Förhandsbokning av lokaler för hösten 2021

AUS föreningar i första förteckningen har rätt att boka bastu-, fest- och möteslokaler som hyrs ut på förhand. Varje föreningsklass har sin egen bokningstidtabell. På den här sidan hittar du tidtabeller och praktiska anvisningar gällande hösten 2021 bokningsrunda.
Kuvitus tilasta, jossa sohva, ikkuna ja kyltti saunaan

Förhandsbokning av lokaler i ett nötskal

Förhandsbokning av hyreslokaler eller lokalhamstring som bekant, är en förmån för föreningar som verkar inom AUS. Bokningarna görs i AUS eget bokningssystem TILA. TILA finns på adressen https://tila.ayy.fi/ och användarna loggar in med Aalto-universitetets användarnamn. Bekanta dig med hyreslokalerna härTa övriga aktörer i beaktande när du gör bokningar. Boka lokaler endast för verkliga behov.

Avvikande från tidigare bokningsrundor är att fysiska lokalhamstringstillfällen inte ordnas  utan föreningarna måste förbereda sig på att förhandla om eventuella överlappande bokningar  per e-post genast efter bokningsrundan.

Dessutom  ber vi föreningarna beakta att alla hyreslokaler är ur bruk för tillfället på grund av coronaläget. Vi kan inte förutspå situationen nästa höst så ändringar i  lokalernas maximipersonmängd och säkerhetsanvisningar är möjliga under bokningsperioden. Föreningarna ska alltid följa myndigheternas säkerhetsbestämmelser. AUS styrelse granskar situationen regelbundet och uppdaterar AUS coronameddelandesida i enlighet med nya linjeringar.

OBS! De nya ordningsreglerna för AUS fastigheter inverkar på hyreslokalernas användningstider. Tystnadstiden har tidigarelagts med en timme: nattron börjar på vardagar redan kl. 22 och på veckoslut kl. 23 i lokalerna i bostadshusen. Kontrollera nya användningstider och noggrannare information i nyheten.

Nya ordningsregler för kännedom till invånare, föreningar och hyreslokalanvändare

Under den här bokningsrundan kan lokalerna bokas för tiden 9.8.2021-9.1.2022.

Ifyllningstiden för lokalbokningar i systemet är följande:

  1. Särställda föreningar
    Tiden börjar ti 5.5.2021 kl. 12 och går ut ons. 12.5 kl. 12.
    Notera! På grund av ett tekniskt problem, bokningstiden börjar 6.5.2021 kl. 12.
    Lokalhamstringstillfällen ordnas inte i år utan överlappningar utreds under servicebyråns ledning mellan tiden 12.5 kl. 12-14.5 kl. 16. Förbered dig på att förhandla om eventuella överlappningar per epost enligt anvisningarna som skickas per epost. Servicebyrån skickar meddelande om de här fallen separat. Observera undantagsanvisnigarna för hobbylokaler (nedan).
  2. Övriga föreningar i första förteckningen
    Tiden börjar ons. 19.5.2021 kl. 12.00 och går ut ons. 26.5 kl. 12.

    Lokalhamstringstillfällen ordnas inte i år utan överlappningar utreds under servicebyråns ledning mellan tiden 26.5 kl.12 - 28.5 kl. 16. Förbered dig på att förhandla per epost om eventuella överlappningar enligt anvisningarna som skickas per epost. Servicebyrån skickar meddelande om de här fallen separat.

  3. Medlemmar och föreningarna i andra förteckningen 
    När förhandsbokningsrundan avslutats öppnas bokningskalendern kring den 2.6. kl.12 för alla andra bokare.

 

Viktigt obs! Tre hobbylokaler (AllaktivitetslokalenTatamisalenFöreningslokalen) kan bokas först under bokningsrundan som börjar 19.5 och gällande de här lokalerna bör föreningarna vara redo att utreda överlappande bokningar under tiden 26.5 kl.12-28.5 kl. 16 enligt epostanvisningar.  Det här gäller alla föreningar i första förteckningen! Målet är att garantera jämlikare möjligheter för alla föreningar att boka de här mycket efterfrågade gratislokalerna.

