Tilojen ennakkovarauskierros syksylle 2021

AYY:n piirissä olevilla ensimmäisen luettelon yhdistyksillä on ennakkovarausoikeus kertavuokrattaviin sauna-, juhla- ja kokoustiloihin. Jokaisella yhdistysluokalla on oma aikataulunsa varausten tekemiseen. Tältä sivulta löydät syksyn 2021 varauskierrokseen liittyvät aikataulut ja käytännön ohjeet.
Kuvitus tilasta, jossa sohva, ikkuna ja kyltti saunaan

Tilojen ennakkovaraus pähkinänkuoressa

Vuokrattavien tilojen ennakkovaraukset, eli tuttavallisemmin tilakähmyt, ovat yksi etu AYY:n piirissä toimiville yhdistyksille. Varaukset tehdään AYY:n omaa varausjärjestelmää, TILAa käyttäen. TILA löytyy osoitteesta tila.ayy.fi ja käyttäjät kirjautuvat siihen omilla Aalto-tunnuksillaan. Tutustu vuokrattaviin tiloihin täälläHuomioi aina myös muut toimijat varauksia tehdessäsi. Varaa tiloja vain todellisen tarpeen mukaan.

Aiemmista varauskierroksista poiketen, tilakähmytilaisuuksia ei järjestetä fyysisesti vaan yhdistysten on varauduttava heti varauskierroksen jälkeen neuvottelemaan mahdollisista päällekkäisistä varauksista sähköpostitse.

Lisäksi pyydämme yhdistyksiä huomioimaan, että kaikki kertavuokrattavat tilat ovat tällä hetkellä poissa käytöstä koronatilanteesta johtuen. Emme pysty ennustamaan tilannetta ensi syksylle, joten tilojen maksimihenkilömääriin ja turvallisuusohjeisiin voi tulla muutoksia varauskauden aikana. Yhdistysten tulee noudattaa viranomaisten antamia turvallisuusmääräyksiä. AYY:n hallitus tarkastelee tilannetta säännöllisesti ja päivittää AYY:n koronatiedotussivua aina uusien linjausten mukaisesti.

HUOM! AYY:n kiinteistöjen uudet järjestyssäännöt vaikuttavat kertavuokrattavien tilojen käyttöaikoihin. Hiljaisuusaikaa on aikaistettu tunnilla: yörauha alkaa arkisin jo klo 22 ja viikonloppuna klo 23 asuintaloissa sijaitsevissa tiloissa. Tarkista uudet käyttöajat ja tarkemmat tiedot uutisesta.
 

Asukkaille, yhdistyksille ja kertavuokrattavien tilojen käyttäjille tiedoksi uudet järjestyssäännöt

Tällä varauskierroksella voi varata tiloja aikavälille 9.8.2021 - 9.1.2022.

Tilavarausten täyttöajat järjestelmässä ovat seuraavat:

  1. Erityisasemayhdistykset
    Täyttöaika alkaa ti  ti 5.5.2021 klo 12 ja päättyy ke 12.5. klo 12.
    HUOM! TILA-järjestelmän teknisen ongelman vuoksi täyttöaika on siirretty alkamaan to 6.5.2021 klo 12.
    Tilakähmytilaisuuksia ei tänä vuonna järjestetä, vaan palvelutoimiston johdolla selvitetään päällekkäisyydet 12.5. klo 12 - 14.5. klo 16 välillä. Varaudu neuvottelemaan sähköpostitse mahdollisista päällekkäisyyksistä sähköpostitse lähetettävien ohjeiden mukaan. Palvelutoimistolta laitetaan näistä tapauksista erikseen viestiä. Huomaa poikkeusohjeet harrastustiloihin liittyen (alempana).
  2. Muut 1. luettelon yhdistykset
    Täyttöaika alkaa ke 19.5.2021 klo 12 ja päättyy ke 26.5. klo 12.

    Tilakähmytilaisuuksia ei tänä vuonna järjestetä, vaan palvelutoimiston johdolla selvitetään päällekkäisyydet 26.5. klo 12 - 28.5. klo 16 välillä. HUOM! Myös erityisasemayhdistykset, mikäli olette varanneet harrastustiloja. Varaudu neuvottelemaan sähköpostitse mahdollisista päällekkäisyyksistä sähköpostitse lähetettävien ohjeiden mukaan. Palvelutoimistolta laitetaan näistä tapauksista erikseen viestiä.

  3. Jäsenet ja 2. luettelon yhdistykset
    Ennakkovarauskierrosten päätyttyä varauskalenteri avataan noin 2.6. klo 12 kaikille muille varaajille.

 

Tärkeä huomio! Kolmen harrastustilan (Monitoimitila, Tatamisali, Yhdistystila) varaukset tehdään vasta 19.5. alkavalla varauskierroksella ja näiden tilojen osalta yhdistyksen tulee olla valmiita selvittelemään päällekkäiset varaukset 26.5. klo 12 - 28.5. klo 16 välillä sähköpostiohjeiden mukaan.  Tämä koskee kaikkia 1. luettelon yhdistyksiä! Tavoitteena on taata kaikille yhdistyksille tasapuolisemmat mahdollisuudet näiden erittäin kysyttyjen maksuttomien tilojen varaamiseen.

