Förhandsbokning av lokaler för hösten 2024

AUS föreningar har rätt att boka bastu-, fest- och möteslokaler som hyrs ut på förhand. Ämnesföreningar och andra föreningar har sin egen bokningstidtabell. På den här sidan hittar du tidtabeller och praktiska anvisningar gällande bokningsrunda för hösten 2024.
Summer party

Förhandsbokning av lokaler i ett nötskal

Förhandsbokning av hyreslokaler eller lokalhamstring som bekant, är en förmån för föreningar som verkar inom AUS. Bokningarna görs i AUS eget bokningssystem TILA. TILA finns på adressen https://tila.ayy.fi/ och användarna loggar in med Aalto-universitetets användarnamn. Bekanta dig med hyreslokalerna här.

I första bokningsrundan kan lokaler bokas av ämnesföreningar och i andra rundan av andra föreningar.

Under den här bokningsrundan kan lokalerna bokas för tiden 5.8.2024 - 5.1.2025

Ifyllningstiden för lokalbokningar i systemet är följande:

  1. Ämnesföreningar
    Tiden börjar på mån. den 8.4 kl. 12 och går ut på ons. 17.4 kl. 12.
    Lokalhamstringstillfällen ordnas på tors. den 18.4 kl. 16.30 på Otsvängen 1, M232, M1 (Kandidatcentret)Förbered dig på att förhandla eventuella överlappningar i lokalhamstringstillfällen. Om föreningens representant inte är på plats i lokalhamstringstillfällen, kommer bokningen att tas bort från kalendern. Observera undantagsanvisnigarna för hobbylokaler (nedan).*
  2. Anra föreningar
    Tiden börjar på ons. den 24.4 kl. 12 och går ut på fre. 3.5 kl. 12. Lokalhamstringstillfällen ordnas på tis. den 7.5. från och med kl. 16.30 på Otsvängen 1, M232 M1. Förbered dig på att förhandla eventuella överlappningar i lokalhamstringstillfällen. Om föreningens representant inte är på plats i lokalhamstringstillfällen, kommer bokningen att tas bort från kalendern. OBS! Detta berör även ämnesföreningar som har bokat hobbylokaler.
  3. Medlemmar
    När förhandsbokningsrundan avslutats öppnas bokningskalendern kring den tis. 14 maj kl. 12 för alla andra bokare.

*OBS! Tre hobbylokaler (AllaktivitetslokalenTatamisalenFöreningslokalen) kan bokas först under bokningsrundan som börjar på ons 24.4 kl. 12 och gällande de här lokalerna bör föreningarna vara redo att utreda överlappande bokningar på tis. 7.5 kl. 16.30 i lokalhamstringstillfällen. Det här gäller alla ämnesföreningar och andra föreningar. Målet är att garantera jämlikare möjligheter för alla föreningar att boka mest efterfrågade gratislokalerna.

Bokningsrätt

Bokningsanvisningar: 

