Förhandsbokning av lokaler för hösten 2023

Förhandsbokning av lokaler i ett nötskal

Förhandsbokning av hyreslokaler eller lokalhamstring som bekant, är en förmån för föreningar som verkar inom AUS. Bokningarna görs i AUS eget bokningssystem TILA. TILA finns på adressen https://tila.ayy.fi/ och användarna loggar in med Aalto-universitetets användarnamn. Bekanta dig med hyreslokalerna här.

I första bokningsrundan kan lokaler bokas av ämnesföreningar och i andra rundan av andra föreningar.

Under den här bokningsrundan kan lokalerna bokas för tiden 7.8.2023 - 7.1.2024

Ifyllningstiden för lokalbokningar i systemet är följande:

1. Ämnesföreningar
   Tiden börjar på torsdagen den 13.4 kl. 12 och går ut på tors 20.4 kl. 12.
   Lokalhamstringstillfällen ordnas på torsdagen den 20.4 kl. 16.30 på Otsvängen 1, M232, M1 (Kandidatcentret). Förbered dig på att förhandla eventuella överlappningar i lokalhamstringstillfällen. Om föreningens representant inte är på plats i lokalhamstringstillfällen, kommer bokningen att tas bort från kalendern. Observera undantagsanvisnigarna för hobbylokaler (nedan).*
2. Anra föreningar
   Tiden börjar på onsdagen den 3.5 kl. 12 och går ut på ons 10.5 kl. 12. Lokalhamstringstillfällen ordnas på onsdagen den 10.5. från och med kl. 16.30 på Otsvängen 1, M232 M1. Förbered dig på att förhandla eventuella överlappningar i lokalhamstringstillfällen. Om föreningens representant inte är på plats i lokalhamstringstillfällen, kommer bokningen att tas bort från kalendern. OBS! Detta berör även ämnesföreningar som har bokat hobbylokaler.
3. Medlemmar
   När förhandsbokningsrundan avslutats öppnas bokningskalendern kring den 15 maj för alla andra bokare.

*OBS! Tre hobbylokaler (Allaktivitetslokalen, Tatamisalen, Föreningslokalen) kan bokas först under bokningsrundan som börjar på ons 3.5 kl. 12 och gällande de här lokalerna bör föreningarna vara redo att utreda överlappande bokningar på 10.5 kl. 16.30 i lokalhamstringstillfällen. Det här gäller alla ämnesföreningar och andra föreningar. Målet är att garantera jämlikare möjligheter för alla föreningar att boka mest efterfrågade gratislokalerna.

Bokningsanvisningar: 

• Lokalerna bokas i föreningars namn. Aktiveringsnyckeln har skickats till den e-postadress som föreningen meddelat (i allmänhet föreningsstyrelsens listadress), så de personer som i år ansvarat för föreningarnas lokalbokningar kan vid behov dela ut representationsrättigheter genom TILA till exempel till föreningarnas nya styrelsemedlemmar.
• Endast en förening reserverar platsen om ni bokar lokal för ett gemensamt arrangemang av flera föreningar. Skriv de andra arrangörerna i tilläggsinformationen. Detta påskyndar bokningsprocessen, samtidigt som man undviker onödig genomgång i hamstringstillfällen. När kalendern inte rapporterar några överlappningar kan det gemensamma evenemanget accepteras direkt.
• Evenemangets namn ska matas in i bokningen. Om namnet saknas kan evenemanget vid behov raderas om lokalen behövs samma dag i ett senare skede av hamstringen.
• Boka lokaler endast enligt verkligt behov. Lokalerna används av flera andra föreningar med stort behov av lokaler. Smökki och Strandbastun är särskilt frågad efter.
• Notera hyreslokalernas användningstider och kontakta servicebyron ifall du ändrar planerad evenemangstidtabell.
• Undvik om möjligt att boka Smökki på måndagar och tisdagar: PO övar i Smökki varje måndagskväll och RWBK varje tisdagskväll. Undvik alltså stora sitsar på måndagar och tisdagar.
• Bekanta dig med priserna och användningsreglerna (bl.a. tidsbegränsningar, ansvarspersonernas åldersgränser, städ- och lokalgranskningsanvisningar).

• Vill du ha ett meddelande om din godkända och kommande bokning? Ändra på meddelandeinställningarna i TILA-systemet gällande dina bokningar genom meddelandekontrollen i din egen information.

• Kom ihåg att annullera din bokning i tid om du inte behöver lokalen.

• Vid långa bokningsperioder eller flera samtidiga bokningar ska en representant för den grupp som bokat vara beredd på att motivera bokningarna. Vi tar kontakt med ifrågavarande bokare när bokningsrundan upphört.

• Om din evenemang kräver extraordinära arrangemang, vänligen kontakta AUS medlemservice i förväg för att ta reda på om arrangemanget i fråga är möjligt på lokalen du har bokat.

Om du inte fått någon bekräftelsekod för användargruppen du representerar eller om du har andra frågor om hamstringen kan du kontakta AUS servicebyrå [email protected]