Tilojen ennakkovarauskierros syksylle 2023

AYY:n piirissä olevilla yhdistyksillä on ennakkovarausoikeus kertavuokrattaviin sauna-, juhla- ja kokoustiloihin. Ainejärjestöillä ja muilla yhdistyksillä on omat aikataulunsa varausten tekemiseen. Tältä sivulta löydät syksyn 2023 varauksiin liittyvät aikataulut ja käytännön ohjeet.
Smökki

Tilojen ennakkovaraus pähkinänkuoressa

Vuokrattavien tilojen ennakkovaraukset, eli tuttavallisemmin tilakähmyt, ovat yksi etu AYY:n piirissä toimiville yhdistyksille. Varaukset tehdään AYY:n omaa varausjärjestelmää, TILAa käyttäen. TILA löytyy osoitteesta tila.ayy.fi ja käyttäjät kirjautuvat sinne omilla Aalto-tunnuksillaan. Tutustu vuokrattaviin tiloihin ennakkoon.

Ensimmäisellä kierroksella tiloja voivat varata ainejärjestöt, ja toisella kierroksella muut yhdistykset.

Tällä varauskierroksella voi varata tiloja aikavälille 7.8.2023 - 7.1.2024

Tilavarausten täyttöajat järjestelmässä:

  1. Ainejärjestöt
    Täyttöaika alkaa torstaina 13.4. klo 12 ja päättyy to 20.4. klo 12. Kähmytilaisuus järjestetään torstaina 20.4. kello 16.30 osoitteessa Otakaari 1, sali M232 M1. Varauduthan neuvottelemaan mahdollisista päällekkäisyyksistä kähmytilaisuudessa. Mikäli yhdistyksen edustaja ei ole paikalla kähmytilaisuudessa puolustamassa päällekkäisvaraustaan, varaus poistetaan kalenterista. Monitoimitilaa, Tatamisalia ja Yhdistystilaa voi varata vasta 2. kierroksella muiden yhdistysten kanssa.*
  2. Yhdistykset
    Täyttöaika alkaa keskiviikkona 3.5. klo 12 ja päättyy ke 10.5. klo 12.00. Kähmytilaisuus järjestetään keskiviikkona 10.5. kello 16.30 osoitteessa Otakaari 1 salissa M232, M1. Varauduthan neuvottelemaan mahdollisista päällekkäisyyksistä kähmytilaisuudessa. Mikäli yhdistyksen edustaja ei ole paikalla kähmytilaisuudessa puolustamassa päällekkäisvaraustaan, varaus poistetaan kalenterista. HUOM! Kierroksen aikataulut koskevat myös ainejärjestöjä harrastustilojen osalta.
  3. Jäsenet
    Ennakkovarauskierrosten päätyttyä varauskalenteri avataan jäsenille maanantaina 15.5. tai kun kaikki päällekkäisyydet on varmasti saatu sovittua.
     

*Sekä ainejärjestöt että muut yhdistykset voivat varata kolmea harrastustilaa (Monitoimitila, Tatamisali, Yhdistystila) vasta ke 3.5. klo 12 alkavalla varauskierroksella. Näiden tilojen osalta kaikkien ennakkovarauksia tehneiden yhdistysten ja ainejärjestöjen tulee olla valmiita selvittelemään päällekkäiset varaukset ke 10.5. kello 16.30 järjestettävässä kähmytilaisuudessa. Tavoitteena on taata kaikille yhdistyksille tasapuolisemmat mahdollisuudet näiden erittäin kysyttyjen maksuttomien tilojen varaamiseen.

Yhdistysten varausoikeudet

Ohjeet ennakkovarausten tekemiseen: 

