Förhandsbokning av lokaler för hösten 2024
Förhandsbokning av lokaler i ett nötskal
Förhandsbokning av hyreslokaler eller lokalhamstring som bekant, är en förmån för föreningar som verkar inom AUS. Bokningarna görs i AUS eget bokningssystem TILA. TILA finns på adressen https://tila.ayy.fi/ och användarna loggar in med Aalto-universitetets användarnamn. Bekanta dig med hyreslokalerna här.
I första bokningsrundan kan lokaler bokas av ämnesföreningar och i andra rundan av andra föreningar.
Under den här bokningsrundan kan lokalerna bokas för tiden 5.8.2024 - 5.1.2025
Ifyllningstiden för lokalbokningar i systemet är följande:
- Ämnesföreningar
Tiden börjar på mån. den 8.4 kl. 12 och går ut på ons. 17.4 kl. 12.
Lokalhamstringstillfällen ordnas på tors. den 18.4 kl. 16.30 på Otsvängen 1, M232, M1 (Kandidatcentret). Förbered dig på att förhandla eventuella överlappningar i lokalhamstringstillfällen. Om föreningens representant inte är på plats i lokalhamstringstillfällen, kommer bokningen att tas bort från kalendern. Observera undantagsanvisnigarna för hobbylokaler (nedan).* - Anra föreningar
Tiden börjar på ons. den 24.4 kl. 12 och går ut på fre. 3.5 kl. 12. Lokalhamstringstillfällen ordnas på tis. den 7.5. från och med kl. 16.30 på Otsvängen 1, M232 M1. Förbered dig på att förhandla eventuella överlappningar i lokalhamstringstillfällen. Om föreningens representant inte är på plats i lokalhamstringstillfällen, kommer bokningen att tas bort från kalendern. OBS! Detta berör även ämnesföreningar som har bokat hobbylokaler. - Medlemmar
När förhandsbokningsrundan avslutats öppnas bokningskalendern kring den tis. 14 maj kl. 12 för alla andra bokare.
*OBS! Tre hobbylokaler (Allaktivitetslokalen, Tatamisalen, Föreningslokalen) kan bokas först under bokningsrundan som börjar på ons 24.4 kl. 12 och gällande de här lokalerna bör föreningarna vara redo att utreda överlappande bokningar på tis. 7.5 kl. 16.30 i lokalhamstringstillfällen. Det här gäller alla ämnesföreningar och andra föreningar. Målet är att garantera jämlikare möjligheter för alla föreningar att boka mest efterfrågade gratislokalerna.
Bokningsrätt
Föreningar som verkar inom AUS, Polyteknikkojen orkesteri ry och orkestern Retuperän WBK ry tränar vid Servin mökki (Smökki) måndagar och tisdagar, och får delta i den första bokningsrundan tillsammans med ämnesföreningar enl. styrelsens beslut.
I tidigare lokalhamstringstillfällen har föreningarna fått riktilinjen att undvika måndag- och tisdagskvällsbruk i Smökki, om möjligt. Det har lett till att orkestrar har fått för få repetitioner i tidigare omgångar för att fortsätta sin verksamhet på en stabil grund. För att försäkra orkesterns verksamhet har AUS:s styrelse beslutat att dessa orkestrar ska få delta i den första rundan av förhandsbokning av lokalerna enligt överenskommelse.
Ämnesföreningarnas årsfest- och sillisbokningar prioriteras. Bokningar som ämnesföreningarna gjort under sin bokningsrunda bekräftas efter att ifrågavarande ifyllningstid gått ut. Eventuella överlappande bokningar utreds efter att den första bokningsrundan avslutats. Ämnesföreningar behöver inte komma och försvara sina bokningar senare. Ett undantag är hobbylokalerna (allaktivitetslokalen, tatamisalen och föreningslokalen), vilka föreningarna först kan boka på andra bokningsrundan. Överlappande bokningar för de här lokalerna utreds för alla föreningars del först efter att den andra bokningsrundan upphört.
