Edustajiston kokous 1/2021

Esityslista

1. Kokouksen avaus
2. Estyneisyyksien, esteellisyyksien, vaalikelpoisuuden menetysten, eroamisten ja läsnä olevien jäsenten ja varajäsenten toteaminen
3. Kokouksen laillisuuden sekä kokouksen päätösvaltaisuuden toteaminen
4. Kahden pöytäkirjantarkastajan valinta ja kahden ääntenlaskijan kutsuminen
5. Kokouksen työjärjestyksen vahvistaminen
6. Ilmoitusasiat
7. Toimiston kuulumiset
   • Hallituksen jäsen esittelee toimiston ajankohtaisia kuulumisia edustajistolle.
8. Edustajistoryhmien kokoonpanojen toteaminen
   • Edustajistoryhmien kokoonpanot todetaan, sillä ryhmien puheenjohtajistoissa on tapahtunut muutoksia. 
9. Jäsenkyselyn tulokset
   • Opiskelun ja koulutuksen tutkimussäätiö Otus on tuottanut syksyllä 2020 AYY:lle jäsenkyselyn, jolla kartoitettiin jäsenistön ajatuksia ja kokemuksia ylioppilaskunnan palveluista. Jäsenkyselyn tulokset ovat nyt valmistuneet ja tuloksia tullaan hyödyntämään ylioppilaskunnan toiminnan kehittämiseksi
10. Edustajistovaliokuntien perustaminen
    • Edustajisto voi erillisellä päätöksellä perustaa valiokuntia. Edustajiston on määrättävä perustamaansa valiokuntaa asettaessaan sen tehtävä, toimikausi, puheenjohtaja ja jäsenet.
    • Edustajisto perustaa talous- ja kiinteistövaliokunnan, strategiavaliokunnan sekä yhteisövaliokunnan.
    • Edustajisto asettaa valiokuntien tehtäväksi tukea ylioppilaskunnan päätöksenteon valmistelua lausumalla valiokunnan teemaan liittyvistä asioista itsenäisesti sekä hallituksen tai AYY:n työntekijöiden pyynnöstä. Valiokunnat täyttävät tehtäväänsä parhaaksi katsomallaan tavalla ja saavat halutessaan tukea, koulutusta ja asioiden esittelyjä AYY:n hallitukselta, AYY:n työntekijöiltä, erillisiltä asiantuntijoilta tai vapaaehtoisilta.
11. Lähetekeskustelu hallintovaliokunnan perustamisesta
    • Vuoden alussa on ollut suunnitteilla uusi valiokunta, hallintovaliokunta. Hallintovaliokunnassa käsiteltävät asiat koskisivat hallintoa ja AYY:tä organisaationa. Näitä voivat olla mm. sääntömuutokset ja ohjesääntöjen päivitykset.
    • Näiden toivottaisiin täydentävän valiokuntien kattavuutta, jotta useammalla edustajistossa käsitellyllä asialla olisi luonteva valiokunta. Kuluvalle vuodelle on suunnitteilla sääntömuutoksia sekä useita ohjesääntöjen päivityksiä, joita voitaisiin käsitellä hallintovaliokunnassa.
    • Valiokunnan kokoonpanoksi ehdotetaan muiden valiokuntien mukaisesti yhtä jäsentä ja varajäsentä jokaista ryhmää kohden. Puheenjohtaja valittaisiin edustajistosta ja sihteerinä toimisi hallituksesta nimitetty henkilö. Valiokunnan toimikausi olisi vuoden 2021 loppuun.
12. Stipendijakotoimikuntien edustajiston jäsenten nimittäminen
    • Ylioppilaskunnalla on stipendiohjesääntö, jonka mukaan ylioppilaskunnalla on kolme stipendiä, jotka ovat: Vaihtostipendi, Yhteisöstipendi ja Opintostipendi.
