Tapahtumatilojen ennakkovarauskierrokset keväälle 2027

Tilojen ennakkovaraus pähkinänkuoressa

Vuokrattavien tilojen ennakkovaraukset, eli tuttavallisemmin tilakähmyt, ovat yksi etu AYY:n piirissä toimiville yhdistyksille. Varaukset tehdään AYY:n omaa varausjärjestelmää, TILAa käyttäen. TILA löytyy osoitteesta tila.ayy.fi ja käyttäjät kirjautuvat sinne omilla Aalto-tunnuksillaan. Tutustu vuokrattaviin tiloihin ennakkoon.

Ensimmäisellä kierroksella tiloja voivat varata ainejärjestöt, ja toisella kierroksella muut yhdistykset.

Huom! OK20 yläkerran remonttiaikataulu on tarkentunut. Tila on poissa käytöstä 3.5.–15.8.27.

Varauskierroksilla varataan tiloja aikavälille ma 4.1.2027–su 1.8.2027.

Tilavarausten täyttöajat Tila-järjestelmässä:

1. Ainejärjestöt
   Täyttöaika alkaa ma 16.11.26 klo 12 ja päättyy ke 25.11.26 klo 12.

   Kähmytilaisuus järjestetään to 26.11. klo 16.30 Kandidaattikeskuksen salissa M1.

   Varauduthan neuvottelemaan mahdollisista päällekkäisyyksistä kähmytilaisuudessa. Mikäli yhdistyksen edustaja ei ole paikalla kähmytilaisuudessa puolustamassa päällekkäisvaraustaan, varaus poistetaan kalenterista. Monitoimitilaa, Tatamisalia ja Yhdistystilaa voi varata vasta 2. kierroksella muiden yhdistysten kanssa maanantaista  30.11. alkaen.*

2. Yhdistykset
   Täyttöaika alkaa ma 30.11. klo 12 ja päättyy ke 9.12. klo 12. 

   Kähmytilaisuus järjestetään ke 10.12. kello 16.30 Kandidaattikeskuksen salissa M1.

   Varauduthan neuvottelemaan mahdollisista päällekkäisyyksistä kähmytilaisuudessa. Mikäli yhdistyksen edustaja ei ole paikalla kähmytilaisuudessa puolustamassa päällekkäisvaraustaan, varaus poistetaan kalenterista. HUOM! Kierroksen aikataulut koskevat myös ainejärjestöjä harrastustilojen osalta.

3. Jäsenet
   Ennakkovarauskierrosten päätyttyä varauskalenteri avataan jäsenille tiistaina 15.12. klo 12.
    

*Sekä ainejärjestöt että muut yhdistykset voivat varata kolmea harrastustilaa (Monitoimitila, Tatamisali, Yhdistystila) vasta ma 30.11. klo 12 alkavalla varauskierroksella. Näiden tilojen osalta kaikkien ennakkovarauksia tehneiden yhdistysten ja ainejärjestöjen tulee olla valmiita selvittelemään päällekkäiset varaukset to 10.12. kello 16.30 järjestettävässä kähmytilaisuudessa. Tavoitteena on taata kaikille yhdistyksille tasapuolisemmat mahdollisuudet näiden erittäin kysyttyjen maksuttomien tilojen varaamiseen.

Ohjeet ennakkovarausten tekemiseen: 

• Varaa tila ryhmäsi nimissä. Ryhmän Tilaan kirjatuilla edustajilla on oikeus tehdä varauksia ryhmän nimissä. Edustajat voivat lähettää Tilassa ryhmän profiilisivulta kutsuja uusille aktiiveille edustamaan ryhmää. Poistattehan myös oikeudet vanhoilta aktiiveilta.

• Valitse maksutavaksi lasku. Yhdistysten on valittava varausta tehdessään maksukohdassa "Pyydä laskua". Jos valitset maksutavaksi "Maksa valitut" ja jätät varauksen maksamatta, varaus katoaa Tila-järjestelmästä 20 minuutin kuluttua. Laskut tilavarauksista lähetetään yhdistyksille kootusti kerran kuussa.

• Vain yksi yhdistys varaa tilan, jos varaat tilan useamman yhdistyksen yhteistä tapahtumaa varten. Kirjoita muut järjestäjät tapahtuman lisätietoihin. Tämä nopeuttaa varausten läpikäyntiä, ja samalla vältetään turhien päällekkäisyyksien läpikäynti kähmytilaisuudessa. Kun kalenteri ei ilmoita päällekkäisyyksistä, yhteistapahtuma voidaan hyväksyä suoraan.
• Syötä tapahtuman nimi varaukseen. Jos nimeä ei ole, tapahtuma voidaan poistaa, mikäli varatulle tilalle tulee päällekkäisvarauksia myöhemmissä kähmyjen vaiheissa.
• Varaa tiloja ainoastaan tarpeeseen - älä varmuuden vuoksi! Erityisesti Smökillä ja Rantasaunalla on paljon kysyntää.
• Älä laita tapahtuman varapäiviä kalenteriin. Jos menetätte tilan kilpailevalle varaukselle, voidaan kähmytilaisuudessa tapahtumanne siirtää haluamallenne vapaana olevalle päivämäärälle samaan tai eri tilaan.
• Huomioi tilojen käyttöajat.
• Vältä Smökin varaamista maanantaisin ja tiistaisin, jos mahdollista: PO:lla on treenit Smökissä joka maanantai-ilta ja RWBK:lla joka tiistai.
• Tutustu hinnastoon ja käyttösääntöihin (mm. aikarajoitukset, vastuuhenkilön ikärajat, siivousohjeistus ja tilatarkastuslistat).
• Peruutus on maksutonta 14 vrk ennen tapahtumaa. Tämän jälkeen peruutetut tai käyttämättä jätetyt varaukset laskutetaan täydellä hinnalla.
• Peru varaus hyvissä ajoin, jos suunniteltu tapahtuma peruuntuu. Näin tila saadaan vapautettua varattavaksi muille.
• Pitkät varausjaksot: Jos varaat tilan pitkälle ajalle tai teet useita samanaikaisia varauksia, varauduthan perustelemaan varauksesi.
• Vuosijuhlat sekä niiden jatkot, silliaamiaiset ja valmistelut menevät muiden kyseisen varauskierroksen varausten edelle.
• Jos tapahtumasi vaatii poikkeuksellisia järjestelyjä, olethan etukäteen yhteydessä AYY:n palveluihin selvittääksesi, onnistuvatko kyseiset järjestelyt varaamassasi tilassa.
• Tilaan kuin tilaan saa aikaistuksen klo 08 alkaen hintaan 50 €. Laita aikaistustoiveesta viestiä ayy@ayy.fi. Huomiot-kenttään laitetut toiveet jäävät huomiotta, kun ennakkovarauskierroksella tehdyt varaukset vahvistetaan massavahvistuksena. 
• Jos teet viikoittain toistuvan varauksen, tarkista varauksen tiedoista onnistuiko varaus joka viikolle. Jos kalenterissa oli jollekin päivälle aiempi varaus, varauksenne ei toteudu kyseisen päivän osalta.

Jos et ole saanut vahvistustunnusta edustamallesi käyttäjäryhmälle tai sinulla on muuta kysyttävää kähmyihin liittyen, olethan yhteydessä AYY:n jäsenpalveluihin: ayy@ayy.fi