Tilojen ennakkovarauskierros keväälle 2022

AYY:n piirissä olevilla ensimmäisen luettelon yhdistyksillä on ennakkovarausoikeus kertavuokrattaviin sauna-, juhla- ja kokoustiloihin. Jokaisella yhdistysluokalla on oma aikataulunsa varausten tekemiseen. Tältä sivulta löydät kevään 2022 varauskierrokseen liittyvät aikataulut ja käytännön ohjeet.

Tilojen ennakkovaraus pähkinänkuoressa

Vuokrattavien tilojen ennakkovaraukset, eli tuttavallisemmin tilakähmyt, ovat yksi etu AYY:n piirissä toimiville yhdistyksille. Varaukset tehdään AYY:n omaa varausjärjestelmää, TILAa käyttäen. TILA löytyy osoitteesta tila.ayy.fi ja käyttäjät kirjautuvat sinne omilla Aalto-tunnuksillaan. Tutustu vuokrattaviin tiloihin täälläHuomioithan aina myös muut toimijat varauksia tehdessäsi, ja varaat tiloja vain todellisen tarpeen mukaan.
 

Tällä varauskierroksella voi varata tiloja aikavälille 10.1.2022 - 7.8.2022.

Tilavarausten täyttöajat järjestelmässä ovat seuraavat:

  1. Erityisasemayhdistykset
    Täyttöaika alkaa to 25.11.2021 klo 12 ja päättyy pe 3.12.2021 klo 12.
    Kähmytilaisuus järjestetään pe 3.12. klo. 15.30 alkaen Aallon luentosalissa: Otakaari 1, A215 A2 (Kandidaattikeskus). HUOM! PAIKKA VAIHTUNUT. Mahdolliset muutokset ilmoitetaan sähköpostitse. Varauduthan neuvottelemaan mahdollisista päällekkäisyyksistä kähmytilaisuudessa. Mikäli yhdistyksen edustaja ei ole paikalla kähmytilaisuudessa puolustamassa päällekkäisvaraustaan, tullaan varaus poistamaan varauskalenterista. Huomaa poikkeusohjeet harrastustiloihin liittyen (alempana).
  2. Muut 1. luettelon yhdistykset
    Täyttöaika alkaa ke 8.12.2021 klo 12 ja päättyy to 16.12.2021 klo 12.
    Kähmytilaisuus järjestetään to 16.12. klo. 16.30 alkaen Aallon luentosalissa: Otakaari 1, M232 M1 (Kandidaattikeskus). Mahdolliset muutokset ilmoitetaan sähköpostitse. Varauduthan neuvottelemaan mahdollisista päällekkäisyyksistä kähmytilaisuudessa. Mikäli yhdistyksen edustaja ei ole paikalla kähmytilaisuudessa puolustamassa päällekkäisvaraustaan, tullaan varaus poistamaan varauskalenterista. HUOM! Myös erityisasemayhdistykset, mikäli olette varanneet harrastustiloja.
  3. Jäsenet ja 2. luettelon yhdistykset
    Ennakkovarauskierrosten päätyttyä varauskalenteri avataan perjantain 17.12.2021 aikana kaikille muille varaajille.

 

Tärkeä huomio! Kolmen harrastustilan (Monitoimitila, Tatamisali, Yhdistystila) varaukset tehdään vasta ke 8.12.2021. alkavalla varauskierroksella ja näiden tilojen osalta yhdistyksen tulee olla valmiita selvittelemään päällekkäiset varaukset to 16.12. klo. 16.30 järjestettävässä kähmytilaisuudessa.Tämä koskee kaikkia 1. luettelon yhdistyksiä. Tavoitteena on taata kaikille yhdistyksille tasapuolisemmat mahdollisuudet näiden erittäin kysyttyjen maksuttomien tilojen varaamiseen.

 

Varausaikataulut yhdistyksille

Yhdistys- tai varaajaluokka Varausten syöttäminen TILA-järjestelmään Varausten vahvistaminen / Kähmytilaisuus HUOM!

Erityisasemayhdistykset (EAY)

 

to 25.11. klo 12 - pe 3.12. klo 12 

sekä

ke 8.12. klo 12 - to 16.12. klo 12 (harrastustilat)*

pe 3.12. klo 15.30.

sekä

 

to 16.12. klo 16.30.

