Tilojen ennakkovarauskierros keväälle 2023

AYY:n piirissä olevilla yhdistyksillä on ennakkovarausoikeus kertavuokrattaviin sauna-, juhla- ja kokoustiloihin. Ainejärjestöillä ja muilla yhdistyksillä on omat aikataulunsa varausten tekemiseen. Tältä sivulta löydät kevään 2023 varauksiin liittyvät aikataulut ja käytännön ohjeet.
Smökki

Tilojen ennakkovaraus pähkinänkuoressa

Vuokrattavien tilojen ennakkovaraukset, eli tuttavallisemmin tilakähmyt, ovat yksi etu AYY:n piirissä toimiville yhdistyksille. Varaukset tehdään AYY:n omaa varausjärjestelmää, TILAa käyttäen. TILA löytyy osoitteesta tila.ayy.fi ja käyttäjät kirjautuvat sinne omilla Aalto-tunnuksillaan. Tutustu vuokrattaviin tiloihin ennakkoon. Huomioithan aina myös muut toimijat varauksia tehdessäsi, ja varaat tiloja vain todellisen tarpeen mukaan.

Ensimmäisellä kierroksella tiloja voivat varata ainejärjestöt, ja toisella kierroksella muut yhdistykset. Yhdistysohjesäännön uudistuksen myötä yhdistyksiä ei jaotella enää erityisasemayhdistyksiin ja 1. ja 2. luettelon yhdistyksiin.

Tällä varauskierroksella voi varata tiloja aikavälille 9.1.2023 - 6.8.2023

Tilavarausten täyttöajat järjestelmässä:

  1. Ainejärjestöt
    Täyttöaika alkaa ma 21.11.2022 klo 12 ja päättyy ke 30.11.2022 klo 12.00. Kähmytilaisuus järjestetään ke 30.11. kello 16.30 osoitteessa Otakaari 1, sali M232 M1. Varauduthan neuvottelemaan mahdollisista päällekkäisyyksistä kähmytilaisuudessa. Mikäli yhdistyksen edustaja ei ole paikalla kähmytilaisuudessa puolustamassa päällekkäisvaraustaan, varaus poistetaan kalenterista. Monitoimitilaa, Tatamisalia ja Yhdistystilaa voi varata vasta 2. kierroksella muiden yhdistysten kanssa.*
  2. Yhdistykset
    Täyttöaika alkaa ke 7.12.2022 klo 12 ja päättyy to 15.12. klo 12.00. Kähmytilaisuus järjestetään to 15.12. kello 16.30 osoitteessa Otakaari 1 salissa M232, M1. Varauduthan neuvottelemaan mahdollisista päällekkäisyyksistä kähmytilaisuudessa. Mikäli yhdistyksen edustaja ei ole paikalla kähmytilaisuudessa puolustamassa päällekkäisvaraustaan, varaus poistetaan kalenterista. HUOM! Kierroksen aikataulut koskevat myös ainejärjestöjä harrastustilojen osalta.
  3. Jäsenet
    Ennakkovarauskierrosten päätyttyä varauskalenteri avataan jäsenille maanantaina 19.12. tai kun kaikki päällekkäisyydet on varmasti saatu sovittua.
     

*Sekä ainejärjestöt että muut yhdistykset voivat varata kolmea harrastustilaa (Monitoimitila, Tatamisali, Yhdistystila) vasta ke 7.12.2022 klo 12 alkavalla varauskierroksella. Näiden tilojen osalta kaikkien ennakkovarauksia tehneiden yhdistysten ja ainejärjestöjen tulee olla valmiita selvittelemään päällekkäiset varaukset to 15.12. klo 16.30 järjestettävässä kähmytilaisuudessa. Tavoitteena on taata kaikille yhdistyksille tasapuolisemmat mahdollisuudet näiden erittäin kysyttyjen maksuttomien tilojen varaamiseen.

 

Varausaikataulut ainejärjestöille ja yhdistyksille

Yhdistys- tai varaajaluokka Varausten syöttäminen TILA-järjestelmään Varausten vahvistaminen / Kähmytilaisuus HUOM!

