Kiinteistötiimin uusimmat vahvistukset - Jouni kehittää raportointia ja Joel vastaa asukkaiden kysymyksiin

Paremmalla kiinteistöraportoinnilla parempia päätöksiä ja tehokkaampaa toimintaa
 

Controllerin tehtävä on kiinteistöpuolella uusi ja Jouni on erityisesti palkattu vastaamaan kiinteistöpuolen kasvaneeseen raportointitarpeeseen. Jouni myös paikkaa vanhempainvapaalle lähtenyttä kiinteistöasiantuntijaa ottamalla vastuulleen kiinteistöosastoa palvelevien taloushallintoprosessien ja järjestelmien kehittämisen.

”Controllerin tehtävä on tietenkin tuottaa kiinteistötoimintaa tukevaa taloudeninformaatiota sekä olla organisaation tukena sen päätöksenteossa”, Jouni kertoo työtehtävistään. Controllerin ominaisuuksia on tuntea kiinteistöliiketoiminnan ansaintalogiikka sekä kyseenalaistaa siihen liittyvät prosessit ja toiminnot, jotta toimintaa ja järjestelmiä voidaan kehittää.

”Itse näen, että eväät toiminnan kehittämiselle on tuottamalla organisaatiolle oikeaa ja ajantasaista taloudellista ja toiminnallista informaatiota sekä sparrailemalla kiinteistötiimiä sen päätöksenteossa”, Jouni kuvailee rooliaan kiinteistöyksikössä.

Tärkeimpiä tehtäviä ovat yleinen raportointi, kiinteistötalouden suunnittelu, viranomaisraportointi sekä raportoinnin kehittäminen. ”Pitää miettiä miten seurataan kiinteistökohteita kokonaisuuksina ja kustannusten kehitystä lyhyellä ja pitkällä aikavälillä, jotta vuokrat voidaan pitää kohtuullisina lyhyellä ja pitkällä aikajänteellä. Mikäli toteutumien ja budjetin välillä on poikkeamia, on tärkeä selvittää poikkeamien juurisyyt ja ”pähkiä” mitä tehdään.” Erityisesti Jounia kiinnostaa raportointijärjestelmien ja toimintojen systemaattinen kehittäminen.

Jouni päätyi AYY:lle nähtyään avoimen rekrytointi-ilmoituksen ollessaan kolmatta kuukautta vapaalla työelämästä, oltuaan sitä ennen 27-vuotta Suomen suurimman kiinteistösijoitusyhtiön palveluksessa. ”Kesä meni pyöräillessä, urheillessa ja miettiessä, mitähän sitä tekisi tulevaisuudessa”, Jouni kuvailee. Jouni on tykännyt ilmapiiristä AYY:lla. ”Tämä on innovatiivinen yhteisö varsinkin, kun työkavereina on itseäni nuorempaa porukkaa. Iloista meininkiä ja avointa keskustelua riittää.” Hän myös mainitsee tiedon kulkevan paremmin ja yhteisöllisyyden kasvavan, kun työskennellään avokonttorissa eikä ”möllötetä yksin omissa kopeissa”.

Asukkaiden kysymyksiin vastailua ja varastojen selvittelyä

Aaltolaisena, linnanisäntänä ja aktiivisena opiskelijatoimijana Joelille toimintaympäristö oli jo entuudestaan tuttu. Joel päätyi AYY:lle aktiivisen kiltatoiminnan kautta. Hän on ollut aktiivinen Inkubiossa eli bioinformaatioteknologian killassa, mistä hän päätyi Aavan ulkopelitoimikuntaan.

Elo-syyskuussa Joel toimi hätämajoituskoordinaattorina ennen siirtymistään kiinteistöassistentin tehtäviin. Hätämajoitusta tarjotaan niille uusille opiskelijoille, jotka ovat jäämässä ilman majapaikkaa lukuvuoden alkaessa. Joelin päätehtävä oli neuvoa, mistä kaikkialta asuntoa voi hakea. ”Hätämajoituksessa puolet yhteyttä ottaneista löysivät ensimmäisten yhteydenottojen jälkeen pitkäaikaista majoitusta, eivätkä saapuessaan enää tarvinneetkaan hätämajoitusta. Siinä mielessä hauskaa hommaa, että mitä vähemmän on asiakkaita, sen onnistuneempi tilanne”, Joel naurahtaa. AYY hätämajoitti syksyn 2019 alussa yhteensä 22 asukasta.

Hätämajoituskoordinaattorina toimiessaan moni vinkkasi Joelille kiinteistöassistentin tehtävästä, joka oli juuri auennut. Joel aloitti tehtävässä lokakuun alussa. ”Avustan kiinteistösektorin toiminnassa ja vastaan asukkailta tulleisiin viesteihin. Kiinteistötiimin kanssa keskustellaan kehitysideoista ja olen myös työstänyt nettisivuja eteenpäin.” Omana projektinaan Joel on ottanut haltuun varastokoppiselvitystä. Tarkoituksena on saada Domo-järjestelmään tieto siitä, mikä varastokoppi on kenenkin sekä pyrkiä varmistamaan, että mahdollisimman monelle asukkaalle riittää oma varasto.

Osa-aikatyöt voi kätevästi yhdistää opiskeluun. ”Aloitin juuri Complex Systems -maisteriohjelmassa. Siinä opitaan datan käsittelyä hyödynnettävään muotoon sekä datan pohjalta todennäköisen lopputuloksen ennustamista”, Joel kuvailee. Tulevaisuudestaan hän osaa sanoa sen, että hänestä tule isona diplomi-insinööri. ”Sen tarkemmin en vielä tiedä, millaisten tehtävien parissa sitä tulee työskentelemään. Mutta nämä työt AYY:lla tuskin ovat valmistumista hidastava tekijä.”

Asukkaille Joel haluaa lähettää terveisiä aktiivisesta yhteydenottamisesta, jos vaan on joku asia mikä mietityttää. ”Aika moni asia selviää, kun vaan kysyy. Me ei aina täällä tajuta, mitkä asiat ovat asukkaille epäselviä.” Hän kehottaakin olemaan reippaasti yhteydessä sähköpostitse tai tulemaan toimistolle kysymään.