*Toisella kierroksella varattavissa ilmaiset harrastustilat Monitoimitila, Tatamisali, Yhdistystila
Muut ensimmäisen luettelon yhdistykset ke 8.12. klo 12 - to 16.12. klo 12 to 16.12. klo 16.30. Sisältäen kaikki yllä luetellut harrastustilat myös erityisasemayhdistysten osalta
Toisen luettelon yhdistykset ja kaikki AYY:n jäsenet, sekä ulkopuoliset varaajat pe 17.12. Varausten saapumisjärjestyksen mukaan TILA-järjestelmän etusivulla ilmoitetaan, kun varauskalenteri aukeaa.

 

Kaikken ilmaisten harrastustilojen (Monitoimitila, Tatamisali, Yhdistystila) varausaikataulu on kaikilla jälkimmäisellä kierroksella riippumatta siitä, millainen ensimmäisen luokan yhdistys on kyseessä.

AYY:n piirissä toimivat yhdistykset Polyteknikkojen orkesteri ry sekä Retuperän vapaapalokuntaorkesteri Retuperän WBK ry ovat harjoitelleen Servin mökissä (Smökissä) maanantaisin ja tiistaisin. Tilakähmyissä yhdistyksiä on ohjeistettu mahdollisuuksien mukaan välttämään maanantain ja tiistain iltakäyttöä Smökissä. Lopputulemana orkesterit ovat saaneet aiemmilla kähmykierroksilla liian vähän harjoitusvuoroja, jotta he pystyisivät jatkamaan toimintaansa vakaalla pohjalla. Orkesterien edustajat esittelivät tilannetta hallituksen kokouksessa, ja tämän johdosta AYY:n hallitus on päättänyt, että Polyteknikkojen orkesteri ry sekä Retuperän vapaapalokuntaorkesteri RWBK ry saavat Servin Mökin maanantai- ja tiistai-iltojen varausten osalta osallistua tilakähmyjen ensimmäiselle varauskierrokselle yhdessä erityisasemayhdistysten kanssa yhdistysohjesäännön uudistukseen asti. Muutos astuu voimaan 25.11.2021 alkavalla ennakkovarauskierroksella.

Ohjeita varausten tekemiseen: 

  • Tilakähmyissä tiloja varataan yhdistysten nimissä. Aktivointiavain on lähetetty yhdistysten ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen (yleisesti tämä on ollut yhdistysten hallituksen listaosoite), joten yhdistysten tilavarauksia tänä vuonna hoitaneet henkilöt voivat tarvittaessa jakaa edustusoikeuksia TILA:n kautta esimerkiksi yhdistysten uusille hallitusten jäsenille.
  • Tapahtuman nimi tulee syöttää varaukseen. Jos nimeä ei ole, tapahtuma voidaan tarvittaessa poistaa, mikäli varatulle tilalle on samalle päivälle tarvetta myöhemmissä kähmyjen vaiheessa.
  • AYY:n sisäiset varaukset ovat lähtökohtaisesti pysyviä.
  • Erityisasemayhdistysten vuosijuhla- ja sillisvaraukset menevät muiden yhdistysten varausten edelle. EAY:iden omalla täyttöajallaan tekemät varaukset vahvistetaan kyseisen täyttöajan päätyttyä. Mahdolliset päällekkäiset EAY-varaukset selvitetään ensimmäisen varauskierroksen päättymisen jälkeen. EAY:iden ei tarvitse tulla puolustamaan varauksiaan myöhemmin. Poikkeuksena tähän ovat harrastustilat (Monitoimitila, Tatamisali  ja Yhdistystila), joiden osalta kaikki yhdistykset voivat tehdä varauksia vasta 8.12. alkaen. Näiden kolmen tilan osalta päällekkäiset varaukset selvitetään kaikkien yhdistysten osalta vasta toisen varauskierroksen päätyttyä.
  • Päällekkäisiä varauksia voi tehdä ainoastaan täyttöajan puitteissa. Täyttöajan päätyttyä päällekkäiset varaukset selvitetään AYY:n palvelutoimiston ohjeiden mukaan ja muokataan tarvittaessa AYY:n tunnuksilla. 
  • Pitkien varausjaksojen tai useiden samanaikaisten varausten kohdalla varauksen tehneen ryhmän edustajan on syytä varautua  perustelemaan varauksiaan sähköpostitse. Ko. varausten tekijöihin ollaan tarpeen mukaan yhteydessä varauskierroksen päätyttyä. 
  • Huomioit aina myös muut toimijat varauksia tehdessäsi. Varaa tiloja vain todellisen tarpeen mukaan. Tiloja käyttävät AYY-toimijoiden lisäksi muun muassa killat, erityisasemayhdistykset ja muut yhdistykset, joiden tilantarve on suuri. Jos mahdollista, vältä Smökin varaamista seuraaville ajoille: PO:lla on treenit Smökissä joka maanantai klo 18-21 ja RWBK:lla puolestaan joka tiistai klo 17-22. Vältä siis isoja sitsejä ja lauluiltoja maanantaisin ja tiistaisin.
  • Mikäli tilasektori toteaa jonkin toimijan tehneen suhteettoman paljon varauksia ja niin heikentäneen merkittävästi muiden yhdistysten mahdollisuuksia hyötyä AYY:n tiloista, varaa AYY oikeuden pyytää lisäselvityksiä tai perua jo tehtyjä vahvistettuja varauksia.
  • Hinnasto löytyy täältä.
  • Käyttösäännöt löydät täältä (mm. aikarajoitukset, vastuuhenkilön ikärajat, siivousohjeistus ja tilatarkastuslistat)
  • Haluatko ilmoituksen hyväksytystä ja tulevasta varauksestasi? Muuta TILA-järjestelmässä varauksiisi liittyviä ilmoitusasetuksia omien tietojesi ilmoitusten hallinnan kautta. Muista myös perua varauksesi ajoissa, mikäli et tilaa tarvitsekaan.

