Förhandsbokning av lokaler för våren 2022

AUS föreningar i första förteckningen har rätt att boka bastu-, fest- och möteslokaler som hyrs ut på förhand. Varje föreningsklass har sin egen bokningstidtabell. På den här sidan hittar du tidtabeller och praktiska anvisningar gällande vårens 2022 bokningsrunda.
Kuvitus tilasta, jossa sohva, ikkuna ja kyltti saunaan

Förhandsbokning av lokaler i ett nötskal

Förhandsbokning av hyreslokaler eller lokalhamstring som bekant, är en förmån för föreningar som verkar inom AUS. Bokningarna görs i AUS eget bokningssystem TILA. TILA finns på adressen https://tila.ayy.fi/ och användarna loggar in med Aalto-universitetets användarnamn. Bekanta dig med hyreslokalerna härTa övriga aktörer i beaktande när du gör bokningar. Boka lokaler endast för verkliga behov.

Under den här bokningsrundan kan lokalerna bokas för tiden 9.8.2021-9.1.2022.

Ifyllningstiden för lokalbokningar i systemet är följande:

  1. Särställda föreningar
    Tiden börjar tors 25.11.2021 kl. 12 och går ut fre 3.12.2021 kl. 12.
    Lokalhamstringstillfällen ordnas på på fre 3.12. från och med kl. 15.30 på
    Otakaari 1, A215 A2 (Kandidatcentret). OBS! Förändrat plats! Möjliga förändringar anmäls via e-post. Förbered dig på att förhandla eventuella överlappningar i lokalhamstringstillfällen. Om föreningens representant inte är på plats i lokalhamstringstillfällen, kommer bokningen att tas bort från kalendern. Observera undantagsanvisnigarna för hobbylokaler (nedan).*
  2. Övriga föreningar i första förteckningen
    Tiden börjar ons 8.12.2021 klo 12 och går ut tors 16.12.2021 klo 12.
    Lokalhamstringstillfällen ordnas på tors 16.12. från och med kl. 16.30 på Otakaari 1, M232 M1. Möjliga förändringar anmäls via e-post. Förbered dig på att förhandla eventuella överlappningar i lokalhamstringstillfällen. Om föreningens representant inte är på plats i lokalhamstringstillfällen, kommer bokningen att tas bort från kalendern. OBS! Detta berör även särställda föreningar som har bokat hobbylokaler.
  3. Medlemmar och föreningarna i andra förteckningen 
    När förhandsbokningsrundan avslutats öppnas bokningskalendern kring den 17.12.2021 för alla andra bokare.

 

*Viktigt obs! Tre hobbylokaler (AllaktivitetslokalenTatamisalenFöreningslokalen) kan bokas först under bokningsrundan som börjar på ons 8.12.2021 och gällande de här lokalerna bör föreningarna vara redo att utreda överlappande bokningar under tiden tors 16.12. kl. 16.30 i lokalhamstringstillfällen. Det här gäller alla föreningar i första förteckningen! Målet är att garantera jämlikare möjligheter för alla föreningar att boka de här mycket efterfrågade gratislokalerna.

 

Bokningstidtabeller för föreningarna

Förenings- eller bokarklass Inmatning av bokningar i TILA-systemet Bokningsbekräftelse / Hamstringstillfällen OBS!
Särställda föreningar

tors 25.11. kl 12 - fre 3.12. kl 12

samt

ons 8.12. kl. 12 - tors 16.12. kl. 12 (hobbylokaler)*

fre 3.12. kl. 15.30

samt

tors 16.12. kl. 16.30*

*Hobbylokalerna Allaktivitetslokalen, Tatamisalen och Föreningslokalen som är gratis kan bokas på den andra rundan.
Övriga föreningar i första förteckningen ons 8.12. kl. 12 - tors 16.12. kl. 12 tors 16.12. kl. 16.30 Alla ovanstående hobbylokaler gäller även särställda föreningar.
Föreningarna i andra förteckningen och alla AUS medlemmar samt utomstående bokare

fre 17.12.

Enligt bokningarnas mottagningstid På TILA-systemets framsida meddelas när bokningskalendern öppnar.

 

OBS! Bokningstidtabellen för alla gratis hobbylokaler (AllaktivitetslokalenTatamisalenFöreningslokalen) är på den sista rundan oberoende av hurdan förening i första förteckningen det är fråga om.

Two associations within the AYY, Polyteknikkojen orkesteri ry (Polytech orchestra PO) and Retuperän WBK ry (the firebrigade orchestra RWBK) have rehearsed in Servin mökki (Smökki) Mondays and Tuesdays. In the advance booking of AYY’s one-off rental facilities for associations, associations have been instructed to avoid use of Smökki on Monday and Tuesday evenings. This has, however, resulted in insufficient rehearsal opportunities for the orchestras. The orchestras presented their case to the board of AYY, and as a solution, the board has allowed PO and RWBK to participate in the advance booking in the first round as equals to special status associations. This concerns only Monday and Tuesday evenings in Smökki. This change takes effect in the next booking round, starting 25th of November 2021.