 

Bokningstidtabeller för föreningarna

Förenings- eller bokarklass Inmatning av bokningar i TILA-systemet Bokningsbekräftelse (var anträffbar per epost)  OBS!
Särställda föreningar

5.5. kl. 12 - 12.5 kl. 12

samt
19.5 kl. 12 - 26.5 kl. 12 (hobbylokaler)*

12.5 kl. 12 - 14.5 kl. 16

samt

26.5 kl. 12 - 28.5. kl. 16 *

*Hobbylokalerna Allaktivitetslokalen, Tatamisalen och Föreningslokalen som är gratis kan bokas på den andra rundan.
Övriga föreningar i första förteckningen 19.5 kl. 12 - 26.5 kl. 12 26.5 kl. 12 - 28.5. kl. 16 Alla ovanstående hobbylokaler gäller även särställda föreningar.
Föreningarna i andra förteckningen och alla AUS medlemmar samt utomstående bokare

ungefär 2.6.2021 från kl. 12.

Enligt bokningarnas mottagningstid På TILA-systemets framsida meddelas när bokningskalendern öppnar.

 

OBS! Bokningstidtabellen för alla gratis hobbylokaler (AllaktivitetslokalenTatamisalenFöreningslokalen) är på den sista rundan oberoende av hurdan förening i första förteckningen det är fråga om.

Hyresanvisningarna för AUS lokaler har uppdaterats

Bokningsanvisningar: 

  • I lokalhamstringarna bokas lokalerna i föreningars namn. Aktiveringsnyckeln har skickats till den e-postadress som föreningen meddelat (i allmänhet föreningsstyrelsens listadress), så de personer som i år ansvarat för föreningarnas lokalbokningar kan vid behov dela ut representationsrättigheter genom TILA till exempel till föreningarnas nya styrelsemedlemmar.
  • Evenemangets namn ska matas in i bokningen. Om namnet saknas kan evenemanget vid behov raderas om lokalen behövs samma dag i ett senare skede av hamstringen.
  • Ni noterar väl att AUS interna bokningar i princip är permanenta.
  • Särställda föreningarnas årsfest- och sillisbokningar prioriteras. Bokningar som de särställda föreningarna gjort under sin bokningsrunda bekräftas efter att ifrågavarande ifyllningstid gått ut. Eventuella överlappande EAY-bokningar utreds efter att den första bokningsrundan avslutats. Särställda föreningar behöver inte komma och försvara sina bokningar senare. Ett undantag är hobbylokalerna (allaktivitetslokalen, tatamisalen och föreningslokalen), vilka föreningarna först kan boka  från 9 december. Överlappande bokningar för de här lokalerna utreds för alla föreningars del först efter att den andra bokningsrundan upphört.
  • Överlappande bokningar kan endast göras under tiderna som reserverats för att fylla i lokalbokningar. När ifyllningstiden upphört utreds överlappande bokningar per epost i enlighet med AUS servicebyrås anvisningar eller redigeras med AUS koder.
  • Vid långa bokningsperioder eller flera samtidiga bokningar ska en representant för den grupp som bokat vara beredd på att motivera bokningarna  per epost. Vi tar kontakt med ifrågavarande bokare när bokningsrundan upphört. 
  • Ta andra aktörer i beaktande när du gör bokningar. Boka lokaler endast enligt verkligt behov. Lokalerna används förutom av AUS också bland annat av gillena, de särställda föreningarna och andra föreningar med stort behov av lokaler. Undvik om möjligt att boka Smökki följande tider: PO övar i Smökki varje måndag kl. 18–21 och RWBK varje tisdag kl. 17–22. Undvik alltså stora sitsar på måndagar och tisdagar.
  • Om lokalsektorn konstaterar att någon aktör bokat förhållandevis många turer och således försvagar andra föreningars möjligheter att dra nytta av AUS lokaler förbehåller AUS rätten att be om tilläggsutredningar eller annullera redan bekräftade bokningar.
  • Priserna finns här.
  • Användningsregler finns här (bl.a. tidsbegränsningar, ansvarspersonernas åldersgränser, städ- och lokalgranskningsanvisningar)
  • Vill du ha ett meddelande om din godkända och kommande bokning? Ändra på meddelandeinställningarna i TILA-systemet gällande dina bokningar genom meddelandekontrollen i din egen information.  Kom även ihåg att annullera din bokning i tid om du inte behöver lokalen.