 

Varausaikataulut yhdistyksille

Yhdistys- tai varaajaluokka Varausten syöttäminen TILA-järjestelmään Varausten vahvistaminen (ole sähköpostitse tavoitettavissa) HUOM!
Erityisasemayhdistykset (EAY)

5.5. klo 12 - 12.5. klo 12 

sekä 19.5 klo 12 - 26.5. klo 12 (harrastustilat)*

12.5. klo 12 - 14.5. klo 16

sekä

26.5 klo 12 - 28.5. klo 16 *

*Toisella kierroksella varattavissa ilmaiset harrastustilat Monitoimitila, Tatamisali, Yhdistystila
Muut ensimmäisen luettelon yhdistykset 19.5 klo 12 - 26.5. klo 12 26.5 klo 12 - 28.5. klo 16 Sisältäen kaikki yllä luetellut harrastustilat myös erityisasemayhdistysten osalta
Toisen luettelon yhdistykset ja kaikki AYY:n jäsenet, sekä ulkopuoliset varaajat noin 2.6.2021 klo 12 alkaen Varausten saapumisjärjestyksen mukaan TILA-järjestelmän etusivulla ilmoitetaan, kun varauskalenteri aukeaa.

 

HUOM! Kaikken ilmaisten harrastustilojen (Monitoimitila, Tatamisali, Yhdistystila) varausaikataulu on kaikilla jälkimmäisellä kierroksella riippumatta siitä, millainen ensimmäisen luokan yhdistys on kyseessä.

Ohjeita varausten tekemiseen: 

  • Tilakähmyissä tiloja varataan yhdistysten nimissä. Aktivointiavain on lähetetty yhdistysten ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen (yleisesti tämä on ollut yhdistysten hallituksen listaosoite), joten yhdistysten tilavarauksia tänä vuonna hoitaneet henkilöt voivat tarvittaessa jakaa edustusoikeuksia TILA:n kautta esimerkiksi yhdistysten uusille hallitusten jäsenille.
  • Tapahtuman nimi tulee syöttää varaukseen. Jos nimeä ei ole, tapahtuma voidaan tarvittaessa poistaa, mikäli varatulle tilalle on samalle päivälle tarvetta myöhemmissä kähmyjen vaiheessa.
  • AYY:n sisäiset varaukset ovat lähtökohtaisesti pysyviä.
  • Erityisasemayhdistysten vuosijuhla- ja sillisvaraukset menevät muiden yhdistysten varausten edelle. EAY:iden omalla täyttöajallaan tekemät varaukset vahvistetaan kyseisen täyttöajan päätyttyä. Mahdolliset päällekkäiset EAY-varaukset selvitetään ensimmäisen varauskierroksen päättymisen jälkeen. EAY:iden ei tarvitse tulla puolustamaan varauksiaan myöhemmin.Poikkeuksena tähän ovat harrastustilat (Monitoimitila, Tatamisali  ja Yhdistystila), joiden osalta kaikki yhdistykset voivat tehdä varauksia vasta 19.5. alkaen. Näiden kolmen tilan osalta päällekkäiset varaukset selvitetään kaikkien yhdistysten osalta vasta toisen varauskierroksen päätyttyä.
  • Päällekkäisiä varauksia voi tehdä ainoastaan täyttöajan puitteissa. Täyttöajan päätyttyä päällekkäiset varaukset selvitetään AYY:n palvelutoimiston ohjeiden mukaan sähköpostitse ja muokataan AYY:n tunnuksilla. 
  • Pitkien varausjaksojen tai useiden samanaikaisten varausten kohdalla varauksen tehneen ryhmän edustajan on syytä varautua  perustelemaan varauksiaan sähköpostitse. Ko. varausten tekijöihin ollaan tarpeen mukaan yhteydessä varauskierroksen päätyttyä. 
  • Huomioit aina myös muut toimijat varauksia tehdessäsi. Varaa tiloja vain todellisen tarpeen mukaan. Tiloja käyttävät AYY-toimijoiden lisäksi muun muassa killat, erityisasemayhdistykset ja muut yhdistykset, joiden tilantarve on suuri. Jos mahdollista, vältä Smökin varaamista seuraaville ajoille: PO:lla on treenit Smökissä joka maanantai klo 18-21 ja RWBK:lla puolestaan joka tiistai klo 17-22. Vältä siis isoja sitsejä ja lauluiltoja maanantaisin ja tiistaisin.
  • Mikäli tilasektori toteaa jonkin toimijan tehneen suhteettoman paljon varauksia ja niin heikentäneen merkittävästi muiden yhdistysten mahdollisuuksia hyötyä AYY:n tiloista, varaa AYY oikeuden pyytää lisäselvityksiä tai perua jo tehtyjä vahvistettuja varauksia.
  • Hinnasto löytyy täältä.
  • Käyttösäännöt löydät täältä (mm. aikarajoitukset, vastuuhenkilön ikärajat, siivous ja tilatarkastuslistat)
  • Haluatko ilmoituksen hyväksytystä ja tulevasta varauksestasi? Muuta TILA-järjestelmässä varauksiisi liittyviä ilmoitusasetuksia omien tietojesi ilmoitusten hallinnan kautta. Muista myös perua varauksesi ajoissa, mikäli et tilaa tarvitsekaan.

