • Vill du ha ett meddelande om din godkända och kommande bokning? Ändra på meddelandeinställningarna i TILA-systemet gällande dina bokningar genom meddelandekontrollen i din egen information.

  • Kom ihåg att annullera din bokning i tid om du inte behöver lokalen.

  • Om din evenemang kräver extraordinära arrangemang, vänligen kontakta AUS medlemservice i förväg för att ta reda på om arrangemanget i fråga är möjligt på lokalen du har bokat.

Om du inte fått någon bekräftelsekod för användargruppen du representerar eller om du har andra frågor om hamstringen kan du kontakta AUS servicebyrå [email protected] 

Hyr lokal eller skåpbil

AUS hyr ut bastu-, sits-, fest- och möteslokaler samt en skåpbil till sina medlemmar till förmånliga priser. På de här sidorna kan du läsa mer om lokalerna och hyresvillkoren.

Läs mer om lokalerna
Kuvapankki_Paku_1
  • Publicerat:
  • Uppdaterad:
Dela
URL kopierat

Read more news

Rantasauna and hot tub covered in snow in winter sun.
Ajankohtaista Publicerat:

Bastubadsmöjlighet i Strandbastun från och med 16.1.2023

Strandbastun kan bokas för bastubad från och med 16.1.2023 i enlighet med delegationens önskan. Bastuns hyrespriser har höjts på grund av stigande kostnader. Tidigare gjorda bokningar kan annulleras utan avgift.
Kuvassa ihmiset pitävät äänestyslappuja
Ajankohtaista Publicerat:

Sök till AUS riksdagsvalsarbetsgrupp!

Riksdagsvalet närmar sig, är du redo? I april nästa år röstas om studenternas framtidsriktning för de fyra följande åren. Skulle du vara intresserad av att få vara med och ordna jippon nästa vår där vi utmanar kommande beslutsfattare, gör valet närmare studenterna och gör Aaltostudenternas röst hörd?
A huge snowy tree in the cold winter snow.
Ajankohtaista, Pressmeddelande Publicerat:

AUS avvärjer energikrisen - bastur stängs för vinterperioden

Aalto-universitetets studentkårs invånarbasturer och evenemangslokalernas bastur stängs 1.1.-31.3.2023 på grund av energisparorsaker. AUS sparar energi också genom att tillexempel sänka temperaturen i trappuppgångar och förråd.
Person walking in the snow in Otaniemi.
Ajankohtaista Publicerat:

AUS som fastighetsägare i nationella energispartalkot

AYY sparar energi genom att följa energi- och vattenförbrukningen i sina bostadsfastigheter, samt genom att minska invånarbastuturer. Privata bastuturer är ur bruk 1.1.-31.3.2023 men invånarna kan bada bastu under länkbastuturerna.