Ainejärjestöt

 

ma 21.11. klo 12 -
ke 30.11. klo 12

sekä

ke 7.12. klo 12 - to 15.12. klo 12 (harrastustilat)*

ke 30.11. klo 16.30

sekä
 
to 15.12. klo 16.30 (harrastustilat)*

*Toisella kierroksella varattavissa ilmaiset harrastustilat Monitoimitila, Tatamisali, Yhdistystila
Yhdistykset ke 7.12. klo 12 - to 15.12. klo 12 to 15.12. klo 16.30

Kähmytilaisuudessa käsitellään myös ainejärjestöjen varaukset 
Monitoimitilaan, Tatamisaliin ja Yhdistystilaan.

AYY:n jäsenet ma 19.12. Varausten saapumisjärjestyksen mukaan TILA-järjestelmän etusivulla ilmoitetaan, kun varauskalenteri aukeaa.

 

Yhdistysten varausoikeudet

Orkesterit

AYY:n piirissä toimivat yhdistykset Polyteknikkojen orkesteri ry sekä vapaapalokuntaorkesteri Retuperän WBK ry harjoittelevat Servin mökissä (Smökissä) maanantaisin ja tiistaisin, ja saavat sopimuksen mukaan osallistua tilakähmyjen ensimmäiselle varauskierrokselle yhdessä ainejärjestöjen kanssa Servin Mökin maanantai- ja tiistai-iltojen varausten osalta.

Aiemmissa tilakähmyissä yhdistyksiä on ohjeistettu mahdollisuuksien mukaan välttämään maanantain ja tiistain iltakäyttöä Smökissä. Lopputulemana orkesterit ovat saaneet aiemmilla kähmykierroksilla liian vähän harjoitusvuoroja, jotta he pystyisivät jatkamaan toimintaansa vakaalla pohjalla. Turvatakseen orkesterin toiminnan AYY:n hallitus on päättänyt, että nämä orkesterit saavat osallistua ensimmäiselle tilojen ennakkovarauskierrokselle sopimuksen mukaan.

Ainejärjestöt

Ainejärjestöjen vuosijuhla- ja sillisvaraukset menevät pääosin muiden yhdistysten varausten edelle. Ainejärjestöjen omalla täyttöajallaan tekemät varaukset vahvistetaan kyseisen täyttöajan päätyttyä. Mahdolliset päällekkäiset varaukset selvitetään ensimmäisen varauskierroksen päättymisen jälkeen. Ainejärjestöjen ei tarvitse tulla puolustamaan varauksiaan myöhemmin. Poikkeuksena tähän ovat harrastustilat (Monitoimitila, Tatamisali  ja Yhdistystila), joiden osalta kaikki yhdistykset voivat tehdä varauksia vasta toisen varauskierroksen aikana. Harrastustilojen päällekkäiset varaukset selvitetään vasta toisen varauskierroksen päätyttyä.

Päällekkäiset varaukset

Päällekkäisiä varauksia voi tehdä ainoastaan ennakkovarauskierrosten täyttöajan puitteissa. AYY:n sisäiset varaukset ovat lähtökohtaisesti pysyviä, joten niiden päälle ei voi tehdä varauksia. Täyttöajan päätyttyä päällekkäiset varaukset selvitetään kähmytilaisuuksissa varauskierrosten aikataulujen mukaan. Mikäli tilasektori toteaa jonkin toimijan tehneen suhteettoman paljon varauksia ja täten heikentäneen merkittävästi muiden yhdistysten mahdollisuuksia hyötyä AYY:n tiloista, varaa AYY oikeuden pyytää lisäselvityksiä tai perua jo tehtyjä vahvistettuja varauksia.

Ohjeet varausten tekemiseen: 