OBS! På grund av säkerhetsåtgärderna som coronapandemin orsakat förbehåller AUS rätten till ändringar beträffande såväl priser, lokalernas maximipersonmängd som annulleringsvillkor.

Om du inte fått någon bekräftelsekod för användargruppen du representerar eller om du har andra frågor om hamstringen kan du kontakta AUS servicebyrå ayy(a) ayy.fi. 

Ge respons om bokningsrundan längs vägen eller senast 1.6.2021. Vi behandlar utvecklingsförslagen gällande lokalerna under sommaren.

Nyaste lokalnyheter om tillgänglighet och passerkoder

I vilka lokaler har tillgängligheten beaktats bäst? Till vilken lokal kommer jag in med passerkod och behöver alltså inte hämta nyckel från servicebyrån?

OBS! Passerkoder har senast installerats till Byns Vardagsrum, Ossinkulma och Spellokalen. För tillfället ska nycklar fortfarande hämtas till OK20 sits- och bastulokalerna och Föreningslokalen.

Ossinsaunan keittiö ja avonainen ovi saunatilaan

Tillgängligheten i hyreslokalerna

Vilka fest-, bastu- och möteslokaler är tillgängliga eller nästan tillgängliga? Se sammanfattningen här och noggrannare beskrivning på lokalens egna sida.

Hyr lokal eller skåpbil
Musta kulkukoodilaite tiiliseinällä

Passagekoder i många av AUS evenemangslokaler, tillgänglighetsuppdateringar och automatiskt uppvärmda bastur

Istället för nycklar har passagekoder tagits i bruk för många lokaler och på webbplatsen finns bättre tillgänglighetsinformation. Basturna kan värmas upp själv vid lämplig tidpunkt.

Passagekoder i många av AUS evenemangslokaler, tillgänglighetsuppdateringar och automatiskt uppvärmda bastur

Hyr lokal eller skåpbil

AUS hyr ut bastu-, sits-, fest- och möteslokaler samt en skåpbil till sina medlemmar till förmånliga priser. På de här sidorna kan du läsa mer om lokalerna och hyresvillkoren.

Läs mer om lokalerna
Kuvapankki_Paku_1
  • Publicerat:
  • Uppdaterad:
Dela
URL kopierat

Read more news

Kuva, jossa ihmiset kävelee poispäin
Ajankohtaista Publicerat:

Läsårsanmälan började 3.5 – kom också ihåg hälsovårdsavgiften och observera ett driftsavbrott i augusti

Du kan redan anmäla dig till läsåret 2021–2022 och samtidigt betala studentkårens medlemsavgift. Hälsovårdsavgiften betalas separat till FPA för att du ska kunna använda SHVS tjänster.
Kodikas asunto Otaniemessä
Ajankohtaista Publicerat:

Infobreven till flyttande hyresgäster

Flyttar du ut ur eller in i AUS lägenhet? Fick du flyttarens infobrev till din epost? Om inte, kan du kontrollera aktuella påminnelser härifrån.
Kuvapankki_Vuosijuhlat_1
Ajankohtaista, Pressmeddelande Publicerat:

Jämlikhetsanalysen av sångboken har blivit färdig - bearbetningen av den nya sångboken framskrider

Jämlikhetsanalysen av Teekkarilauluja-sångboken lyfter fram missförhållanden i sångkulturen. Speciellt problematiskt upplevdes det återkommande manliga perspektivet och bindandet av kvinnans roll till mansaktören. I sångtexterna förekom även våldsamma, homofobiska, rasistiska och övriga diskriminerande ord. Analysen ger en bra utgångspunkt för Aalto-universitetets studentkårs jämlikhetsarbete och sångboksredaktionens arbete. Den nya sångboken är under bearbetning.
Avaimet keltaisella taustalla
Ajankohtaista Publicerat:

Dörröppningstjänst till AUS boende

I fortsättningen sköter Securitas dörröppningen för AUS invånare om boenden låser ut sig ur bostaden.