  • Varaa tila ryhmäsi nimissä. Aktivointiavain TILA-järjestelmää varten on lähetetty yhdistyksesi ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen (yleensä tämä on ollut yhdistyksen hallituksen listaosoite). Yhdistyksen tilavarauksia tänä vuonna hoitaneet henkilöt voivat tarvittaessa jakaa edustusoikeuksia TILA:n kautta esimerkiksi yhdistysten uusille hallitusten jäsenille.
  • Vain yksi yhdistys varaa tilan, jos varaat tilan useamman yhdistyksen yhteistä tapahtumaa varten. Kirjoita muut järjestäjät tapahtuman lisätietoihin. Tämä nopeuttaa varausten läpikäyntiä, ja samalla vältetään turhien päällekkäisyyksien läpikäynti kähmytilaisuudessa. Kun kalenteri ei ilmoita päällekkäisyyksistä, yhteistapahtuma voidaan hyväksyä suoraan.
  • Syötä tapahtuman nimi varaukseen. Jos nimeä ei ole, tapahtuma voidaan poistaa, mikäli varatulle tilalle tulee päällekkäisvarauksia myöhemmissä kähmyjen vaiheissa.
  • Varaa tiloja ainoastaan tarpeeseen - älä varmuuden vuoksi! Erityisesti Smökillä ja Rantasaunalla on paljon kysyntää.
  • Huomioi tilojen käyttöajat ja ole hyvissä ajoin yhteydessä palvelutoimistoon, jos suunniteltu käyttöaikasi muuttuu.
  • Vältä Smökin varaamista maanantaisin ja tiistaisin, jos mahdollista: PO:lla on treenit Smökissä joka maanantai-ilta ja RWBK:lla joka tiistai.
  • Tutustu hinnastoon ja käyttösääntöihin (mm. aikarajoitukset, vastuuhenkilön ikärajat, siivousohjeistus ja tilatarkastuslistat).
  • Jos haluat ilmoituksia hyväksytyistä ja tulevista varauksista, muuta ilmoitusasetuksiasi TILA-järjestelmässä omien tietojesi ilmoitusten hallinnan kautta.
  • Peru varaus hyvissä ajoin, jos suunniteltu tapahtuma peruuntuu. Näin tila saadaan vapautettua varattavaksi muille.
  • Pitkät varausjaksot: Jos varaat tilan pitkälle ajalle tai teet useita samanaikaisia varauksia, varauduthan perustelemaan varauksesi.
  • Jos tapahtumasi vaatii poikkeuksellisia järjestelyjä, olethan etukäteen yhteydessä AYY:n palveluihin selvittääksesi, onnistuvatko kyseiset järjestelyt varaamassasi tilassa.

Jos et ole saanut vahvistustunnusta edustamallesi käyttäjäryhmälle tai sinulla on muuta kysyttävää kähmyihin liittyen, voit olla yhteydessä AYY:n palvelutoimistoon: [email protected]

Vuokraa tila tai paku

AYY vuokraa jäsenilleen sauna-, sitsi-, juhla- ja kokoustiloja ja pakettiautoa edulliseen hintaan. Näillä sivuilla voit tutustua tarkemmin vuokrattaviin tiloihin ja vuokrausehtoihin. Tilat sijaitsevat Espoossa ja Helsingissä.

Tutustu tiloihin
Kuvapankki_Paku_1
  • Julkaistu:
  • Päivitetty:
Jaa
URL kopioitu

Read more news

Sunny rooftop terrace
Ajankohtaista Julkaistu:

Tilojen ennakkovarauskierrokset syksylle 2024

AYY:n piirissä olevilla yhdistyksillä on ennakkovarausoikeus kertavuokrattaviin sauna-, juhla- ja kokoustiloihin. Tällä varauskierroksella voi varata tiloja aikavälille ma 5.8.2024 – su 5.1.2025.
Kannanotto / ställningstagande / statement
Ajankohtaista, Kannanotot ja lausunnot Julkaistu:

Lisäajan hakemiseen lisättävä maksu on jälleen yksi potku opiskelijoiden päähän

Orpon hallitus esittää 50 euron maksua yliopisto-opiskelijoille, jotka hakevat lisäaikaa opintojensa loppuun saattamiseksi. Hallituksen tavoitteena on nostaa suomalaisten koulutustasoa, mutta samaan aikaan lisätään esteitä opiskelijoiden valmistumiselle. Yhdessä toimeentulon heikennysten kanssa, lisäajan hakemiseen lisättävä maksu toistaa samaa vanhaa viestiä opiskelijoille: sinä olet vain kuluerä yhteiskunnalle. 
Seitsemän haalareihin ja vihreään liiviin pukeutunutta opiskelijaa Ullanlinnanmäellä vasaran muotoisen mäenlaskuvälineen edessä.
Ajankohtaista, Tiedote Julkaistu:

Vuosi 2024 on Tempausvuosi

Kahdeksan vuoden odotus on päättynyt. Huhut pitävät paikkansa – vuosi 2024 on Tempausvuosi! Tempauksessa vaikutetaan maailman menoon pilke silmäkulmassa, mutta kuitenkin tosissaan.
Hae hallopediksi Apply to become a student representative  Sök till studentrepresentant
Ajankohtaista Julkaistu:

Täydennyshaku Aalto-yliopiston hallinnon opiskelijaedustajaksi 2024

AYY hakee Aalto-yliopiston hallinnon opiskelijaedustajia eli hallopedeja. Täydennyshaku on auki 12.2.–26.2.2024.