  • Lokalerna bokas i föreningars namn. Aktiveringsnyckeln har skickats till den e-postadress som föreningen meddelat (i allmänhet föreningsstyrelsens listadress), så de personer som i år ansvarat för föreningarnas lokalbokningar kan vid behov dela ut representationsrättigheter genom TILA till exempel till föreningarnas nya styrelsemedlemmar.
  • Föreningar inom AUS väljer faktura som betalsätt. Fakturorna för lokalhyrorna skickas ungefär en gång i månaden. 
  • Endast en förening reserverar platsen om ni bokar lokal för ett gemensamt arrangemang av flera föreningar. Skriv de andra arrangörerna i tilläggsinformationen. Detta påskyndar bokningsprocessen, samtidigt som man undviker onödig genomgång i hamstringstillfällen. När kalendern inte rapporterar några överlappningar kan det gemensamma evenemanget accepteras direkt.
  • Evenemangets namn ska matas in i bokningen. Om namnet saknas kan evenemanget vid behov raderas om lokalen behövs samma dag i ett senare skede av hamstringen.
  • Boka lokaler endast enligt verkligt behov. Lokalerna används av flera andra föreningar med stort behov av lokaler. Smökki och Strandbastun är särskilt frågad efter.
  • Notera hyreslokalernas användningstider och kontakta servicebyron ifall du ändrar planerad evenemangstidtabell.
  • Undvik om möjligt att boka Smökki på måndagar och tisdagar: PO övar i Smökki varje måndagskväll och RWBK varje tisdagskväll. Undvik alltså stora sitsar på måndagar och tisdagar.
  • Bekanta dig med priserna och användningsreglerna(bl.a. tidsbegränsningar, ansvarspersonernas åldersgränser, städ- och lokalgranskningsanvisningar).
  • Lokalbokningen kan annulleras avgiftsfritt 14 hela dygn före evenemanget genom att ta bort bokningen själv i Tila. Om det är mindre än 14 dygn till evenemanget kan bokningen inte annulleras själv i Tila utan bokaren bör ta kontakt med medlemsservicen. Bokningar som avbokas senare än 14 dygn faktureras alltid till fullt belopp
  • Kom ihåg att annullera din bokning i tid om du inte behöver lokalen.
  • Vid långa bokningsperioder eller flera samtidiga bokningar ska en representant för den grupp som bokat vara beredd på att motivera bokningarna. Vi tar kontakt med ifrågavarande bokare när bokningsrundan upphört.
  • Om din evenemang kräver extraordinära arrangemang, vänligen kontakta AUS medlemservice i förväg för att ta reda på om arrangemanget i fråga är möjligt på lokalen du har bokat.

Om du inte fått någon bekräftelsekod för användargruppen du representerar eller om du har andra frågor om hamstringen kan du kontakta AUS servicebyrå [email protected]

Hyr lokal eller skåpbil

AUS hyr ut bastu-, sits-, fest- och möteslokaler samt en skåpbil till sina medlemmar till förmånliga priser. På de här sidorna kan du läsa mer om lokalerna och hyresvillkoren.

Läs mer om lokalerna
Kuvapankki_Paku_1
  • Publicerat:
  • Uppdaterad:
Dela
URL kopierat

Read more news

a girl waving hand
Ajankohtaista Publicerat:

Ansökningsutlysning: Bli modell för AUS bildbanksfotografering

Aalto-universitetets studentkår uppdaterar sina bildbanksbilder och söker entusiastiska studenter som vi kan fotografera. Fotograferingarna ordnas tre gånger under år 2024 och vi önskar studenter från olika branscher. Vi söker sammanlagt 15 studenter.
Wilma Branders, ei hymyile
Ajankohtaista, Blog Publicerat:

Mentalhälsoveckan firas i skuggan av studerandenas mentalvårdskris

Den här veckan firas återigen studerandenas mentalhälsovecka vars syfte är att lyfta fram den alarmerande situationen för mental hälsa samt bygga en mentalhälsovänligare studerandekultur i högskolegemenskaperna.
Facelift_1
Ajankohtaista Publicerat:

Otsvängen 18 B & C-trappornas trivselrenoveringar är färdiga

Otsvängen 18 B- och C-trappornas facelift dvs. trivselrenoveringar har blivit färdiga. Projektet framskred inom utsatt tidtabell och mycket lyckat ur fastighetsägarens synvinkel. Trivselrenoveringarna gjordes under tiden 11/2023 - 3/2024.
Hymyileviä nuoria
Ajankohtaista, Pressmeddelande Publicerat:

Sök till FSF:s kommittéer

Aalto-universitetets studentkårsmedlemmar har nu möjlighet att söka till Finlands studentkårers förbunds FSF:s delegation för utvecklingssamarbete (KENKKU) och klimatnätverket. I kommittéerna får du lära dig och göra nationellt påverkansarbete om utvecklingssamarbete och klimatpolitik.