  • Varaa tila ryhmäsi nimissä (ennakkovarausaikana). Aktivointiavain TILA-järjestelmää varten on lähetetty yhdistyksesi ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen (yleensä tämä on ollut yhdistyksen hallituksen listaosoite). Yhdistyksen tilavarauksia tänä vuonna hoitaneet henkilöt voivat tarvittaessa jakaa edustusoikeuksia TILA:n kautta esimerkiksi yhdistysten uusille hallitusten jäsenille.
  • Jos varaat tilan useamman yhdistyksen yhteistä tapahtumaa varten, pidä huoli siitä, että vain yksi yhdistys varaa tilan. Kirjoita muut järjestäjät tapahtuman lisätietoihin. Tämä nopeuttaa varausten läpikäyntiä, ja samalla vältetään turhien päällekkäisyyksien läpikäynti kähmytilaisuudessa. Kun kalenteri ei ilmoita päällekkäisyyksistä, yhteistapahtuma voidaan hyväksyä suoraan.
  • Syötä tapahtuman nimi varaukseen. Jos nimeä ei ole, tapahtuma voidaan poistaa, mikäli varatulle tilalle tulee päällekkäisvarauksia myöhemmissä kähmyjen vaiheissa.
  • Varaa tiloja ainoastaan tarpeeseen - älä varmuuden vuoksi! Tiloja käyttävät useat yhdistykset, joiden tilantarve on suuri. Erityisesti Smökillä ja Rantasaunalla on paljon kysyntää.
  • Huomioi varausta tehdessäsi tilojen käyttöajat ja ole hyvissä ajoin yhteydessä palvelutoimistoon, jos suunniteltu käyttöaikasi muuttuu.
  • Vältä Smökin varaamista maanantaisin ja tiistaisin, jos mahdollista: PO:lla on treenit Smökissä joka maanantai-ilta ja RWBK:lla joka tiistai.
  • Pitkät varausjaksot: Jos varaat tilan pitkälle ajalle tai teet useita samanaikaisia varauksia, varauduthan perustelemaan varauksesi.
  • Tutustu hinnastoon ja käyttösääntöihin (mm. aikarajoitukset, vastuuhenkilön ikärajat, siivousohjeistus ja tilatarkastuslistat).
  • Jos haluat ilmoituksia hyväksytyistä ja tulevista varauksista, muuta ilmoitusasetuksiasi TILA-järjestelmässä omien tietojesi ilmoitusten hallinnan kautta.
  • Muista perua varaus hyvissä ajoin, jos suunniteltu tapahtuma peruuntuu. Näin tila saadaan vapautettua varattavaksi muille.
  • Jos tapahtumasi vaatii poikkeuksellisia järjestelyjä, olethan etukäteen yhteydessä AYY:n palveluihin selvittääksesi, onnistuvatko kyseiset järjestelyt varaamassasi tilassa.

Jos et ole saanut vahvistustunnusta edustamallesi käyttäjäryhmälle tai sinulla on muuta kysyttävää kähmyihin liittyen, voit olla yhteydessä AYY:n palvelutoimistoon: [email protected]

Vuokraa tila tai paku

AYY vuokraa jäsenilleen sauna-, sitsi-, juhla- ja kokoustiloja ja pakettiautoa edulliseen hintaan. Näillä sivuilla voit tutustua tarkemmin vuokrattaviin tiloihin ja vuokrausehtoihin. Tilat sijaitsevat Espoossa ja Helsingissä.

Tutustu tiloihin
Kuvapankki_Paku_1
  • Julkaistu:
  • Päivitetty:
Jaa
URL kopioitu

Read more news

Pictured AYY board members 2023 smiling and holding plants
Ajankohtaista, Tiedote Julkaistu:

AYY:n vuoden 2023 hallitus on valittu

Kokouksessaan 24.11.2022 Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan edustajisto hyväksyi hallituksen muodostajan, Ida Parkkisen, esityksen hallituskokoonpanosta vuodelle 2023. Kokouksessa valittiin myös edustajiston varapuheenjohtajat.
kuvassa Antti Regelin nojaa seinään ja hymyilee
Ajankohtaista, Tiedote Julkaistu:

Antti Regelin valittu Suomen ylioppilaskuntien liiton hallitukseen vuodelle 2023

Antti Regelin on valittu Suomen ylioppilaskuntien liiton hallituksen jäseneksi vuodelle 2023. Espoon Korpilammella 18.–19.11. pidetty liittokokous äänesti hallituksen jäsenistä lauantai-iltana.
Nea Baarman hymyilee
Ajankohtaista, Tiedote Julkaistu:

Nea Baarman aloittaa AYY:n vaikuttamisen ja viestinnän päällikkönä

Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan uudeksi vaikuttamisen ja viestinnän päälliköksi on valittu Nea Baarman.
Aalto-yliopiston metroasema
Ajankohtaista Julkaistu:

HSL:n hallitus teki 1.11. päätöksiä opiskelijan etuuksista

Aalto-yliopiston ylioppilaskunta seuraa tilannetta ja on valmis puuttumaan epäkohtiin jatkossakin.