Överlappande bokningar kan endast göras under tiderna som reserverats för att fylla i lokalbokningar. AUS interna bokningar i princip är permanenta. När ifyllningstiden upphört utreds överlappande bokningar i lokalhamstringstillfällen enligt bokningsrundans tidtabell. Om lokalsektorn konstaterar att någon aktör bokat förhållandevis många turer och således försvagar andra föreningars möjligheter att dra nytta av AUS lokaler förbehåller AUS rätten att be om tilläggsutredningar eller annullera redan bekräftade bokningar.
Bokningsanvisningar:
- Lokalerna bokas i föreningars namn. Aktiveringsnyckeln har skickats till den e-postadress som föreningen meddelat (i allmänhet föreningsstyrelsens listadress), så de personer som i år ansvarat för föreningarnas lokalbokningar kan vid behov dela ut representationsrättigheter genom TILA till exempel till föreningarnas nya styrelsemedlemmar.
- Föreningar inom AUS väljer faktura som betalsätt. Fakturorna för lokalhyrorna skickas ungefär en gång i månaden.
- Endast en förening reserverar platsen om ni bokar lokal för ett gemensamt arrangemang av flera föreningar. Skriv de andra arrangörerna i tilläggsinformationen. Detta påskyndar bokningsprocessen, samtidigt som man undviker onödig genomgång i hamstringstillfällen. När kalendern inte rapporterar några överlappningar kan det gemensamma evenemanget accepteras direkt.
- Evenemangets namn ska matas in i bokningen. Om namnet saknas kan evenemanget vid behov raderas om lokalen behövs samma dag i ett senare skede av hamstringen.
- Boka lokaler endast enligt verkligt behov. Lokalerna används av flera andra föreningar med stort behov av lokaler. Smökki och Strandbastun är särskilt frågad efter.
- Notera hyreslokalernas användningstider och kontakta servicebyron ifall du ändrar planerad evenemangstidtabell.
- Undvik om möjligt att boka Smökki på måndagar och tisdagar: PO övar i Smökki varje måndagskväll och RWBK varje tisdagskväll. Undvik alltså stora sitsar på måndagar och tisdagar.
- Bekanta dig med priserna och användningsreglerna(bl.a. tidsbegränsningar, ansvarspersonernas åldersgränser, städ- och lokalgranskningsanvisningar).
- Lokalbokningen kan annulleras avgiftsfritt 14 hela dygn före evenemanget genom att ta bort bokningen själv i Tila. Om det är mindre än 14 dygn till evenemanget kan bokningen inte annulleras själv i Tila utan bokaren bör ta kontakt med medlemsservicen. Bokningar som avbokas senare än 14 dygn faktureras alltid till fullt belopp
- Kom ihåg att annullera din bokning i tid om du inte behöver lokalen.
- Vid långa bokningsperioder eller flera samtidiga bokningar ska en representant för den grupp som bokat vara beredd på att motivera bokningarna. Vi tar kontakt med ifrågavarande bokare när bokningsrundan upphört.
- Om din evenemang kräver extraordinära arrangemang, vänligen kontakta AUS medlemservice i förväg för att ta reda på om arrangemanget i fråga är möjligt på lokalen du har bokat.
Om du inte fått någon bekräftelsekod för användargruppen du representerar eller om du har andra frågor om hamstringen kan du kontakta AUS servicebyrå ayy@ayy.fi.
Hyr lokal eller skåpbil
AUS hyr ut bastu-, sits-, fest- och möteslokaler samt en skåpbil till sina medlemmar till förmånliga priser. På de här sidorna kan du läsa mer om lokalerna och hyresvillkoren.
Read more news
Hur kan man få studiestöd på sommaren?
Ingen panik om det inte gick som du ville i sommarjobbsansökningen eller försörjningen bekymrar dig av andra orsaker! Du kan få sommarstudiestöd och bostadstillägg om du avlägger studier under sommaren.
Vinnarverken för konttävlingen för Otsvängen 15 har valts
AYY ordnade en konsttävling för studerande, och de utvalda verken installeras som permanenta konstverk i allrummen i det nya studentbostadshuset på Otsvängen 15.
Medlemsomröstningens resultat är klart
Aalto-universitetets studentkår (AUS) ordnade sin historias första medlemsomröstning i slutet på april. Största delen av de som röstade önskade att internetanslutningen som ingår i hyran bibehålls som nu och anser att AUS ägda internettjänstleverantör Trinet är viktigt.