HUOM! Koronapandemian aiheutuvien turvallisuustoimien vuoksi, AYY varaa oikeuden muutoksiin niin hinnoissa, tilojen maksimihenkilömäärissä kuin peruutusehdoissa.

Jos et ole saanut vahvistustunnusta edustamallesi käyttäjäryhmälle tai sinulla on muuta kysyttävää kähmyihin liittyen, voit olla yhteydessä AYY:n palvelutoimistoon: ayy (a) ayy.fi 

Anna palautetta varauskierroksista pitkin matkaa tai viimeistään 1.6.2021 mennessä. Käsittelemme tiloihin liittyviä kehitysehdotuksia kesän aikana.

Uusimmat tilauutiset esteettömyydestä ja kulkukoodeista

Missä tiloissa esteettömyys on parhaiten huomioitu? Mihin tilaan pääsen kulkukoodilla eikä avainta tarvitse hakea palvelutoimistolta? 

HUOM! Viimeisimmäksi kulkukoodit on lisätty Kylän olohuoneelle, Ossinkulmaan ja Pelitilaan. Avaimet pitää tämän hetken tilanteen (1.4.) mukaan edelleen hakea OK20 sitsi- ja saunatiloihin ja Yhdistystilaan.

Ossinsaunan keittiö ja avonainen ovi saunatilaan

Vuokrattavien tilojen esteettömyys

Mitkä juhla-, sauna- ja kokoustilat ovat esteettömiä tai lähes esteettömiä? Katso täältä yhteenveto ja tarkemmat kuvailut joka tilan omalta sivulta.

Vuokraa tila tai paku
Musta kulkukoodilaite tiiliseinällä

Kulkukoodit käytössä monissa AYY:n vuokrattavissa tiloissa, esteettömyyspäivityksiä ja itselämmitettävät saunat

Avainten sijaan moniin tiloihin pääsee kulkukoodeilla ja esteettömyydestä on paremmin tietoa nettisivuilla. Saunat saa lämmitettyä itselle sopivaan aikaan.

Kulkukoodit käytössä monissa AYY:n vuokrattavissa tiloissa, esteettömyyspäivityksiä ja itselämmitettävät saunat

Vuokraa tila tai paku

AYY vuokraa jäsenilleen sauna-, sitsi-, juhla- ja kokoustiloja ja pakettiautoa edulliseen hintaan. Näillä sivuilla voit tutustua tarkemmin vuokrattaviin tiloihin ja vuokrausehtoihin. Tilat sijaitsevat Espoossa ja Helsingissä.

Tutustu tiloihin
Kuvapankki_Paku_1
  • Julkaistu:
  • Päivitetty:
Jaa
URL kopioitu

Read more news

Kuvapankki_Ihmisiä_Kuplapalloissa_1
Ajankohtaista Julkaistu:

Opiskelijoille ja asunnonhakijoille: Usein kysyttyä asumisesta ja jäsenpalveluista

Täältä löydät vastauksen useimpiin kevään ja kesän aikana opiskelijoita mietityttäviin kysymyksiin koskien asunnonhakua, opiskelijakorttia ja jäsenmaksua.
Kuva, jossa ihmiset kävelee poispäin
Ajankohtaista Julkaistu:

Lukuvuosi-ilmoittautuminen alkoi 3.5. - muista myös terveydenhoitomaksu ja huomioi käyttökatko elokuussa

Lukuvuodelle 2021-2022 voit jo ilmoittautua ja maksaa samalla ylioppilaskunnan jäsenmaksun. Terveydenhoitomaksu maksetaan erikseen Kelalle, jotta voit käyttää YTHS:n palveluita.
Kodikas asunto Otaniemessä
Ajankohtaista Julkaistu:

Muuttavien asukkaiden infokirjeet

Muutatko pois tai sisään AYY:n asuntoon? Saitko muuttajan infokirjeen sähköpostiisi? Mikäli et, voit tarkistaa ajankohtaiset muistutukset täältä.
Kuvapankki_Vuosijuhlat_1
Ajankohtaista, Tiedote Julkaistu:

Laulukirjan tasa-arvo- ja yhdenvertaisuusanalyysi on valmistunut - uuden laulukirjan työstö etenee

Teekkarilauluja-laulukirjan tasa-arvo- ja yhdenvertaisuusanalyysi nostaa esiin epäkohtia laulukulttuurissa. Erityisen ongelmalliseksi todettiin toistuva miesnäkökulma ja naisen roolin sitominen miestekijään. Mukana oli myös väkivaltaisia, homofobisia, rasistisia ja muunlaisia syrjiviä laulun sanoituksia. Analyysi antaa hyvät lähtökohdat Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan yhdenvertaisuustyöhön ja laulukirjatoimituskunnan työskentelyyn. Uuden laulukirjan työstö on käynnissä.