HUOM! Edelleen jatkuvan koronapandemian vuoksi, AYY varaa oikeuden varausmuutoksiin, varausten hintamuutoksiin, tilojen maksimihenkilömäärämuutoksiin, peruutusehtojen muutoksiin sekä tapahtumien turvallisuusohjeiden käyttöönottoon.

Jos et ole saanut vahvistustunnusta edustamallesi käyttäjäryhmälle tai sinulla on muuta kysyttävää kähmyihin liittyen, voit olla yhteydessä AYY:n palvelutoimistoon: [email protected]

Vuokraa tila tai paku

AYY vuokraa jäsenilleen sauna-, sitsi-, juhla- ja kokoustiloja ja pakettiautoa edulliseen hintaan. Näillä sivuilla voit tutustua tarkemmin vuokrattaviin tiloihin ja vuokrausehtoihin. Tilat sijaitsevat Espoossa ja Helsingissä.

Tutustu tiloihin
Kuvapankki_Paku_1
  • Julkaistu:
  • Päivitetty:
Jaa
URL kopioitu

Read more news

visuaalinen_viestinta
Ajankohtaista, Rekrytointi Julkaistu:

AYY hakee visuaalisen viestinnän asiantuntijaa

Aalto-ylioppilaskunnan ylioppilaskunta (AYY) hakee visuaalisen viestinnän asiantuntijaa tekemään monipuolista visuaalista sisältöä ylioppilaskunnan tapahtuma-, vaikuttamis- ja palveluviestintään! Haku tehtävään on auki 19.12.2021 saakka.
Diversity December
Ajankohtaista, Blogi Julkaistu:

Diversity December

Keskustelemme yhteisömme moninaisuudesta sekä syrjinnän eri muodoista osana Diversity December -kampanjaamme. Tässä kampanjan aikana täydentyvässä ja päivittyvässä blogissa voit syventyä aiheeseen ja taustoihin lisää.
Kuvassa AYY:n hallitus vuodelle 2022
Ajankohtaista, Tiedote Julkaistu:

AYY:n vuoden 2022 hallitus on valittu

Kokouksessaan 1.12.2021 Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan edustajisto hyväksyi hallituksen muodostajan, Otto Usvajärven, esityksen hallituskokoonpanosta vuodelle 2022. Kokouksessa valittiin myös tuoreen edustajiston varapuheenjohtajat.
A woman with a christmas tree hat giving advices on the desk to a toy elf
Ajankohtaista, Tiedote Julkaistu:

Joulun ja vuodenvaihteen UKK

Jäsenpalvelut ja palvelutoimistomme ovat lomalla 18.12.-2.1.2022., jolloin emme vastaa viesteihin. Toimistomme on suljettu myös itsenäisyyspäivänä 6.12. sekä loppiaisen jälkeisenä perjantaina 7.1.2022. Puhelinpalvelumme on avoinna 20.12.-22.12. ja 29.12.-30.12. klo 12-16 ja 31.12. klo 12-15.