    • Stipendiohjesäännön mukaan hallitus nimeää kullekin stipendille jakotoimikunnan. Kussakin jakotoimikunnassa on stipendiohjesäännön määrittämien hallituksen jäsenten sekä asiantuntijoiden lisäksi kaksi edustajiston nimittämää jäsentä. Ohjesäännön mukaan edustajiston nimittämät jäsenet valitaan edustajiston kokouksessa ennen kevään stipendien jakoaikaa.
    • Stipendiohjesäännön mukaan stipendien ensimmäinen hakuaika on vuosittain maalis-huhtikuu ja jakopäätökset on tehtävä toukokuun loppuun mennessä ja toinen hakuaika loka-marraskuu ja jakopäätökset on tehtävä joulukuun loppuun mennessä.
    • Stipendiohjesääntöä ollaan myös päivittämässä keväällä, johon jakotoimikunnalta toivotaan kevyttä kontribuutiota.
13. Päätös AYY:n strategiasta
    • AYY:lla on tehty vuosina 2020-2021 strategiauudistusta. Strategiauudistuksen tavoitteina on luoda AYY:lle yhtenäinen strategia, joka on jäsenten näköinen, vastaa ylioppilaskunnan kohtaamiin tulevaisuuden haasteisiin ja tukee strategista johtamista ja priorisointia.  
    • Strategiaprosessissa on tähän mennessä kartoitettu kyselyllä jäsenistön näkemyksiä ylioppilaskunnan nykyisistä strategioista (Ylioppilaskunnan suunta ja kiinteistöstrategia), tehty muutosvoima-analyysi, valittu edustajistoryhmistä edustajat strategiavaliokuntaan, joka on kokoustanut säännöllisesti, käsitellyt kyselyiden tuloksia ja työstänyt arvoja sekä tavoitteita. Lisäksi kyselyiden tuloksia, muutosvoima-analyysia, arvoja ja tavoitteita on työstetty AYY:n toimistolla, johtoryhmässä ja hallituksessa. Tavoitteiden työstäminen on jatkunut tammikuussa 2021 yhdessä strategiavaliokunnan, johtoryhmän, toimiston ja hallituksen kanssa käsittelemällä viime lähetekeskustelun pohjalta noussutta palautetta, hiilineutraaliustavoitetta ja tavoitteen kirjaamista strategiaan, strategiaviestintää sekä strategian visuaalista ilmettä.
    • Edustajistolle esitellään viimeisin versio strategiasta, joka pitää sisällään lähetekeskustelun pohjalta tehdyt mahdolliset muutokset sekä täydennykset strategisiin tavoitteisiin. 
14. Lähetekeskustelu Opiskelijakeskusprojektista
    • Opiskelijakeskusprojekti on edennyt tammikuun aikana vauhdikkaasti ACRE:n johdolla. AYY, KY ja TF allekirjoittivat ennen joulua sopimuksen neuvotteluihin ryhtymisestä ja ACRE on alkanut luonnostelemaan hankesopimusta. Mikäli hankkeeseen päätetään sitoutua on hankesopimuksen allekirjoittamisen takaraja 31.3.
    • Hankesopimuksen tarkoituksena on, että osapuolet sitoutuvat vahvasti projektiin. ACRE esittää osapuolille sopimusta, jonka he voivat pääsääntöisesti joko hyväksyä tai hylätä. Suuret linjat, budjetti ja aikaisemmin erimielisyyttä aiheuttaneet asiat on tarkoitus saada sovittua tämän sopimuksen myötä.
    • Edustajiston tulee keskustella siitä, mihin reunaehtoihin AYY voi tässä sopimuksessa sitoutua ja mihin ei. Lopullinen sopimukseen sitoutuminen tulee edustajistolle päätettäväksi edustajiston kokouksessa 2/2021.
15. Muut esille tulevat asiat
16. Kokouksen päättäminen

Kokouskutsu ja virallinen esityslista löytyvät täältä:
 https://inside.ayy.fi/pages/viewpage.action?pageId=68091963