Bokningsanvisningar: 

  • I lokalhamstringarna bokas lokalerna i föreningars namn. Aktiveringsnyckeln har skickats till den e-postadress som föreningen meddelat (i allmänhet föreningsstyrelsens listadress), så de personer som i år ansvarat för föreningarnas lokalbokningar kan vid behov dela ut representationsrättigheter genom TILA till exempel till föreningarnas nya styrelsemedlemmar.
  • Evenemangets namn ska matas in i bokningen. Om namnet saknas kan evenemanget vid behov raderas om lokalen behövs samma dag i ett senare skede av hamstringen.
  • Ni noterar väl att AUS interna bokningar i princip är permanenta.
  • Särställda föreningarnas årsfest- och sillisbokningar prioriteras. Bokningar som de särställda föreningarna gjort under sin bokningsrunda bekräftas efter att ifrågavarande ifyllningstid gått ut. Eventuella överlappande EAY-bokningar utreds efter att den första bokningsrundan avslutats. Särställda föreningar behöver inte komma och försvara sina bokningar senare. Ett undantag är hobbylokalerna (allaktivitetslokalen, tatamisalen och föreningslokalen), vilka föreningarna först kan boka  från 8 december. Överlappande bokningar för de här lokalerna utreds för alla föreningars del först efter att den andra bokningsrundan upphört.
  • Överlappande bokningar kan endast göras under tiderna som reserverats för att fylla i lokalbokningar. När ifyllningstiden upphört utreds överlappande bokningar per epost i enlighet med AUS servicebyrås anvisningar eller redigeras med AUS koder.
  • Vid långa bokningsperioder eller flera samtidiga bokningar ska en representant för den grupp som bokat vara beredd på att motivera bokningarna  per epost. Vi tar kontakt med ifrågavarande bokare när bokningsrundan upphört. 
  • Ta andra aktörer i beaktande när du gör bokningar. Boka lokaler endast enligt verkligt behov. Lokalerna används förutom av AUS också bland annat av gillena, de särställda föreningarna och andra föreningar med stort behov av lokaler. Undvik om möjligt att boka Smökki följande tider: PO övar i Smökki varje måndag kl. 18–21 och RWBK varje tisdag kl. 17–22. Undvik alltså stora sitsar på måndagar och tisdagar.
  • Om lokalsektorn konstaterar att någon aktör bokat förhållandevis många turer och således försvagar andra föreningars möjligheter att dra nytta av AUS lokaler förbehåller AUS rätten att be om tilläggsutredningar eller annullera redan bekräftade bokningar.
  • Priserna finns här.
  • Användningsregler finns här (bl.a. tidsbegränsningar, ansvarspersonernas åldersgränser, städ- och lokalgranskningsanvisningar)
  • Vill du ha ett meddelande om din godkända och kommande bokning? Ändra på meddelandeinställningarna i TILA-systemet gällande dina bokningar genom meddelandekontrollen i din egen information.  Kom även ihåg att annullera din bokning i tid om du inte behöver lokalen.

OBS! På grund av säkerhetsåtgärderna som coronapandemin orsakat förbehåller AUS rätten till ändringar beträffande såväl priser, lokalernas maximipersonmängd som annulleringsvillkor samt ibruktagandet av skyddsinstruktioner.

Om du inte fått någon bekräftelsekod för användargruppen du representerar eller om du har andra frågor om hamstringen kan du kontakta AUS servicebyrå [email protected] 

Hyr lokal eller skåpbil

AUS hyr ut bastu-, sits-, fest- och möteslokaler samt en skåpbil till sina medlemmar till förmånliga priser. På de här sidorna kan du läsa mer om lokalerna och hyresvillkoren.

Läs mer om lokalerna
Kuvapankki_Paku_1
  • Publicerat:
  • Uppdaterad:
Dela
URL kopierat

Read more news

Tiina Pajukari
Ajankohtaista, Pressmeddelande Publicerat:

Tiina Pajukari har valts till styrelsen för Finlands studentkårers förbund 2022

Tiina Pajukari har valts till styrelsemedlem för Finlands studentkårers förbund för år 2022. Mötet som ordnades 19–20.11 i Korpilampi i Esbo röstade om styrelsemedlemmarna på lördagskvällen.
Konstantin Kouzmitchev
Ajankohtaista, Pressmeddelande Publicerat:

Konstantin Kouzmitchev har valts till ordförande för Finlands studentkårers förbund för år 2022

Ordföranden valdes på fredagen på förbundsmötet som ordnas 19–20.11 i Korpilampi i Esbo.
Ajankohtaista Publicerat:

Sök till direktionen för Helsinki Graduate School of Economics!

Aalto-universitetets studentkår, Studentkåren vid Helsingfors universitet och Svenska Handelshögskolans Studentkår utlyser 15.11.2021 uppdragen som studentrepresentant i direktionen för Helsinki Graduate School of Economics för perioden 2022–2023.
Kuvassa Otto Usvajärvi ja Samuli Vehkomäki
Ajankohtaista, Pressmeddelande Publicerat:

Delegationsordförande och styrelsebildare har valts

Samuli Vehkomäki är delegationsordförande i 2022 och Otto Usvajärvi är styrelsebildare.