Förhandsbokning av lokaler för hösten 2025

Förhandsbokning av lokaler i ett nötskal

Förhandsbokning av hyreslokaler eller lokalhamstring som bekant, är en förmån för föreningar som verkar inom AUS. Bokningarna görs i AUS eget bokningssystem TILA. TILA finns på adressen https://tila.ayy.fi/ och användarna loggar in med Aalto-universitetets användarnamn. Bekanta dig med hyreslokalerna här.

I första bokningsrundan kan lokaler bokas av ämnesföreningar och i andra rundan av andra föreningar.

Under den här bokningsrundan kan lokalerna bokas för tiden 4.8.2025 - 4.1.2026

Ifyllningstiden för lokalbokningar i systemet är följande:

1. Ämnesföreningar
   Tiden börjar på måndagen den 31.3 kl. 12 och går ut på ons 9.4 kl. 12.
   Lokalhamstringstillfällen ordnas på torsdagen den 10.4 kl. 16.30 på Otsvängen 1, M1 (M232 Kandidatcentret).Förbered dig på att förhandla eventuella överlappningar i lokalhamstringstillfällen. Om föreningens representant inte är på plats i lokalhamstringstillfällen, kommer bokningen att tas bort från kalendern. Observera undantagsanvisnigarna för hobbylokaler (nedan).*
2. Anra föreningar
   Tiden börjar på måndagen den 14.4 kl. 12 och går ut på onsdagen 23.4 kl. 12. Lokalhamstringstillfällen ordnas på torsdagen den 24.2. från och med kl. 16.30 på Otsvängen 1, M1 (M232 Kandidatcentret). Förbered dig på att förhandla eventuella överlappningar i lokalhamstringstillfällen. Om föreningens representant inte är på plats i lokalhamstringstillfällen, kommer bokningen att tas bort från kalendern. OBS! Detta berör även ämnesföreningar som har bokat hobbylokaler.
3. Medlemmar
   När förhandsbokningsrundan avslutats öppnas bokningskalendern på tisdagen 29.4 kl. 12 för alla andra bokare.

*OBS! Tre hobbylokaler (Allaktivitetslokalen, Tatamisalen, Föreningslokalen) kan bokas först under bokningsrundan som börjar på mån. 14.4 kl. 12 och gällande de här lokalerna bör föreningarna vara redo att utreda överlappande bokningar på tors 24.4 kl. 16.30 i lokalhamstringstillfällen. Det här gäller alla ämnesföreningar och andra föreningar. Målet är att garantera jämlikare möjligheter för alla föreningar att boka mest efterfrågade gratislokalerna.

Bokningsanvisningar: 

• Lokalerna bokas i föreningars namn. Aktiveringsnyckeln har skickats till den e-postadress som föreningen meddelat (i allmänhet föreningsstyrelsens listadress), så de personer som i år ansvarat för föreningarnas lokalbokningar kan vid behov dela ut representationsrättigheter genom TILA till exempel till föreningarnas nya styrelsemedlemmar.
• Föreningar inom AUS väljer faktura som betalsätt. Fakturorna för lokalhyrorna skickas ungefär en gång i månaden.
• Endast en förening reserverar platsen om ni bokar lokal för ett gemensamt arrangemang av flera föreningar. Skriv de andra arrangörerna i tilläggsinformationen. Detta påskyndar bokningsprocessen, samtidigt som man undviker onödig genomgång i hamstringstillfällen. När kalendern inte rapporterar några överlappningar kan det gemensamma evenemanget accepteras direkt.

• Vänligen lägg inte till reservdagar i kalendern. Om du förlorar din önskade lokal,  kan ditt evenemang flyttas till ett annat datum i samma eller annan lokal. 

• Evenemangets namn ska matas in i bokningen. Om namnet saknas kan evenemanget vid behov raderas om lokalen behövs samma dag i ett senare skede av hamstringen.
• Boka lokaler endast enligt verkligt behov. Lokalerna används av flera andra föreningar med stort behov av lokaler. Smökki och Strandbastun är särskilt frågad efter.
• Notera hyreslokalernas användningstider och kontakta servicebyron ifall du ändrar planerad evenemangstidtabell.
• Undvik om möjligt att boka Smökki på måndagar och tisdagar: PO övar i Smökki varje måndagskväll och RWBK varje tisdagskväll. Undvik alltså stora sitsar på måndagar och tisdagar.
• Bekanta dig med priserna och användningsreglerna(bl.a. tidsbegränsningar, ansvarspersonernas åldersgränser, städ- och lokalgranskningsanvisningar).
• Lokalbokningen kan annulleras avgiftsfritt 14 hela dygn före evenemanget genom att ta bort bokningen själv i Tila. Om det är mindre än 14 dygn till evenemanget kan bokningen inte annulleras själv i Tila utan bokaren bör ta kontakt med medlemsservicen. Bokningar som avbokas senare än 14 dygn faktureras alltid till fullt belopp
• Kom ihåg att annullera din bokning i tid om du inte behöver lokalen.
• Vid långa bokningsperioder eller flera samtidiga bokningar ska en representant för den grupp som bokat vara beredd på att motivera bokningarna. Vi tar kontakt med ifrågavarande bokare när bokningsrundan upphört.
• Om din evenemang kräver extraordinära arrangemang, vänligen kontakta AUS medlemservice i förväg för att ta reda på om arrangemanget i fråga är möjligt på lokalen du har bokat.

Om du inte fått någon bekräftelsekod för användargruppen du representerar eller om du har andra frågor om hamstringen kan du kontakta AUS medlemstjänster: ayy@ayy.fi